Die Verbesserung des Spesenmanagements
Für viele Unternehmen stellt die Verwaltung der Spesenabrechnung noch immer eine ziemliche Herausforderung dar. Das liegt unter anderem daran, dass nur wenige Unternehmen moderne Software-Lösungen bei der Spesenverwaltung integrieren.
Gerade bei Unternehmen, die schnell wachsen oder deren Mitarbeiter viel reisen, fällt es den Angestellten oft schwerer, den Überblick über Firmenkreditkarten, Spesenrechnungen, bestimmte Budgets & Co. zu behalten. In den meisten Fällen gibt es Optimierungspotenzial.
Dieser Artikel zeigt Ihnen daher, wie Sie das Spesenmanagement Ihres Unternehmens erfolgreich verbessern können. So werden sich die Belege auch nicht mehr bei Ihnen türmen.
5 Top-Tipps zur Verbesserung Ihres Spesenmanagements
Etliche Buchhaltungsabteilungen verbringen noch immer ganze Tage damit, die Spesenabrechnungen der Mitarbeiter durchzugehen. Falsche Spesenabrechnungen werden korrigiert, Kreditkartenabrechnungen penibel abgeglichen und im Anschluss alles genehmigt.
Daneben muss kontrolliert werden, ob die Ausgaben der Geschäftsreise gemäß den Richtlinien erfolgt sind und ob alle notwendigen Belege vorliegen. Das kostet die Beteiligten nicht nur Zeit, Nerven und Energie, die manuelle Arbeit treibt auch die Kosten in die Höhe.
Richtig eingesetzt ist das Spesenmanagement jedoch ein hervorragendes Tool, um den ROI nach oben zu treiben und die zusätzlichen Kosten für die Implementierung schnell wieder reinzuholen.
Die folgenden 5 Tipps bekommen werden Ihrem Unternehmen dabei helfen, das Spesenmanagement nachhaltig zu verbessern und die Ausgabenverwaltung effizienter zu gestalten.
Was sind die Schwierigkeiten des Spesenmanagements?
Eine der größten Herausforderungen beim Spesenmanagement ist der administrative Aufwand, der die Angestellten davon abhält, sich wertsteigernden Aufgaben zu widmen. Das geht zu Lasten der Opportunitätskosten.
Alle Belege müssen gesammelt, in Excel oder papierbasierten Systemen abgerechnet und von der Buchhaltung manuell kontrolliert werden. Außerdem ist das Management häufig als finale Instanz in den ganzen Prozess involviert.
Hinzu kommen fehlende Reiserichtlinien, eine unklare Ausgabenpolitik, menschliche Fehler, eine mangelhafte Ausgabenkontrolle aufgrund von Abteilungsbudgets, ungewünschte Transparenz sowie eine Flut an Papierbelegen.
Geht eine Geschäftsreise dann noch ins Ausland, macht die Rückerstattung der Mehrwertsteuer das Ganze nochmals komplexer. Daher verzichten viele Unternehmen darauf, die gezahlte MwSt. zurückzufordern, ungeachtet der Tatsache, dass sie so einiges an Geld auf dem Tisch liegen lassen.
Wie Sie Ihr Unternehmen mit diesen 5 Tipps zur Spesenverwaltung vereinfachen können
All diesen Schwierigkeiten können Sie jedoch relativ leicht den Kampf ansagen. Ganz nebenbei reduzieren Sie so die manuelle Eingabezeit und senken die Opportunitätskosten in Ihrem Unternehmen nachhaltig.
Wenn Sie die folgenden 5 Tipps zur Vereinfachung des Spesenmanagements beherzigen, verbringen Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit Formularen und können sich viel schneller wieder ihren eigentlichen Aufgaben widmen.
Festlegung einer klaren Reise- und Ausgabenpolitik
Die wichtigste Maßnahme ist das Festlegen einer klaren Reise- und Ausgabenpolitik. Sie sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeiter genau wissen, welche Ausgaben in welcher Höhe getätigt werden dürfen. So beugen Sie Missverständnissen, Anomalien und Unsicherheit vor.
Eine transparente und deutliche Richtlinie erleichtert zudem die Kontrolle der Ausgaben. Das sorgt bei Ihren Finanzteams für weniger Ärger und vereinfacht die verschiedenen Phasen der Spesenabrechnung merklich, da alle Beteiligten mit denselben Informationen arbeiten.
