Manchmal ist es für viele kleine Unternehmen ein echter Kampf, die Betriebskosten unter Kontrolle zu halten. Tatsächlich war die Begleichung der Betriebskosten das häufigste finanzielle Problem, das in der Umfrage der US-Notenbank zur Kreditvergabe an kleine Unternehmen festgestellt wurde. 47 Prozent der Unternehmer gaben an, dass sie gezwungen wären, persönliche Mittel zu verwenden, wenn die Einnahmen nicht innerhalb von zwei Monaten eingehen würden.
Daher ist es wichtig zu wissen, dass ein grundlegender Bestandteil des Finanzmanagements eine ordnungsgemäße Kostenerfassung und eine genaue Analyse ist. Denn mit dem richtigen Ansatz lässt sich die Wahrscheinlichkeit, dass ein Unternehmen größere finanzielle Probleme vermeidet, erheblich steigern. Durch die Verfolgung der Ausgaben kann ein Unternehmen besser planen, Abschwünge im Cashflow vorhersehen und sicherstellen, dass die wichtigsten Geschäftsausgaben immer bezahlt werden.
Warum sollte man die Ausgaben für kleine Unternehmen verfolgen?
Zunächst einmal sind viele Arten von Ausgaben für Kleinunternehmen steuerlich absetzbar. In einigen Fällen gelten für Ihr Unternehmen und die abzugsfähigen Ausgaben besondere Regeln. So können zum Beispiel Ausgaben für das häusliche Arbeitszimmer von der Steuer abgesetzt werden. Aber selbst diese kleinen täglichen Ausgaben wie Kaffee und Porto sind ein Warnsignal für Sie, wenn es ernsthafte Ausgabenprobleme gibt, bevor Sie Ihr Budget sprengen. Wenn Sie mehr Geld auf Ihr Bankkonto bringen wollen, müssen Sie herausfinden, wo Ihr Unternehmen Geld verschwendet. Deshalb sorgt die Überwachung Ihrer Ausgaben dafür, dass Sie Ihre finanziellen Ziele erreichen können. Wenn Sie Ihre Ausgabengewohnheiten kennen, können Sie die entsprechenden Änderungen vornehmen, damit Sie Ihre Ziele erreichen können.
Wie lassen sich die Ausgaben von Kleinunternehmen am besten erfassen?
Eine manuelle Kostenrechnung für ein kleines Unternehmen kann folgendermaßen aussehen: Der Unternehmer sammelt im Laufe der Woche alle Belege für Ausgaben - Rechnungen, Quittungen, Gutschriften usw. Der Buchhalter nimmt alle diese Belege und trägt sie in ein Buch ein. Der Buchhalter nimmt all diese Belege und trägt sie in ein Buch ein. Der Buchhalter trägt all diese Belege in eine Excel-Vorlage ein, um sicherzustellen, dass die Bareinnahmen verbucht und die Ausgaben rechtzeitig bezahlt werden. Diese Zahlen ergänzen verschiedene Berichte, die mindestens einmal im Monat erstellt werden, darunter eine Gewinn- und Verlustrechnung, eine Bilanz, eine Kapitalflussrechnung, eine Aufstellung der Verbindlichkeiten, eine Aufstellung der Forderungen und ein Inventarbericht. Der Geschäftsinhaber prüft diese Berichte, um festzustellen, ob sie nicht sinnvoll sind oder verbessert werden können, und nimmt die erforderlichen Änderungen vor. Aber klingt das nicht sehr zeitaufwändig?
Eine Software zur Ausgabenverwaltung für kleine Unternehmen kann einen Großteil des oben genannten Prozesses automatisieren. Die Software erleichtert diesen Prozess, indem sie es den Benutzern ermöglicht, Quittungen mit der Kamera ihres Smartphones zu erfassen und sie mithilfe der OCR-Technologie (Optical Character Recognition) vordefinierten Ausgabenkategorien zuzuordnen.
Schritte zur Verfolgung von Ausgaben für kleine Unternehmen
Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie sich von der zeitraubenden manuellen Kostenerfassung befreien können, haben wir einige Schritte zur automatischen Erfassung Ihrer Ausgaben zusammengestellt :
Zunächst sollten Sie sich für die kassenbasierte oder die periodengerechte Buchführung entscheiden.
