Spesenbetrug: Wie Sie erkennen, dass die eigenen Mitarbeiter:innen zu viel abrechnen

Ihre Angestellten reisen oft im Auftrag des Unternehmens? Natürlich haben Ihre Mitarbeiter:innen dadurch auch einen Anspruch auf eine Reisekostenrückerstattung. Doch genau dieser Anspruch kann schnell überstrapaziert werden. Worauf Sie bei der nächsten Reisekostenabrechnung achten sollten, erklären wir Ihnen im Folgenden.

Wann spricht man von Spesenbetrug?

Dass Angestellte bei der Spesenabrechnung tricksen, ist nichts Neues. Die Formen des Betrugs reichen hierbei von leichten Abwandlungen (z.B. hinsichtlich der Dauer der Reise) bis hin zu vollkommen gefälschten Quittungen. Auch private Unternehmungen während einer Geschäftsreise wurden in der Vergangenheit schon unter dem Deckmantel der Reisekosten der Firma in Rechnung gestellt. Das Problem: Solche Betrugsfälle können nur schwer identifiziert werden, wenn alle Belege für Geschäftsreisen in Papierform eingereicht und manuell bearbeitet werden. 

Die Auswirkungen können minimal oder verheerend sein, je nach Ausmaß des Betrugs. Haben Sie der Rückerstattung erst einmal zugestimmt, wird es zudem umso schwieriger, den Betrug im Nachhinein anzuzeigen.

Was können Sie zur Betrugsprävention tun?

Mit einem digitalen Handling des Ausgabenmanagements können Spesenabrechnungen besser geprüft werden. Die digitalisierte Spesenabrechnung kann hier sogar über eine gesonderte Firmenkarte komplett automatisch ablaufen. Zudem kann Betrug durch Cross-Referencing mit anderen eingereichten Quittungen vorgebeugt werden. Eine Anbindung an Kartendienste, wie zum Beispiel Google Maps, kann Entfernungen abgleichen und automatisch melden, wenn diese nicht mit den eingereichten Reisekostenabrechnungen übereinstimmen. Im Folgenden zwei Beispiele für Betrugsfälle:

 

Beispiel 1

Ihr/Ihre Mitarbeiter:in fährt um 07:45 Uhr los und gibt bei der Abrechnung an, dass er/sie um 10:00 Uhr am Zielort angekommen ist. Zudem gibt er/sie an, er/sie sei 200 Kilometer gefahren. Ein digitales Spesenmanagement-Tool gleicht die Entfernung zwischen der Adresse Ihres/Ihrer Mitarbeiter:in und dem Zielort automatisch ab. Das Tool meldet eventuelle Anomalien und verhindert, dass Ihr Unternehmen mehr Geld ausgibt als nötig.

Beispiel 2

Zwei Ihrer Mitarbeiter:innen waren geschäftlich für Sie unterwegs und reichen Rechnungen für Restaurantbesuche für jeweils zwei Personen ein. Beide Mitarbeiter:innen argumentieren, dass es sich bei der eingereichten Quittung um die Kosten eines Geschäftsessens handelt. Der Software fällt jedoch auf, dass die beiden Mitarbeiter:innen sich gegenseitig “eingeladen” haben, um mehr Kosten abzurechnen.

Die Lösung heißt Jenji

Diese beiden Beispiele dienen der Veranschaulichung, wie automatisierte und vor allem KI-gestützte technologische Prozesse Ihnen und Ihrem Unternehmen dabei helfen können sich vor Spesenbetrug zu schützen. 

Mit Jenji bekommen Sie ein solches Tool, das ausschließlich auf selbst entwickelte und bewährte KI-Technologien setzt. Durch die Anbindung an eine Datenbank, die auf allen zuvor eingereichten Spesenabrechnungen basiert, können neue Reisekostenabrechnungen via Cross-Referencing und automatischer Analysen abgeglichen werden. Wenn Ihre Mitarbeiter:innen eine Rechnung in Jenji importieren, wird diese mit anderen Rechnungen Ihres Unternehmens verglichen. Hier werden die Höhe des Betrags, Entfernungen von Start zu Ziel und weitere Faktoren automatisch abgeglichen und im Falle einer Diskrepanz wird der Buchhaltung eine Meldung ausgegeben. 

Mit Jenji Studio lässt sich das gesamte Spesenmanagement zudem visuell darstellen. Dies hilft der Buchhaltung die Auswirkungen von Spesenrichtlinien zu verstehen, Einblicke in das Ausgabeverhalten zu gewinnen und vor allem unnötige Ausgaben schnell zu erkennen und zu verhindern.

Falls Sie es gerne noch einfacher haben, bieten wir Ihnen unsere All-in-one-Lösung Jenji Pay. Mit Jenji Pay bekommen Ihre Angestellten eine virtuelle oder wahlweise physische Kreditkarte, die unmittelbar mit einem Team oder Einzelpersonen im Ausgabenmanagement verbunden ist. So müssen Sie zukünftig keine Rechnungen mehr scannen und diese manuell den Personen im System zuweisen. Zudem können Sie mit Jenji Pay auch Ihren Angestellten die Reisekostenabrechnung vereinfachen. Jenji Pay leitet dann alle Buchungen in einem komplett automatischen Ablauf in Ihr Ausgabenmanagement weiter und kann diese auf Wunsch auch direkt auf Auffälligkeiten überprüfen.

Ein modernes Spesenmanagement kann die Effizienz Ihres Unternehmens steigern. Jenjis Lösung ermöglicht Ihnen die automatisierte und damit fehlerfreie Verarbeitung von Belegen und Rechnungen. Das Spesenmanagement mit Jenji führt unter dem Strich nicht nur zu einer Kostenreduzierung und einer Steigerung der Rentabilität eines Unternehmens, sondern hilft dabei, eine konsistente Spesenpolitik zu entwickeln und zu implementieren. Nicht zuletzt bietet Jenji wirksame Lösungen für die Betrugsprävention.

Maria Khizhniakova