Sechs Gründe, warum Unternehmer Reisekosten-Lösungen anschaffen
Die Reisekostenabrechnung ist ein Thema, das bei Mitarbeitern immer wieder zu entnervtem Stöhnen führt. Verständlich, denn wenn man ehrlich ist, hat niemand so wirklich Lust auf diese langweilige, jedoch absolut notwendige administrative Arbeit.
Heute gibt es digitale Reisekosten-Lösungen, die einem diese eintönige Arbeit zwar nicht gänzlich abnehmen, sie aber wesentlich angenehmer machen. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern hat auch noch eine ganze Menge anderer Vorteile für Unternehmen.
In diesem Artikel erfahren Sie deshalb, aus welchen Gründen Unternehmer automatisierte Reisekosten-Lösungen für ihre Unternehmen anschaffen.
Die Berichterstattung über Reisekosten war immer ein langwieriger manueller Prozess
Wann immer Mitarbeiter auf Geschäftsreisen gehen, entstehen ihnen eine Vielzahl an Kosten. Sei es für Übernachtung, Verpflegung, Fahrtkosten und andere mit der Reise verbundene Ausgaben.
Diese Spesen und Reisekosten werden im Anschluss in einer separaten Reisekostenabrechnung erfasst. Meist geschieht das noch manuell via Excel-Vordruck und einem Stapel Papierbelegen, der während der Reise sorgfältig aufbewahrt wurde.
Am Monatsende geht alles gesammelt an die Buchhaltung der Firma, die von einer wahren Flut an Abrechnungen überschwemmt wird. Dennoch wird alles Beleg für Beleg geprüft und zur Freigabe an das Management weitergegeben. Ein äußerst zeitaufwendiger Prozess.
Welche Möglichkeiten bietet die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung
Durch ein Umsteigen auf digitale und papierfreie Lösungen können Sie sich von diesem äußerst langwierigen und manuellen Prozess jedoch endlich verabschieden.
Die Integration einer Reisekostensoftware hilft Ihnen dabei, sowohl die administrative Verwaltung, als auch das Spesenmanagement zu optimieren. Das vereinfacht den Prozess nicht nur, es macht ihn auch noch sicherer. So sorgen Sie überall für mehr innere Ruhe.
Des Weiteren können Sie aktuelle Reiserichtlinien, Eckdaten, gesetzlich festgeschriebene Prozentsätze und viele andere Parameter in der Software hinterlegen, sodass zum Beispiel die Prüfung und Erstattung der Auslagen deutlich schneller vonstatten gehen kann.
Nachfolgend finden sie sechs essenzielle Gründe, warum sich eine Anschaffung solch einer Lösungen für Ihr Reisekosten- und Ausgabenmanagement lohnt:
Reduzierung der Kosten
Einer der wichtigsten Aspekte eines Unternehmens sind die Kosten. Und genau hier setzt die digitale Reisekostenabrechnung an. Sie vereinfacht und beschleunigt den gesamten Prozess für alle Beteiligten. Das spart Zeit und Geld – wichtige Ressourcen für jedes Unternehmen!
Je weniger Zeit für die arbeitsintensive Eingabe, Prüfung und Freigabe der Spesen benötigt wird, desto mehr Zeit bleibt für produktive Aufgaben. Außendienstmitarbeiter könnten beispielsweise mit mehr Kunden sprechen und so den Gewinn der Firma signifikant erhöhen.
Automatisierung
Wenn Mitarbeiter ihre Belege mithilfe der App in Echtzeit hochladen, dann leistet die Software im Hintergrund die nötige Vorarbeit und berechnet bereits bei der Eingabe sämtliche Beträge anhand der hinterlegten Kriterien.
So wird automatisch eine erste Prüfung und Validierung vorgenommen. Bei Zweifeln oder Fehlern wird direkt die Buchhaltung benachrichtigt. Dadurch werden eine schnellere Prüfung und Freigabe der Reisekosten möglich sowie Fehler auf ein Minimum reduziert.