Egal, ob Sie Ihre Reise- und Ausgabenpolitik neu aufsetzen oder überarbeiten, achten Sie darauf, dass sie leicht verständlich, aber dennoch sehr detailliert ist. Denn jeder noch so kleine Fehler kann die Verwaltung der Spesenabrechnung beeinflussen.
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Vermeidung von Papierbelegen
Papierbelege sind einer der Hauptgründe für die Frustration bei Ihren Mitarbeitern. Erst alle Belege sammeln, dann keinen verlieren und anschließend die Belege korrekt einreichen, um die Auslagen erstattet zu bekommen. Ein äußerst langwieriger und eintöniger Prozess.
Wussten Sie, dass digitale Belege jedoch seit einigen Jahren auf die gleiche Art und Weise behandelt werden wie Belege in Papierform? Sie haben den gleichen Beweiswert. Digitale Belege könnten Ihre Spesenabrechnung also im Handumdrehen vereinfachen.
Solange die digitalen Belege ordnungsgemäß aufbewahrt und gesichert werden, spricht nichts gegen die Verwendung moderner Tools. Oftmals freuen sich die Mitarbeiter sogar darüber, dass sie nun alle Rechnungen sofort fotografieren und zentral hochladen können.
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Keine Überschneidung von zwei Validierungsebenen
Wenn es darum geht, die Spesenabrechnungen der Mitarbeiter zu genehmigen, sind die Führungskräfte meist die Instanz, die das Ausgabenmanagement in der Hand hat und die Ausgaben kontrolliert. Doch oftmals führt die Buchhaltung bereits ähnliche Aufgaben aus.
In diesem Fall sollte darauf geachtet werden, dass sich die Bereiche nicht überschneiden, denn das verschwendet unnötig Zeit. Eine Alternative wäre daher, eine automatisierte Spesen-Lösung einzusetzen, die bereits Fehler und Betrug auf ein Minimum reduziert.
So hätten Mitarbeiter mehr Verantwortung und die Buchhaltung (oder ein bestimmtes Teammitglied) könnte vorab festgelegte Aktionen durchführen. Das Management müsste die Spesenabrechnung dann nur noch absegnen, da alle Aspekte bereits geprüft wurden.
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Automatisierte MwSt.-Erhebung
Sobald Ihre Mitarbeiter Ausgaben tätigen, fällt in der Regel auch Mehrwertsteuer an. Diese kann bei Reisen ins Ausland oftmals zurückgefordert werden. Doch welche Steuern werden wo zurückgefordert? Und in welcher Höhe? Welche Formulare füllt man aus?
Wenn Ihre Mitarbeiter diesen Vorgang manuell erledigen müssen, verschenken Sie wertvolle Zeit. Sie benötigen zum einen das nötige Know-how und müssen zum anderen immer auf dem neuesten Stand sein. Zudem müssen alle eingereichten Belege korrekt ausgestellt sein.
Digitale Lösungen vereinfachen diesen Prozess erheblich, da Sie Steuersätze individuell hinterlegen können. In solch einem Fall verwendet die Software automatisch die korrekten Steuersätze und wickelt die MwSt. mit nur einem Mausklick rechtskonform ab.
Was kann Jenji für Sie tun?
Mit einer digitalen Lösung wie Jenji haben Sie eine All-in-One-Platform zur Verwaltung Ihrer Spesen und Reisekosten. Außerdem gehen Erstattungen schneller über die Bühne, was vor allem bei den Mitarbeitern gut ankommt, da diese die Ausgaben meist vorstrecken müssen.
Sollten Ihre Mitarbeiter häufiger auf Dienstreisen gehen, sollten Sie sich unsere Jenji Pay Zahlungskarten einmal genauer anschauen. Mit diesen gewährt Ihre Geschäftsleitung den Mitarbeitern ein fixes Budget, was die Abwicklung der Reisekosten enorm erleichtert.
Darüber hinaus erlaubt es die kostenlose Jenji App Ihren Angestellten, Belege mit einem Smartphone abzufotografieren und bequem hochzuladen. Kein lästiger Papierkram mehr, denn alles wird digitalisiert und in Echtzeit abgelegt.
Mit diesen 5 Top-Tipps und einer Integration von Jenji in Ihr Unternehmen vereinfachen Sie Ihr Spesenmanagement, senken unnötige Kosten und sparen so bares Geld.
