Ihr Spesenmanagement als Freiberufler in Deutschland

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Wie können Sie Ihre Spesen als Freiberufler in Deutschland verwalten?

Als Freiberufler haben sie eine Vielzahl an Aufgaben in ihrem Unternehmen zu erledigen. Daher ist es sinnvoll, einige ihrer Aufgaben mithilfe von Softwarelösungen zu beschleunigen oder gar vollständig zu automatisieren. In diesen Bereich fallen vor allem die Reisekosten und das Spesenmanagement. 

 

Wie Sie Ihre Spesen als Freiberufler in Deutschland verwalten

Wenn es um Spesen geht, denken die meisten Menschen zuallererst an Dienstreisen, die Arbeitnehmer im Auftrag der Firma unternehmen. Doch gerade Freiberufler reisen nach wie vor regelmäßig zu ihren Auftraggebern. Dabei entstehen ihnen auch regelmäßig Kosten. 

Zu den klassischsten Ausgaben während einer Dienstreise von Freiberuflern zählen der Verpflegungsmehraufwand sowie Übernachtungs- und Reisekosten. Generell können solche Spesen auf mehrere Arten behandelt werden. Freiberufler können die Ausgaben in ihre Preise einrechnen oder als Werbungskosten bei der Steuererklärung absetzen. Alternativ können sie nach Absprache mit dem Kunden eine Spesenabrechnung einreichen und diese von ihm begleichen lassen. Hierbei sollten allerdings die Fristen und Richtlinien des Unternehmens für eine zeitnahe Erstattung befolgt werden, da das Ausgabenmanagement bei vielen Unternehmen nach wie vor sehr komplex und zeitaufwendig ist. 

Allerdings geht vielen Freiberuflern durch ein fehlendes Spesenmanagement inklusive einer passenden Software wertvolle Zeit und vor allem Geld verloren, die sie sonst anderweitig in das schnellere Vorankommen des eigenen Unternehmens stecken könnten. 

 

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Was gilt als Verpflegungsmehraufwand für Selbständige?

Da Selbstständige während ihrer Dienstreise im In- und Ausland nicht von zu Hause oder einem Büro aus arbeiten, entstehen ihnen in der Regel höhere Kosten für ihre Verpflegung. Darunter versteht man im Allgemeinen den Verpflegungsmehraufwand. 

In den seltensten Fällen ist es Selbstständigen möglich, sich zu den gleichen Kosten wie zu Hause mit Essen und Trinken zu versorgen. Zwar gibt es die Möglichkeit, auf einer Reise ein Apartment mit Küche zu mieten, allerdings werden die meisten Reisenden in einem Hotel unterkommen und essen gehen. Eventuell sogar mit dem Auftraggeber. 

Die Höhe der Auslagen, die Freiberufler absetzen können, richtet sich dabei nach der Dauer der Abwesenheit vom gewöhnlichen Arbeitsort. Bei einer Dienstreise im Inland können Selbstständige bei einer eintägigen Abwesenheit von mehr als acht Stunden einen Pauschalbetrag von 14 Euro anrechnen. Dieser Betrag gilt ebenso für den jeweiligen An- und Abreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen. Für ganze Tage dazwischen können sie 28 Euro als Spesen absetzen. Für betrieblich und beruflich veranlasste Auslandsreisen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium zudem die gültigen Pauschalen. 

 

Welche Reisekosten können geltend gemacht werden?

Zuallererst müssen wir festhalten, dass Reisekosten erst dann anfallen, wenn der Arbeitsort des Freiberuflers berufsbedingt vom gewöhnlichen Arbeitsort abweicht und nicht in der eigenen Wohnung liegt. In diesem Fall können die Kosten für eine An- und Abreise mittels der Kilometerpauschale berechnet werden. 

Wenn es sich um ein Fahrzeug aus dem Betriebsvermögen handelt, können außerdem alle Kosten anteilig berechnet werden. Dazu gehören Versicherung, Kfz-Steuer sowie Reparaturen und weitere Kosten. Doch auch die Anreise mit Bus, Bahn und Flugzeug, die Nutzung von Taxis und das Nachtanken des Mietwagens zählen vollständig zu den Reisekosten. Selbst kleinere Beträge wie Mautgebühren, Parkgebühren und Eintrittskarten zu geschäftlichen Veranstaltungen sind Teil der Reisenebenkosten. Achten Sie hierbei aber unbedingt auf das Prinzip der Wirtschaftlichkeit, wenn sie dem Kunden sämtliche Kosten in Rechnung stellen.

Es lohnt sich zudem, den Reiseweg und den Zweck der Reise zu dokumentieren, für den Fall, dass das Finanzamt einen Nachweis verlangt. Dies können sie beispielsweise über ein Fahrtenbuch lösen, worin sie die Strecken und die jeweiligen Adressen ihrer Zielorte eintragen.

 

Reisekostenabrechnungen: Beispielrechnung und Spezialfälle

Egal, ob sie ihre Reisekosten bei den Werbungskosten in der Steuererklärung angeben, dem Kunden separat in Rechnung stellen oder in die eigenen Angebotspreise einkalkulieren, sie können nicht immer die tatsächlichen Kosten absetzen. Darum haben wir ein kleines Beispiel vorbereitet. 

 

Anreise Tag eins:        Verpflegungspauschale von 14 €

Aufenthalt Tag zwei:  Verpflegungspauschale von 28 € (abzüglich 5,60 € für das in der Übernachtung enthaltene Frühstück)

Abreise Tag drei:        Verpflegungspauschale von 14 € (abzüglich 2,80 € für das in der Übernachtung enthaltene Frühstück)

Hotelkosten:               75 € pro Nacht inklusive des Frühstücks = 150 €

Tiefgaragenkosten:    12 € pro Tag = 24 €

Kilometerpauschale: 0,30 € pro gefahrenem Kilometer = 180 €

Tankgebühren Auto: 70 €

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Gesamte Kosten:        480 € - 8,40 € = 471,60 €

 

In diesem Beispiel haben wir ohne betriebliches Fahrzeug gerechnet und den Einsatz eines Privatwagens angenommen, weshalb analog zum Arbeitnehmer die Entfernungspauschale greift. 

 

Software zur Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands

Wenn sich Freiberufler dazu entscheiden, ihr Spesenmanagement selbst in die Hand zu nehmen, sollten sie ausnahmslos alle Belege aufbewahren. Auch die direkte Dokumentation empfiehlt sich, um keinen Kostenpunkt zu vergessen. Und damit es am Ende nicht wieder heißt „außer Spesen nix gewesen“ sollten Selbstständige im Anschluss an die Reise oder einmal im Monat eine detaillierte Abrechnung machen. Dies kostet jedoch eine Menge Zeit und Opportunitätskosten. 

Da sämtliche Spesen ihre Einnahmen als Freiberufler und somit auch die zu bezahlende Einkommenssteuer mindern, macht es jedoch Sinn, diese Abrechnungen durchzuführen. Allerdings sollte man abwägen, auf welche Art die Buchhaltung erfolgen soll. Sie können natürlich alles manuell festhalten. Eine digitale Lösung gibt ihnen meistens einen besseren Überblick und bereitet Unterlagen optimal für den Steuerberater und das Finanzamt vor. 

Jenji gibt Freiberuflern die Möglichkeit, das Ausgabenmanagement und die Abrechnung der Reisekosten auf digitale Art und Weise zu erledigen. So sparen Sie Zeit und Geld und können sich vollständig auf den Erfolg ihres Unternehmens konzentrieren. 

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