Kostenkontrolle
Ein weiterer Punkt ist die Kostenkontrolle. Mithilfe der digitalen Software erhalten Mitarbeiter, Buchhalter und Manager einen klaren Überblick über die Reisekosten des Unternehmens. Häufig ist dies auch visuell möglich, was die Analyse deutlich vereinfacht.
Da Spesen in Sekundenschnelle erfasst und freigegeben werden können, dauert es auch nicht mehr einige Wochen, bis die monatlichen Auswertungen vorliegen. So können zeitnah Feinjustierungen an der Reiserichtlinie oder für Budgets einzelner Projekte vorgenommen werden.
Mitarbeiterzufriedenheit
Einen Punkt, den Mitarbeiter häufig bei ihren Arbeitgebern kritisieren, ist die veraltete Ausstattung. Im digitalen Zeitalter auch nur allzu verständlich, denn digitale Apps und mobile-first-Lösungen machen unser Leben um ein Vielfaches leichter. Insbesondere Young Professionals erledigen inzwischen fast alles von unterwegs mithilfe ihres Smartphones.
Vor allem die schnellere Erstattung der vorgestreckten Reisekosten ist ein Hebel, den Sie im Rahmen der Mitarbeiterzufriedenheit nutzen sollten. Wenn Angestellten das Leben einfacher gemacht wird, dann gehen sie gerne zur Arbeit und bleiben Ihnen gegenüber loyal.
Um Ihre Talente auch langfristig zu binden, müssen Sie daher immer wieder aufrüsten, gerade bei Softwarelösungen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, dass Ihre Mitarbeiter zur Konkurrenz wechseln.
Rechtssicherheit
Wichtig ist außerdem die absolute Rechtssicherheit all ihrer steuerrelevanten Unterlagen, inklusive jeder einzelnen Abrechnung der Reisekosten. Das bedeutet: Spesen müssen zeitnah und fälschungssicher erfasst werden und eine revisionssichere Aufbewahrung ist Pflicht.
Mit einer professionellen Reisekostensoftware umschiffen Sie diese Probleme, da hier die Authentizität, das Zurückverfolgen und die Nachvollziehbarkeit gewährleistet sind. So vermeiden Sie außerdem ungewollten Ärger bei einer Betriebsprüfung.
Datenanalyse
Da alle Daten innerhalb der Software gesammelt werden, können die befugten Mitarbeiter ohne Umschweife auf die entsprechenden Daten zugreifen. Belege müssen also nicht mehr umständlich auf Servern, einzelnen Computern oder im Archiv herausgesucht werden.
Das erleichtert und beschleunigt die Analyse der Daten daher ungemein. Mit nur wenigen Klicks und in kürzester Zeit liegen die benötigten Auswertungen zu allen vergangenen Geschäftsreisen vor, sodass das Management zu jeder Zeit über die Reisekosten informiert bleibt und Änderungen gegebenenfalls direkt einleiten kann.
Wie Jenji all diese Funktionen bietet
Die digitale All-in-one-Lösung von Jenji bietet die beschriebenen sowie weitere Funktionen und wird dadurch zur perfekten Lösung für die Abwicklung all Ihrer Geschäftsausgaben.
Außerdem erfüllt sie sämtliche rechtlichen Anforderungen. Mithilfe solch einer Software sparen Sie Zeit und Geld und gönnen sich zusätzlich noch ‘Peace of Mind‘. Mit der Digitalisierung ihres Ausgabenmanagements können Sie nun endlich auf nervigen Papierkram verzichten und die Daten mit bestehenden Schnittstellen synchronisieren. Dank künstlicher Intelligenz werden zudem Anomalien und Betrugsversuche direkt aufdecket.
Die leistungsstarke und vielseitige Plattform kann gleichzeitig ohne Weiteres an das Wachstum und die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden. All das macht sie ohne Zweifel zur optimalen Lösung für das Spesenmanagement – auch für Ihr Unternehmen.
