Die Verwendung virtueller Kreditkarten für Unternehmen ist zu einer einfachen und praktischen Möglichkeit geworden, Ihren Zahlungsverpflichtungen nachzukommen, selbst wenn sich Ihre Lieferanten und Kunden an weit entfernten Standorten befinden.
Irgendwann kommt jedoch Verwirrung auf, weil die meisten Angestellten und Geschäftsinhaber nicht wissen, wie virtuelle Kreditkarten funktionieren. Die Folge sind Unsicherheiten wie die falsche Handhabung von Zahlungsinformationen, langsame Genehmigungsverfahren und manchmal auch Komplikationen bei Erstattungen.
In diesem Artikel finden Sie einige Tipps, wie Sie diese Fallstricke vermeiden und Ihre virtuelle Kreditkarte (VCC) richtig einsetzen können.
Virtuelle Kartenzahlung: Kurzpräsentation
Wenn Sie sich fragen: "Was ist eine virtuelle Kartenzahlung?" Die Antwort ist einfach. Mit der VCC-Methode können Unternehmen Zahlungen über das Internet abwickeln, ohne eine physische Karte zu benötigen.
Eine VCC-Nummer dient als elektronischer Ersatz für physische Kreditkarten und enthält alle erforderlichen Informationen. Sie enthält den Namen des Karteninhabers, das Gültigkeitsdatum und den Sicherheitscode. Sie funktioniert wie eine echte Kreditkarte, wenn Sie auf Zuverlässigkeit, Benutzerfreundlichkeit und andere Aspekte Wert legen.
Tipps zur Verwendung virtueller Kreditkarten
Das Schöne an einer virtuellen Karte ist ihre Flexibilität. Doch bevor Sie eine virtuelle Karte verwenden, müssen Sie mit den folgenden Begriffen vertraut sein. Hier sind sieben Tipps, die Ihnen helfen, sie richtig zu nutzen:
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Kümmern Sie sich um Ihre virtuellen Karteninformationen
Es kann mühsam sein, den Überblick über alle Ihre physischen Kreditkarten zu behalten. Mit einer virtuellen Karte können Sie alle Ihre Karten in einer einzigen zusammenfassen, die nie abläuft. Die virtuelle Karte bleibt in Ihrer sicheren digitalen Brieftasche, auf die Sie von jedem Computer oder Gerät aus zugreifen können. Auf diese Weise müssen Sie nicht alle Ihre Kreditkarten mit sich herumtragen. Achten Sie jedoch darauf, dass diese Dinge sicher sind, damit niemand Ihre Daten stehlen oder ohne Ihre Zustimmung etwas von Ihrem Konto kaufen kann.
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Verfolgen Sie regelmäßig Ihre Zahlungsvorgänge
Die Verwendung virtueller Karten für Ihr Unternehmen ermöglicht es Ihnen, Ihre Zahlungen automatisch online zu erfassen, sobald der Betrag ausgegeben wurde. Das bedeutet, dass Sie endlich Ihre virtuellen Karten mit dem System synchronisieren können, um die Kontoführung zu vereinfachen. Mit einem Tracker können Sie Ausgabenlimits für jede Ihrer Karten festlegen und den Kontostand abfragen. Sie können auch Erinnerungen für jede Transaktion einrichten, um die Kontrolle zu behalten und benachrichtigt zu werden, wenn sich Ihre Ausgaben unerwartet ändern. -
Benachrichtigungen einrichten
Ein gutes Instrument zur Betrugsprävention ist für Ihr Unternehmen unerlässlich, und VCCs können eines davon sein! Indem Sie Ihren Mitarbeitern erlauben, mit ihren Karten Einkäufe zu tätigen, und Sie automatisch über neue Zahlungsinformationen benachrichtigen, können Sie alle Zahlungsvorgänge problemlos in Echtzeit überwachen. Es ist daher sehr wichtig, sich für Benachrichtigungen anzumelden und die Art und Weise sowie die Priorität des Erhalts von Aktualisierungen festzulegen. -
Fügen Sie Ihrem virtuellen Zahlungssystem eine Portokasse hinzu
Da Unternehmen über eine Portokasse im Büro verfügen, sollte in der Regel jemand den Überblick darüber behalten und alle Ausgaben aufzeichnen, für die sie verwendet wurden. Wird dies nicht ordnungsgemäß nachgehalten, kann dies zu einem allmählichen Anstieg der Verluste führen. Wenn Sie virtuelle Karten verwenden, müssen Sie niemanden mehr bitten, jede Transaktion aufzuzeichnen. Sie müssen nicht einmal Bargeld im Büro aufbewahren, was alle mit der Portokasse verbundenen Risiken, einschließlich unbeabsichtigten Betrugs, verringert. -
Ordnen Sie Ihr virtuelles Portemonnaie richtig
Bevor Sie VCC für geschäftliche Einkäufe nutzen, sollten Sie überlegen, ob Sie in Ihrer virtuellen Brieftasche Kategorien anlegen, um Ihre Ausgaben zu organisieren. Auf diese Weise können Sie den Überblick über Ihre Firmeneinkäufe behalten und vergleichen, wie viel Sie jeden Monat dafür ausgeben. Auf diese Weise können Sie entscheiden, ob Sie immer dieselben Kategorien verwenden oder neue erstellen, die Ihren Organisations- und Berichtsanforderungen entsprechen.
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