Die Rückforderung der Mehrwertsteuer
Die Mehrwertsteuer ist in vielen Ländern erstattungsfähig. Allerdings nutzen viele Unternehmen diese Steuererleichterung des deutschen Staates nicht optimal aus. Unterschiedliche Steuergesetzgebungen, Vorschriften, Abgabefristen und Steuersätze machen die Rückforderung der Mehrwertsteuer kompliziert.
Wie kann man die Rückforderung der Mehrwertsteuer vereinfachen?
Aktuell beträgt die Mehrwertsteuer (MwSt.) in Deutschland 19%. Dieser Steuersatz lässt sich allerdings nicht auf die Länder in Europa und der Welt übertragen, leider. Denn die Mehrwertsteuersätze sind weder in Europa, noch weltweit, einheitlich geregelt. Bei unseren Nachbarn in Frankreich sind es 20%, in Dänemark 25% und in der Schweiz lediglich 7,7%.
Allein die korrekten Mehrwertsteuersätze für sämtliche Länder im System zu haben, kann je nach Unternehmen und Geschäftsgebaren eine Menge Aufwand bedeuten. Dazu kommt, dass die Rückforderung der Mehrwertsteuer in vielen deutschen Unternehmen nach wie vor manuell erledigt wird.
Eine Vereinfachung dieser Problematik kann die Einführung von digitalen Tools und Prozessen sein. So kann jedes Unternehmen die Rückforderung der MwSt. vereinfachen und rechtskonform abwickeln.
Mehrwertsteuer für Unternehmen
Die Mehrwertsteuer, oder auch Umsatzsteuer genannt, ist für deutsche Unternehmen eine der wichtigsten Steuern überhaupt. Sie muss nämlich monatlich, quartalsweise oder einmal im Jahr an das örtliche Finanzamt entrichtet werden.
Generell wird 19% Mehrwertsteuer auf sämtliche Waren und Dienstleistungen erhoben. Sie muss somit bei allen Käufen und Verkäufen berücksichtigt werden. Daher ist die MwSt. nicht nur bei Ausgaben für die eigene Firma, wie z. B. die Büroausstattung, und beim Verkauf von Produkten relevant, sondern auch bei allen Geschäftsreisen ihrer Mitarbeiter.
Egal ob bei der Anreise mit dem Zug, einer Übernachtung in einem schicken Hotel oder einem Mittagessen mit Kunden im Restaurant, ihre Mitarbeiter und Sie zahlen diese Abgabe mit der Rechnung (natürlich vorausgesetzt, dass das Land eine Mehrwertsteuer erhebt).
Fällt diese Abgabe an, ist das jedoch nicht wirklich schlimm, ganz im Gegenteil. Denn: Die im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer kann von umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen wieder zurückgefordert werden, solange die Ausgaben ausschließlich beruflichen Zwecken dienen.
Doch gerade für Mitarbeiterausgaben bei Dienstreisen ins Ausland wird die MwSt. häufig nicht zurückgefordert. So verlieren deutsche Unternehmen jedes Jahr einige Millionen Euro. Eine Rückforderung der Mehrwertsteuer kann somit einen ziemlich großen finanziellen Unterschied machen, vor allem, wenn ihre Mitarbeiter dienstlich viel ins Ausland reisen.
Was macht die Rückforderung der Mehrwertsteuer so kompliziert?
Dass die Mehrwertsteuer nicht zurückgefordert wird, kann verschiedenste Gründe haben.
Zum einen haben viele Unternehmen die Mehrwertsteuerrückforderung nicht auf dem Schirm oder wissen nicht, wie dies überhaupt geht. Manchmal scheitert es auch einfach an den nicht vorhandenen Ressourcen beim Personal. Zum anderen liegt es sicherlich an den Unterschieden im Steuerrecht und dem damit verbundenen zusätzlichen Aufwand.
Jedes Land hat unterschiedliche Vorschriften, Fristen, Prozesse, Mehrwertsteuersätze, etc., die es zu beachten gilt. Zudem können sich Richtlinien ändern, ebenso wie Abgabefristen und Steuersätze, wie es zuletzt in der Corona-Krise der Fall war. Für ihre Mitarbeiter ist es daher fast unmöglich, immer up to date zu sein.
Das macht eine Rückforderung der Mehrwertsteuer nicht nur kompliziert, es kostet die Verantwortlichen unheimlich viel Zeit. Hierzu zählt das korrekte Erfassen aller notwendigen Daten, die manuelle Eingabe, Recherchearbeit zu vorhandenen Steuersätzen und vieles mehr.
