Wie berechnet man den Verpflegungsmehraufwand in Deutschland (2022)?
Wenn Sie als Arbeitnehmer aus beruflichen Gründen auf Dienstreise gehen, werden Sie sich früher oder später mit dem Verpflegungsmehraufwand vertraut machen müssen. Dieser ist essenzieller Bestandteil einer Dienstreise und richtet sich danach, wie lange Sie unterwegs sind und in welchen Ländern Sie sich während ihrer Dienstreise aufhalten.
Was versteht man unter Verpflegungsmehraufwand?
Wenn Arbeitnehmer nicht im Home-Office oder der ersten Betriebsstätte ihrer Arbeit nachgehen, dann fallen in der Regel höhere Kosten für die Verpflegung an. Dies ergibt Sinn, da sich die Person in der Regel nicht so günstig versorgen kann, wie wenn Sie in der eigenen Wohnung kocht oder sich (vergünstigt) in der betriebseigenen Kantine mit Essen und Getränken versorgen kann.
Unter dem Verpflegungsmehraufwand (Tagegeld) versteht man daher die höheren Kosten der Verpflegung, die Arbeitnehmer zu tragen haben, wenn Sie im Rahmen einer Geschäftsreise im In- und Ausland unterwegs sind.
Dieser kann in der Einkommenssteuerklärung unter den Werbungskosten geltend gemacht werden. Alternativ ist auch die Übernahme oder die steuerfreie Auszahlung durch den Arbeitgeber möglich. Unter den Verpflegungsmehraufwand fallen allerdings keine Hotel- oder Transportkosten, da diese separat der Reisekostenabrechnung zugeordnet werden müssen.
Geschäftsreisen im Inland
Viele Arbeitnehmer sind heutzutage für einen oder mehrere Tage im Inland auf Geschäftsreise, zum Beispiel auf Messen, Fortbildungen, Kundenbesuchen oder anderen Veranstaltungen. Allerdings besteht nicht immer direkt ein Anspruch auf Tagegeld bei einer Reise im Inland, selbst wenn man im Auftrag der Firma auf Geschäftsreise ist.
Erst bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden (ohne Übernachtung) von der eigenen Wohnung oder der Tätigkeitsstätte wird ein Verpflegungsmehraufwand gewährt. Es dürfen aber auch mehrere kürzere Dienstreisen an einem Kalendertag zusammengerechnet werden. Ergeben diese kurzen Reisen zusammen mehr als acht Stunden, dann kann auch hier ein Tagegeld geltend gemacht werden. Dabei müssen Sie jedoch unterscheiden, ob Sie aus dem Büro oder von zu Hause ihre Dienstreise antreten. Bei einem Start der Auswärtstätigkeit zu Hause beginnt die Abwesenheit sofort, bei einer Abfahrt aus dem Büro ist die Abfahrtszeit dort maßgebend.
Doch auch die Entfernung spielt eine Rolle. Liegt die Veranstaltung unter zwei Kilometer von der Wohnung oder der Tätigkeitsstätte entfernt, wird aufgrund der kurzen Entfernung keine Pauschale gewährt. Und wenn der Arbeitgeber die Spesen vor Ort übernimmt, dann muss das Tagegeld außerdem wie folgt gemindert werden:
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Frühstück: 20 %
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Mittagessen: 40 %
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Abendessen: 40 %
Geschäftsreisen im Ausland
Mit den Dienstreisen ins Ausland verhält es sich ähnlich wie mit den Reisen im Inland. Allerdings muss man hier beachten, dass für jedes Land eigene Pauschalen für An- und Abreise sowie für vollständig abwesende Tage gelten. Dies liegt vor allem daran, dass das Essen und Trinken in den jeweiligen Ländern unterschiedlich teuer ist. Die entsprechenden Tagessätze werden jedoch regelmäßig vom Bundesfinanzministerium aktualisiert.
Ein Beispiel: Reisen Sie für ihre Firma nach Paris, dürfen Sie für den An- und Abreisetag aktuell 39 Euro und für einen 24-Stunden-Aufenthalt 58 Euro Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Führt ihre mehrtägige Geschäftsreise Sie allerdings über Lyon in Frankreich und Genf in der Schweiz, müssen Sie ein anderes Tagegeld sowohl für Lyon als auch für Genf ansetzen. Daneben gilt es zu beachten, dass bei ein- und mehrtägigen Auslandsreisen die Pauschale des letzten Tätigkeitsortes entscheidend ist. Kommt man also nach 24 Uhr in Lyon an, gilt für die Spesen noch das Tagegeld von Paris.
Wie kann man den Verpflegungsmehraufwand berechnen?
Für den Verpflegungsmehraufwand können im Rahmen ihrer Auswärtstätigkeit Pauschalen geltend machen. Diese werden oftmals auch Pauschbeträge genannt. Allerdings ist es nicht möglich, ihre Ausgaben einzeln nachzuweisen und anschließend höhere Beiträge bei den Spesen abzusetzen. Diese Ermittlung wäre in der Tat zu aufwändig. Daher ist es wichtig bei ihrem Spesenmanagement die jeweils gültigen Pauschalen zu kennen.
Sollten Sie an einem Kalendertag mehr als acht Stunden für ihre Firma im Inland unterwegs sein, haben Sie Anspruch auf 14 Euro Verpflegungsmehraufwand. Sobald Sie jedoch eine mehrtägige Geschäftsreise unternehmen, fällt diese Mindestabwesenheit von Wohnung oder Arbeitsstätte weg. Für den An- und für den Abreisetag erhalten Sie dann jeweils ein Tagegeld von 14 Euro. Alle weiteren Tage, die mit 24 Stunden Dauer und Übernachtung dazwischen liegen, werden mit dem vollen Satz von 28 Euro berechnet.
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Abwesenheit |
Verpflegungsmehraufwand |
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Unter 8 Stunden |
0 Euro |
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Eintägig über 8 Stunden |
14 Euro |
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An- und Abreisetag bei mehrtägiger Reise |
14 Euro |
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Volle 24 Stunden |
28 Euro |
Bei der Ausübung einer Tätigkeit über Nacht, jedoch ohne Übernachtung, und einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden werden ebenfalls 14 Euro Verpflegungsmehraufwand für den längeren der beiden Tage gewährt.
Wenn Sie mit dem eigenen Fahrzeug oder Motorrad geschäftlich unterwegs sind, können Sie ihre Kilometerpauschale für ihre Reisekostenabrechnung mit unserem automatischen Kilometerzähler berechnen.
Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland 2021
Wie bereits weiter oben erwähnt, veröffentlicht das Finanzministerium regelmäßig eine aktuelle Tabelle mit allen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland. Dort finden Sie das Tagegeld für die An- und Abreise sowie für die vollständige Abwesenheit von 24 Stunden. Auch den Pauschbetrag für Übernachtungskosten sind zur besseren Übersicht für Sie eingefügt.
Software zur Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands
Wie man sieht, kann die manuelle Abrechnung des Verpflegungsmehraufwandes inklusive manueller Prüfung und Bearbeitung im Unternehmen einiges an Zeit und Nerven auf allen Seiten kosten. Das muss im digitalen Zeitalter aber nicht mehr sein.
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