Jedes Kleinunternehmen muss eine Reihe von Regeln wählen, um zu bestimmen, wann es Einnahmen und Ausgaben zu melden hat. Dies gewährleistet eine einheitliche Buchführung für Steuerzwecke. Im Allgemeinen können Kleinunternehmen mit jährlichen Bruttoeinnahmen von 25 Millionen Dollar oder weniger in den drei vorangegangenen Steuerjahren entweder nach dem Prinzip der Periodenabgrenzung oder nach dem Kassenprinzip abrechnen (die frühere Grenze lag bei 5 Millionen Dollar).
Wählen Sie eine Software, um die Erfassung der Ausgaben an einer Stelle zu automatisieren
Achtundfünfzig Prozent der von Robert Half befragten US-Amerikaner gaben an, dass ihre Unternehmen derzeit entweder einige oder ausschließlich Cloud-basierte Lösungen für Buchhaltungs- und Finanzfunktionen nutzen. Diese Lösungen erleichtern die Kontrolle, Organisation und Bezahlung von Ausgaben, egal ob es sich um Lieferantenrechnungen, Mietzahlungen oder Gehaltsabrechnungen handelt. Sie können den Arbeitsaufwand für die Nachverfolgung von Ausgaben verringern und die Genauigkeit dieser Informationen erhöhen. Darüber hinaus verfügt die Buchhaltungssoftware über Berichtswerkzeuge, die Informationen über die Ausgaben in jeder Kategorie liefern oder einen Vergleich mit dem Vorjahr ermöglichen.
Digitalisieren von Belegen mit einer OCR-Funktion
Einige Spesenverwaltungsprogramme enthalten oder unterstützen mobile Apps, mit denen Mitarbeiter oder Geschäftsinhaber Quittungen mit einer Smartphone-Kamera scannen können. Die Software in diesen Programmen verwendet OCR-Technologie, die Text in maschinenlesbaren Code umwandelt. Der Kauf eines separaten Quittungsscanners ermöglicht es Unternehmen jedoch, das Dokument zu scannen, zu prüfen und zu sortieren - entweder durch automatischen Abgleich des Inhalts mit bestimmten Feldern in der Buchhaltungssoftware oder durch die Möglichkeit, dies manuell zu tun.
Überprüfen und kategorisieren Sie regelmäßig Ihre Ausgaben
Unternehmensleiter müssen die aktuelle und kurzfristige finanzielle Gesundheit ihres Unternehmens kennen, und häufige Überprüfungen von Ausgaben und zugehörigen Zahlen sind ein wichtiger Teil dieses Prozesses.
Die Verfolgung der Unternehmensausgaben ist ein wichtiger erster Schritt, um die Daten zu erhalten, die nicht nur für ein besseres tägliches oder monatliches Management benötigt werden, sondern auch, um langfristige Entscheidungen zu treffen, die den Mitarbeitern, Kunden und der gesamten Wirtschaft zugute kommen.
Das richtige Tool für die Verfolgung von Ausgaben
Die Verfolgung von Geschäftsausgaben ist viel weniger mühsam, wenn Sie die richtigen Werkzeuge haben. Diese Tools helfen Ihnen dabei, die Erfassung der Geschäftsausgaben zur täglichen Gewohnheit zu machen. So haben Sie als Kleinunternehmer einen besseren Überblick über Ihre Ausgaben. Und wenn Sie Ihre Ausgaben besser verwalten, erhöht sich auch Ihre Rentabilität.
Cloud-basierte Ausgabenmanagementsysteme geben Ihnen den Überblick, den Sie zur Überwachung und Kontrolle Ihrer Ausgaben benötigen. Ein schlankes und agiles Unternehmen benötigt mobile Tools zur Erfassung, Verfolgung, Genehmigung und Verwaltung von Ausgaben, damit Mitarbeiter und Manager keine unnötige Zeit mit Verwaltungsaufgaben verschwenden. Ein automatisiertes Spesenreporting ist ebenfalls wichtig, damit Sie auf einen Blick sehen können, welche Kosten bereits angefallen sind - und vor allem, welche Geschäftsaktivitäten damit unterstützt werden.
Sie brauchen eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann, wenn es wächst oder neu aufgebaut wird. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter wieder einsetzen und Ihre kaufmännischen Teams wieder aufbauen, bedeutet dies, dass die Mitarbeiter mehr Kosten verursachen werden. Sie müssen in der Lage sein, die Kontrolle und die Einhaltung der Vorschriften für interne und externe Zwecke zu gewährleisten.