Kommen zusätzlich noch Nicht-Euro-Währungen inklusive Währungsumrechnungen und Sprachbarrieren ins Spiel, wird der ganze Prozess nochmal komplexer. Nicht jedes Land hat die entsprechenden Dokumente in Deutsch oder Englisch vorliegen.
Dass im Angesicht dessen die Rückforderung der Mehrwertsteuer häufig noch manuell vorgenommen wird, verwundert dann doch. Wenn man in den Prozessen nicht gerade firm ist, kann das rechtskonforme Zurückfordern der Mehrwertsteuer zum Eiertanz mutieren. Fehler sind in diesem Fall ebenfalls vorprogrammiert.
Die Mehrwertsteuer rechtskonform zurückfordern
Aus diesem Grund steht für Unternehmen das Beachten der spezifischen Ländervorschriften, was vielen im Business-Bereich auch als Compliance bekannt ist, bei der rechtskonformen Mehrwertsteuerrückforderung im Mittelpunkt.
Wenn sie also die Mehrwertsteuer rechtskonform zurückfordern möchten, benötigen ihre verantwortlichen Mitarbeiter das nötige Know-how sowie die aktuellsten Richtlinien des jeweiligen Landes, um das es geht. Außerdem müssen alle einzureichenden Belege die Mehrwertsteuer entsprechend korrekt ausweisen.
Dennoch sind die gemachten Angaben oft unvollständig oder gar fehlerhaft. Die Gründe dafür wurden bereits weiter oben erläutert. Das kann jedoch bei einer Prüfung durch die Finanzbehörden empfindliche Strafen nach sich ziehen, die vermeidbar wären.
Eine Lösung dieses Dilemmas wäre es, die eigenen Prozesse zu digitalisieren. Die meisten Finanzbehörden sind diesen Schritt bereits gegangen, um in ihren Kontrollen noch genauer sein zu können. So fallen potenzielle Compliance-Verstöße von Unternehmen schneller auf, was unweigerlich zu immer häufigeren Bußgeldzahlungen führen wird.
KI-gestützte Lösung für die Mehrwertsteuerrückerstattung
Ein erster Anfang kann hier die Nutzung von digitalen Tools sowie entsprechender Software sein. Sollte ihr Unternehmen bereits solche digitalen Lösungen besitzen, sollte effektiv daran gearbeitet werden, das volle Potenzial dieser Lösungen abzurufen.
Solche Tools einzuführen, reicht in den meisten Fällen nicht mehr. Sämtliche Daten müssen eingespeist, notwendige Schnittstellen geschaffen und die verantwortlichen Mitarbeiter richtig geschult werden. Nur so schaffen sie es langfristig, die Compliance-Vorschriften einzuhalten, empfindliche Strafen vergessen zu machen und die Mitarbeiter zu entlasten.
Der Vorteil von digitalen, KI-basierten Lösungen liegt dabei auf der Hand. Das Management kann zum Beispiel beim Spesenmanagement strikte Richtlinien hinterlegen, die Mitarbeiter befolgen müssen. Das spart allen Beteiligten eine Menge Zeit. Zudem werden bereits beim Einreichen von Belegen Fehler und Compliance-Verstöße auf ein Minimum reduziert.
Smartphone Apps gehen sogar noch einen Schritt weiter. Mit ihrer Hilfe können die Mitarbeiter Belege, noch während sie auf Geschäftsreise sind, digitalisieren und die Spesen genehmigen lassen. So geht die Spesenabrechnung noch schneller vonstatten.
Im letzten Schritt sollte eine Schnittstelle zwischen Spesenabrechnung und Rückforderung der Mehrwertsteuer geschaffen werden. So kann die KI (Künstliche Intelligenz) unter Einhaltung von internationalen Steuervorschriften und Compliance alle Belege auf Fehler prüfen und aufzeigen, ob und wie viel Mehrwertsteuer zurückgefordert werden kann.
Schaffen Sie Transparenz für Ihre Steuerprüfung
Wenn die aufgezeigten Lösungen Einzug in ihr Unternehmen finden, dann haben sie bereits einen großen Schritt nach vorne gemacht. Einer kommenden Steuerprüfung können sie auf diese Weise etwas entspannter gegenüberstehen.
Durch das Verwenden von modernen, digitalen Tools schaffen sie Transparenz gegenüber ihren Steuerbehörden und sind zudem bestens auf deren Prüfer vorbereitet. Da mögliche Fehler und Verstöße bereits im Vorfeld auf ein Minimum reduziert oder gar beseitigt wurden, fällt die Offenlegung aller Unterlagen und Spesen so um ein Vielfaches leichter.
