2019 galten für rund eine aus fünf Mitarbeiter/-innen weltweit Home-Office Vereinbarungen, aber COVID-19 hat vielen Unternehmen keine Wahl gelassen: um die globale Pandemie in den Griff zu bekommen, wurden Büros auf der ganzen Welt geschlossen, sodass Mitarbeiter/-innen von zu Hause aus arbeiten mussten.¹ Remote Work ist nicht nur eine Krisenreaktion, sondern ein zunehmender Trend, der Unternehmen allerdings noch oft Probleme bereitet.

Wenn sich der Arbeitsplatz nun zu Hause befindet, stellt das für die meisten Unternehmen eine plötzliche Veränderung dar. Das erfordert neue Ansätze für die Verwaltung der Belegschaft. In einer Welt, in der virtuelle Zoom-Meetings und Cloud-Sharing die Home-Office-Norm sind, müssen Arbeitgeber die Managementprozesse stark digitalisieren.

Die Verwaltung von Spesenabrechnungen ist einer der Bereiche, in dem ein Upgrade fällig ist. Der Zeitpunkt, um der Digitalisierung ins Auge zu blicken, ist gekommen. Heutzutage bringen Corona Maßnahmen neue Arten von Ausgaben mit sich, sodass es allerhöchste Zeit für einen intelligenten, online basierten Kostenmanagement Ansatz ist. Smarte Führungskräfte, die die Effizienz von Mitarbeitern/-innen und Abteilungen optimieren möchten, kommen an einer Prozessdigitalisierung nicht vorbei.

Remote Work: Andere Ausgaben

Der Übergang zu neuen Arbeitsumgebungen abseits der Büroräume in Verbindung mit der anhaltenden Pandemie verändert die Art der Ausgaben.

Um die Situation ihrer Mitarbeiter/-innen während der Fernarbeit zu verbessern, wird Arbeitgebern empfohlen, ihre Regeln und Vorschriften zu überdenken. Es ist zu erwarten, dass Unternehmen mehr Ausgaben für Equipment, das die Arbeit von zu Hause erleichtert, haben werden. Zusätzlich wird es darum gehen, Mitarbeiter/-innen zusätzliche Reisen, die durch Tests und andere mit COVID-19 verbundene Kosten entstehen, zu erstatten. Auch die mit Präventionsmaßnahmen verbundenen Kosten, wie Mund-Nasen Schutz und Desinfektionsmittel, werden - im Gegensatz zu Hospitality und Entertainment - wahrscheinlich steigen.

Aufgrund dieser neuen Kostentrends ist eine agile Finanzabteilung essentiell für jedes Unternehmen. Für Unternehmen ist es heute wichtiger denn je, Ausgaben auf einen Blick und unkompliziert zurückzuverfolgen. Ein digitaler Ansatz ist daher die einzige Lösung, um aufkommende Trends zu antizipieren und rechtzeitig zu agieren.  

Digitales Spesenmanagement für Mitarbeiter

Zum Glück haben wir die Zeiten hinter uns, in denen Spesenabrechnungen gedruckt und bei der Buchhaltung abgegeben werden müssen. Weil besonders das Arbeiten außerhalb des Büros virtuell stattfindet, sind digitale Lösungen erforderlich.

Abgesehen davon, dass Spesenabrechnungen endlich ohne Zettelwirtschaft eingereicht werden können, hat ein Smartphone kompatibles Kostenmanagement große Vorteile gegenüber bisher geläufigen Abrechnungen. Es könnte Teams ermöglichen trotz Fernarbeit Budgets zu planen und fundierte Prognosen zu erstellen - und unzählige Finanzabteilungen von der administrativen Belastung befreien.

Kostenmanagement in Zeiten von Remote Work

• Steuervorteile in Großbritannien und Deutschland

Remote-Jobs sind die aktuelle und möglicherweise zukünftige Norm. Daher reagieren viele Länder und lassen Regelungen in Kraft treten, um diese neuen Umstände sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber fair zu steuern.

