Geschäftsreisen nehmen wieder zu. Laut internen Daten der Jenji-Kostenverwaltungssoftware stiegen die Reisekosten für Bahntickets im Jahr 2021 im Vergleich zu 2020 um 190 %. Und im vierten Quartal 2021 stiegen die Reisekosten für Bahntickets um 236 % im Vergleich zum vierten Quartal 2020.
Auch die Reisekosten für Flüge sind gestiegen, wenn auch nicht annähernd so stark, mit einem Anstieg von nur 42 % im Jahr 2021. Die Reisekosten für Mahlzeiten sind jedoch im Jahr 2021 um insgesamt 160 % gestiegen.
Mit zusätzlichen Ausgaben kommt die Last der Reisekostenabrechnung. Es ist eine Last, die Freiberufler, Angestellte und Finanzfachleute gleichermaßen teilen.
Eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung ist von entscheidender Bedeutung. Das Spesenmanagement ist nach den Löhnen der zweitwichtigste Budgetierungsfaktor in einem Unternehmen.
In diesem Artikel gehen wir auf die Details von Geschäftsreisen, Reisekostenabrechnung, Währungsumrechnung und die effiziente Verwaltung Ihrer Geschäftsreisekosten ein.
Reisekostenrichtlinien
Das Land, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist, hat seine eigenen Gesetze darüber, was Sie als Reisekosten geltend machen können. Aber Ihr Unternehmen sollte immer noch seine Spesenrichtlinie haben, um zu verhindern, dass Mitarbeiter zu viel Reisekosten ausgeben.
Deutsche Unternehmen benötigen solche Spesenregelungen in der Regel nicht, denn was Arbeitnehmer geltend machen können, wird in offiziellen Tagessätzen festgelegt, die von der Bundesregierung jährlich festgesetzt werden.
Ein Tagessatz ist ein fester Satz, den Mitarbeiter pro Tag geltend machen können, ohne Belege vorlegen zu müssen. Es macht ihnen und der Buchhaltung das Leben leichter, die diese Belege dann in ihr Spesenverwaltungssystem eingeben muss.
Die Tagessätze gelten jedoch nur für bestimmte Arten von Ausgaben. Beispielsweise decken Tagessätze in Deutschland in der Regel keine Übernachtungs- oder Reisekosten wie Flugtickets oder Bahntickets ab. Die Mitarbeiter sollten Belege für diese Ausgaben aufbewahren und am Ende ihrer Dienstreise der Buchhaltung vorlegen.
Umgang mit Fremdwährungskosten
Auslandsreisekosten können für die Buchhaltung und für Freiberufler, die ihre eigene Buchhaltung führen müssen, besonders frustrierend sein. Je nach verwendeter Buchhaltungsmethode muss der Währungsumrechnungskurs am Tag der Quittung oder am Tag der Zahlung protokolliert werden. Das bedeutet eine Menge Papierkram.
Die erste Frage lautet: Welcher Währungsumrechnungskurs soll verwendet werden? Banken neigen dazu, einen Aufschlag auf den Wechselkurs zu erheben, um einen Gewinn aus den Geschäften zu erzielen. Es gibt auch einen Eröffnungskurs für den Tag, einen Schlusskurs und einen Mittelkurs. Die Unterscheidung mag pedantisch erscheinen, aber bei großen Unternehmen mit Millionenumsatz könnte die Verwendung des falschen Kurses zu Buchungsfehlern führen.
Die Verwaltung mehrerer Währungen sollte einfach sein
Der Papierkram für all das ist immens. Die ideale Lösung wäre, diese Geschäftsreise-Reisekosten automatisch zu erfassen und die Währungsumrechnung ebenfalls automatisch durchführen zu lassen.
Für Unternehmen, deren Mitarbeiter jährlich in viele verschiedene Länder reisen müssen, kann die manuelle Verwaltung der Währungsumrechnung für mehrere Währungen eine enorme Aufgabe sein. Reisekosten im Ausland sollten möglichst automatisch über ein Spesenmanagement-Tool umgerechnet werden, das mühelos mit Währungsumrechnungen umgehen kann.
Automatische Umrechnung und Spesenerfassung ist die Lösung
Bei der Erfassung von Reisekosten, die nicht durch Tagessätze abgedeckt sind, ergeben sich mehrere Herausforderungen. Diese schließen ein:
- Menschliche Fehler bei der Eingabe von Werten aus Quittungen
- Verlorene Quittungen
- Beschädigte Quittungen
- Währungsumrechnungsprobleme wie oben beschrieben
- Budgetkontrolle und Mehrausgaben – das ist besonders schwierig, wenn ein Unternehmen viele Mitarbeiter hat, die reisen. Ein Unternehmen mag zwar Richtlinien haben, in denen festgelegt ist, wofür Ausgaben getätigt werden dürfen und wofür nicht, aber es wird schnell unmöglich, bei mehr als 100 Mitarbeitern den Überblick zu bewahren.
Die einzige wirkliche Lösung für die oben genannten Probleme ist ein automatisiertes Kostenmanagement-Tool, das:
- Werte auf Quittungen mit fortschrittlicher OCR (Optical Character Recognition) erkennt. Mitarbeiter müssen die Quittung lediglich mit ihrem Smartphone scannen. Die Software extrahiert dann die Werte und fügt sie in die Spesenverwaltungssoftware des Unternehmens ein.
- Durch das sofortige Scannen der Belege gibt es kein Problem mit verlorenen oder beschädigten Belegen. Es sollte eine einfache Unternehmensrichtlinie existieren, die besagt, dass ein Mitarbeiter nur für gescannte Belege eine Vergütung erhält. Dies wird sie ermutigen, Quittungen sofort zu scannen.
- Die Währungsumrechnung erfolgt automatisch, wobei Echtzeit-Wechselkurse aus maßgeblichen Quellen abgerufen werden. Die Software weist beim Kauf automatisch die Währungsumrechnung zu. Keine Abrechnungsfehler mehr.
- Die Budgetkontrolle wird automatisch verwaltet, indem Käufen Kategorien zugewiesen werden. Die Software erkennt, wenn ein Mitarbeiter eine bestimmte Kategorie überschritten hat, und benachrichtigt die Buchhaltungsabteilung, sodass Manager die Budgets strenger kontrollieren können.
Verwenden Sie Jenji, um alle Ihre Spesenanforderungen zu erfüllen
Jenji Spesenverwaltungssoftware bietet all das und noch mehr. Benutzer erhalten eine mobile App, mit der sie während ihrer Geschäftsreisen Reisekosten erfassen können. Am Ende der Reise kann die Buchhaltung eine detaillierte Reisekostenabrechnung erstellen. Die Währungsumrechnung erfolgt automatisch zum Zeitpunkt der Ausgabe. Und Ausgabenüberschreitungen können sofort erkannt werden, sodass Finanzmanager die Ausgaben ihres Unternehmens kontrollieren können.
Das Tool ist auch für Freiberufler nützlich, da es ihnen ermöglicht, ihre Reisekosten schnell und einfach zu ermitteln, um sich auf ihre Steuererklärungen am Jahresende vorzubereiten.
Haftungsausschluss: Dieser Artikel stellt keine Finanz- oder Rechtsberatung dar. Wir können keine Verantwortung für die Richtigkeit der dargestellten Daten übernehmen. Bitte wenden Sie sich bezüglich Ihrer Buchhaltung und Steuern immer an einen qualifizierten Buchhalter oder Juristen.
