Wann können Spesen steuerfrei erstattet werden?
Wenn Mitarbeiter geschäftlich unterwegs sind, fallen neben den gewöhnlichen Reisekosten häufig auch Spesen an. Diese können dem Arbeitnehmer steuerfrei erstattet werden.
Was genau es in diesem Zusammenhang zu beachten gilt, klären wir in diesem Artikel.
Aktuelle Spesensätze
Die Spesensätze für den Verpflegungsmehraufwand werden anhand der Zeit berechnet, die zwischen dem Verlassen der Wohnung und der Rückkehr in diese oder die erste Tätigkeitsstätte liegt. Daraus ergeben sich folgende Spesensätze:
- Eintägige Dienstreise und Abwesenheit von weniger als 8h: 0 Euro
- Eintägige Dienstreise und Abwesenheit von mehr als 8h: 14 Euro
- Anreisetag bei mehrtägiger Dienstreise: 14 Euro
- Abreisetag bei mehrtägiger Dienstreise: 14 Euro
- Mehrtägige Dienstreise und Abwesenheit von mehr als 24h: 28 Euro (je volle 24h)
Die genannten Spesensätze gelten allerdings nur für Deutschland. Wer im Ausland unterwegs ist, muss einen anderen Verpflegungsmehraufwand ansetzen. Der Grund ist, dass in jedem Land die Verpflegungskosten unterschiedlich hoch sind und dies bei der Spesenabrechnung berücksichtigt werden muss.
Beachten Sie zudem, dass die Berechnung immer anhand von Kalendertagen erfolgt. Die gültigen Beträge werden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) regelmäßig am Jahresende aktualisiert.
Spesen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind steuerlich absetzbar
Wenn Arbeitnehmer einer Auswärtstätigkeit nachgehen, fallen in der Regel Spesen an. Im Nachhinein gibt es zwei Möglichkeiten, mit diesen umzugehen. Wenn sie sich diese vom Arbeitgeber erstatten lassen, dann sind diese steuerfrei.
Sollte der Arbeitgeber die Ausgaben der Geschäftsreise nicht erstatten, können Angestellte die Spesen in ihrer jährlichen Steuererklärung geltend machen. In diesem Fall werden die Pauschbeträge den Werbungskosten zugeordnet und reduzieren so die Steuerlast. Eine direkte Erstattung der Pauschbeträge und Ausgaben erfolgt nicht.
Auch Arbeitgeber haben die Möglichkeit, die Spesenabrechnungen ihrer Mitarbeiter steuerlich geltend zu machen. Diese können in der Einkommenssteuererklärung unter den Betriebsausgaben verbucht werden und reduzieren so den Firmengewinn (und die zu zahlenden Steuern). Es kann also auch für Arbeitgeber von Vorteil sein, die Spesen der Mitarbeiter zu erstatten.
In welchem Fall sind Spesen steuerfrei
In vielen Firmen ist es gängige Praxis, dass Mitarbeiter die Kosten für die Reise inkl. dem Verpflegungsmehraufwand aus eigener Tasche vorstrecken und anschließend vom Arbeitgeber per Spesenabrechnung zurückfordern.
Allerdings kann der Arbeitgeber die Spesen nur bis zu der Höhe erstatten, in welcher sie als Werbungskosten geltend gemacht werden können. Werden die Pauschbeträge bis zu dieser Höhe erstattet, sind diese nicht nur lohnsteuerfrei, sondern auch beitragsfrei in der Sozialversicherung.
Wenn Arbeitgeber jedoch Zusatzzahlungen leisten, müssen diese versteuert werden.
Werden die Spesen bis zur doppelten Höhe erstattet, so wird der Betrag, der über dem steuerfreien Anteil liegt, pauschal mit 25% versteuert. Abgaben für die Sozialversicherung fallen hierbei nicht an. Alles darüber hinaus muss voll versteuert werden.
Steuerfreie Spesen im Inland
Sobald Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden auf einer Dienstreise unterwegs sind, haben sie Anspruch auf den pauschal gültigen Verpflegungsmehraufwand. Dieser ist immer netto anzusetzen und steht für die Verpflegung steuerfrei zur freien Verfügung.
Allerdings müssen Arbeitnehmer diesen Betrag tatsächlich nicht voll ausschöpfen, um ihn zu bekommen. Die Entscheidung, ob alles oder nur ein Teil verwendet wird, obliegt ganz dem Reisenden.
Beträgt die Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden, so steht die kleine Pauschale von 14 Euro steuerfrei zur Verfügung. Ebenso für die An- bzw. Abreise einer Auswärtstätigkeit. Bei einer Dienstreise, die mehr als 24 Stunden andauert, haben Arbeitnehmer einen steuerfreien Anspruch auf 28 Euro.
Steuerfreie Spesen im Ausland
Bei Reisen ins Ausland verhält es sich mit den Zeiten genauso wie mit den Reisen in Deutschland. Der einzige Unterschied besteht darin, dass andere Spesensätze herangezogen werden müssen, um die Kosten für Verpflegung genauer abzubilden. Gibt es für ein Land keinen Spesensatz, kann der Spesensatz für Luxemburg angesetzt werden.
Für Abwesenheitszeiten von mehr als 8 Stunden, sowie für An- und Abreisetage, können Arbeitnehmer die kleine Verpflegungspauschale für das Land steuerfrei ansetzen, in dem sie unterwegs sind. Bei längeren Aufenthalten ist die große Verpflegungspauschale steuerfrei.
Da eine Auflistung aller steuerfreien Spesensätze an dieser Stelle zu lange wäre, verweisen wir auf den aktuellen Link zum Bundesfinanzministerium weiter oben. Dabei gilt es nicht nur auf das jeweilige Land zu achten, manchmal werden auch einzelne Regionen ausgewiesen.
Was ist die zeitliche Begrenzung für steuerfreie Spesen?
Die Zahlung steuerfreier Spesen ist auf die ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit begrenzt und wird daher „Dreimonatsregel“ genannt. Sie beginnt mit dem ersten Tag der Reise, wenn die Reise mindestens drei Tage dauert.
Sofern Arbeitnehmer länger als diese Zeit an einem fremden Ort bleiben, treten andere gesetzliche Regelungen anstelle der Dreimonatsregel in Kraft. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um den gleichen Ort oder verschiedene Orte handelt.
Wird die geschäftliche Auswärtstätigkeit allerdings für 4 Wochen unterbrochen, dann beginnt ein neuer Zeitraum von drei Monaten. Generell ausgenommen sind von dieser Regelung mobile betriebliche Einrichtungen wie Flugzeuge oder Schiffe.
Wichtig ist bei einer Dienstreise in mehrere Länder die korrekte Verbuchung des Verpflegungsmehraufwandes je Land bzw. Region. Sollten während eines Tages Landesgrenzen überschritten werden, so gilt der Verpflegungsmehraufwand des Ortes, in dem man sich bis Mitternacht aufgehalten hat.
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Wenn Arbeitnehmer häufiger auf Geschäftsreisen sind, kann das einen ziemlichen Verwaltungsaufwand auf allen Seiten verursachen - Sammeln von Belegen, Ausfüllen einer Spesenabrechnung, Prüfung der Belege, Nachreichen von Belegen, etc. All das kostet Zeit.
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