In Großbritannien beschäftigte Arbeitnehmer haben Anspruch auf eine Steuervergünstigung beim Finanzamt, wenn durch ihre Fernarbeit höhere Ausgaben entstehen. Ähnliche Steuervergünstigungen für die Kosten, die durch Remote Work entstehen, können während der Pandemie in Deutschland geltend gemacht werden. Jeder Arbeitnehmer, der sich im Home Office befindet, hat Anspruch auf einen Steuernachlass von 5 € pro Arbeitstag mit einer Obergrenze von 600 € pro Jahr. ²

• Ausgabenpauschale von Tech Firmen in den USA

Agile Firmen haben bereits Lösungen im Ärmel, um die Zufriedenheit der Mitarbeiter in Schach zu halten und um stets flexibel auf neue, von der Regierung vereinbarte Maßnahmen reagieren zu können. Gerade weil zu Corona Zeiten das Home Office nicht leicht zu bewältigen ist, erhoffen sich die Firmen durch Zuschüsse eine mehr oder weniger konstante Arbeitsleistung.

Google beweist zum Beispiel seinen Pionierstatus, indem das Unternehmen bei seiner Belegschaft punktet. Das Tech Unternehmen gewährt jeder Mitarbeiter/-in, die während der Pandemie von zu Hause aus arbeitet, eine Zulage von 1.000 USD. Das soll Kosten, die für ein besseres Home Office ausgegeben wurden, kompensieren.³ Twitter und das E-Commerce-Unternehmen Shopify folgten dem Beispiel von Google und unterstützen ihre Mitarbeiter/-innen finanziell bei der Umstellung zum Home Office.

• Weiterbildungsmöglichkeiten in Singapur

Um Mitarbeiter zu halten und Talente in Remote-Arbeitsszenarien erfolgreich anzuziehen, müssen Unternehmen ihre Angebote für Leistungen zugunsten der Arbeitnehmer überdenken. Damit sind nicht nur Programme zur Weiterentwicklung berufsorientierter Fähigkeiten gemeint, sondern ebenfalls Pakete, die auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter/-innen abzielen.

Länder wie Singapur investieren bereits in die Karriereentwicklung ihrer Remote-Mitarbeiter/-innen und sind anderen Ländern weit voraus. Die Regierung ermöglicht Mitarbeiter/-innen Zugang zu einem jährlichen Beitrag, der sie in der Verwirklichung ihrer Entwicklungsziele unterstützt.

Wir befinden uns in einer einzigartigen Zeit, in der jedes Unternehmen die Gelegenheit hat, seine Investition in die Zufriedenheit der Mitarbeiter/-innen zu überprüfen. Denn ein Ausgabe, die heute getätigt wird, hat gute Chancen eine beachtliche Rendite in der Zukunft abzuwerfen, wenn es darum geht, auch nach COVID-19 Talente anzuziehen und an ein Unternehmen zu binden.

Ein neues Zeitalter: Jenji ist die Lösung für digitales Spesenmanagement

Die Frage, wo sich unser Arbeitsplatz in Zukunft befindet, ist noch lange nicht geklärt, aber eins ist sicher: wir sind im Zeitalter der digitalen Transformation angekommen und das hat Auswirkungen auf jeden Aspekt in der Arbeitswelt.

Mit Jenji haben Sie eine digitale Lösung für effektive Kostenverwaltung immer zur Hand. Wir unterstützen Sie bei der Abwicklung Ihrer Kostenprozesse im Autopilot-Modus, für den sich nicht nur Ihre Finanzmanager und Teamleiter bedanken werden, sondern insbesondere jede Mitarbeiter/-in, die sich mit dem (vorherigen!) Wahnsinn der Kostenabrechnung herumschlagen musste. Und wie praktisch, dass Sie durch Ihr Engagement für ein digitaleres Unternehmen ganz nebenbei auf den Radar einer neuen Generation von Mitarbeiter/-innen kommen werden.

Für weitere Information zu Jenji können Sie sich jederzeit an das Jenji Team unter sales@jenji.io wenden. Wir helfen Ihnen gerne bei der Umsetzung Ihres Vorhabens.

Quellen:

1. https://voxeu.org/article/working-home-estimating-worldwide-potential
2. https://www.workingmums.co.uk/should-employers-pay-remote-workers-less-than-office-workers/
3. https://www.forbes.com/sites/beasleydavid/2020/05/27/google-gives-employees-1000-work-from-home-allowance/?sh=34fcad3b4c04