Spesenbelege verloren?

Die Herkunft von Ausgaben in Spesenabrechnungen nachzuweisen ist eine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen. Doch bevor es zur Überprüfung durch das Unternehmen kommt, muss der Mitarbeitende seine Ausgaben durch Quittungen belegen.

Aber wie können Sie ohne diese Belege die vorgestreckten Beträge zurückzahlen? Leider bekommen mehr als 30% der Mitarbeitenden einen Teil ihrer Ausgaben nicht erstattet, weil sie ihre Belege verloren haben.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Einem Mitarbeiter entstehen im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit persönliche Ausgaben, die er von seinem Unternehmen erstattet bekommen muss, indem er ein Dokument, die sogenannte Reisekostenabrechnung, erstellt, die den genauen Grund der Reise, das Datum und den Ort enthält. Sie muss auch alle Ausgaben enthalten, die dem Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum entstanden sind. Und jede Ausgabe muss durch einen Beleg oder eine Rechnung belegt werden. Spesenabrechnungen liegen in der alleinigen Verantwortung des Arbeitgebers.

Unter diesen Ausgaben werden berücksichtigt:

- Mahlzeiten (wenn sie nicht durch die Verpflegungspauschale abgedeckt sind)

- Transport für Geschäftsreisen

- Unterkunft

- Kilometererstattungen

- Home-Office

- Gebühren für Kommunikation und Internet

Sollte die Angst vor der Maßnahmen die Rückerstattung verhindern?

Die Verweigerung der Entschädigung eines Mitarbeitenden, der im Namen seines Unternehmens Ausgaben getätigt hat, ist eine heikle Angelegenheit.

Einige Unternehmen sind jedoch verständnisvoll. Je nach Höhe und Art der Ausgaben erstatten sie ihren Mitarbeitenden nach Treu und Glauben die Kosten der strengen Vorschriften der Steuerbehörden.

Auch in diesem Fall sollte ein System mit einer klaren Richtlinie entwickelt werden, falls das Unternehmen mit dieser Situation umgehen muss. Es besteht das Risiko, dass die Erstattung als geldwerter Vorteil mit den damit verbundenen Steuerverpflichtungen behandelt wird.

Was sind die Lösungen, wenn ich einen Beleg verliere?

  •  Bitten Sie den Lieferanten wenn möglich um einen zweiten Beleg. Diese Lösung ist zu empfehlen, wenn der betreffende Lieferant ein Stammkunde ist und es sich um einen großen Betrag handelt.

  •  Legen Sie den Kontoauszug vor, aus dem die getätigten Ausgaben hervorgehen, wenn die Ausgaben mit einer persönlichen, nachvollziehbaren Zahlungsmethode bezahlt wurden. Sie muss den Betrag und das Datum enthalten. Diese Lösung wird nur toleriert, wenn die Menge klein ist und es eine Ausnahme bleibt.

  • Reichen Sie einen Screenshot ein. Haben Sie einen Boarding Pass oder ein Bahn-Ticket online in Ihrem Wallet? Dann können Sie Ihr Online-Ticket vorhanden. Es muss natürlich die Identität des Mitarbeiters mit seiner Kontaktdaten enthalten. 

  • Erstellen Sie einen Eigenbeleg. Den dürfen Sie grundsätzlich nur in Notfallsituationen vorhanden. Gemäß § 97 Abgabenordnung (AO) ist die Erstellung eines Eigenbelegs erforderlich vorgeschrieben, da nach buchhalterischen Grundsätzen keine Buchung ohne dazugehörige Belegauskunft erfolgen kann. Dadurch können betriebswirtschaftliche Abläufe nachvollziehbar und steuerlich geltend gemacht werde

Die Digitalisierung, eine Lösung für den Verlust von Belegen

Mit einer automatisierten Lösung für die Verwaltung von Spesenabrechnungen, wie z.B. Jenji, können Sie dieses Problem vermeiden, das Ihnen bei einer Prüfung wirklich schaden kann. Mit der Digitalisierung der Spesenabrechnung sparen Sie sich nicht nur die Verwaltung verlorener Belege, sondern Ihre Mitarbeiter profitieren auch von einem einfachen, mobilen und schnellen Tool. Sobald die Zahlung erfolgt ist, kann der Beleg ohne Folgen verloren gehen.  So werden fehlende Rechnungen und erfolglose Anfragen zur Erstattung der Kosten durch Ihre Mitarbeitenden vermieden .

Ihre Manager und die Buchhaltungsabteilung können die angefallenen Ausgaben sofort genehmigen und kontrollieren. Ihre Finanzabteilung hat einen Echtzeit-Blick auf den Cashflow. 

Im Gegensatz zu anderen Kostenmanagement-Tools ist Jenji viel mehr als eine einfache automatisierte Anwendung. Es ist in der Tat die ideale Lösung, um Ihre Daten dank der Verknüpfung aller internen und externen Tools zusammenzuführen.

Mit Jenji's Advisor Suite steht Ihnen außerdem ein echter Finanzberater zur Verfügung, der es Ihnen ermöglicht, die Auswirkungen Ihrer Ausgabenmanagementpolitik zu verstehen. Mit dem Fraud Advisor müssen Sie nicht mehr nach ungewöhnlichem Verhalten oder Anomalien suchen, da unser Tool diese automatisch erkennt.

Für weitere Details zu Jenji, zögern Sie nicht, das Jenji-Team unter sales@jenji.io zu kontaktieren. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung Ihres Projekts!

Maria Khizhniakova