Reisekosten: Warum Sie nach drei Monaten Auswärtstätigkeit leer ausgehen könnten

Sind Sie länger als drei Monate für Ihr Unternehmen unterwegs, kann Ihr Anspruch auf eine Rückerstattung der Reisekosten für die Dienstreise entfallen. Sind Sie weniger als drei Monate für Ihr Unternehmen unterwegs, haben Sie  für den gesamten Zeitraum Anspruch auf eine Reisekostenrückerstattung. Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands, der Ihnen in der Zwischenzeit zusteht, setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, die Sie hier nachlesen kannst. Worauf Sie genauer achten müssen , damit Sie nach drei Monaten Geschäftsreise nicht ohne Reisekostenpauschale ausgehen, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Die Dreimonatsfrist im Überblick

Sobald Sie geschäftlich verreisen, beginnt die Zählung einer Höchstdauer von drei Monaten ab dem ersten Tag. Nur in diesen drei Monaten steht Ihnen eine Reisekostenrückerstattung zu, da danach von einer “zweiten Arbeitsstätte” ausgegangen wird. Die Dreimonatsfrist zur Zahlung der Pauschale beschränkt sich dabei jedoch nicht nur, wie man es vermuten könnte, auf eine einzelne Arbeitsstätte, sondern auch auf ein größeres Gelände des gleichen Arbeitgebers. Hier gilt dann die Begrifflichkeit der “großräumigen Tätigkeitsstätte”, die nichts anderes beschreibt als verschiedene Gebäude oder Einrichtungen auf einem Werksgelände.

Ausnahmen und Regelungen zur Dreimonatsfrist

Die Aufenthaltsdauer wird anhand der Tätigkeit an einer Arbeitsstätte oder einer großräumigen Arbeitsstätte gemessen. Ein Neustart der Frist ist generell möglich. Jedoch muss dazu die jeweilige Tätigkeit mindestens vier Wochen unterbrochen werden. In der Zwischenzeit muss dann einer anderen Tätigkeit im Unternehmen oder einer anderen Auswärtstätigkeit nachgegangen werden. Dieser Umstand ist bereits gegeben, wenn Sie beispielsweise am gleichen Ort aber für verschiedene Auftraggeber oder Kunden tätig sind. Zudem greift die dreimonatige Befristung der Spesen nicht, wenn Sie maximal zwei Tage in der Woche an derselben Tätigkeitsstätte arbeiten. Zum leichteren Verständnis haben wir weiter unten Beispiele angebracht.

Beispiele

  • Sie arbeiten seit vier Monaten auf dem Großgelände eines Kunden und pendeln dabei zwischen verschiedenen Standorten auf dem Gelände.

Die Dreimonatsfrist greift hier. Ihnen stehen also nur für die ersten drei Monate Ihrer Auswärtstätigkeit Spesen zu. Der vierte Monat muss vom Arbeitgeber nicht mehr mit einem Verpflegungsmehraufwand vergütet werden.

  • Sie arbeiten zwei Tage in der Woche auswärts für Kunde A, zwei Tage in der Woche auswärts für Kunde B und einen Tag in der Woche sind Sie im Büro oder bei Kunde C. Dies machen Sie schon seit einem Jahr.

Die Dreimonatsregelung entfällt komplett, da Sie mindestens drei Tage in der Woche an derselben Tätigkeitsstätte arbeiten müssen. Sie haben also unbefristeten Anspruch auf die Reisekostenpauschale.

  • Vor fünf Monaten haben Sie für drei Monate für Kunde A gearbeitet. Nun sollen Sie wieder drei Monate für Kunde A arbeiten.

Da zwischen den beiden Auswärtstätigkeiten für Kunde A mindestens vier Wochen liegen müssen und in diesem Fall acht Wochen dazwischen liegen, beginnt die Befristung der Reisekosten von Neuem.

Das Gesetz schreibt hier ganz klare Gegebenheiten vor, die erfüllt sein müssen, wenn der Arbeitgeber Gebrauch von der Dreimonatsfrist machen möchte. Natürlich kann es auch noch andere Faktoren geben, warum Ihnen kein Verpflegungsmehraufwand zusteht. Diese kannst du in unserem Beitrag “Welche Kosten sollen im Rahmen des Bundesreisekostengesetzes erstattet werden?” noch einmal genauer nachlesen.

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Maria Khizhniakova