Was Sie bei der Formulierung einer Reise- und Ausgaben-Richtlinie beachten müssen

Nach den Lockdowns wächst die Anzahl der Geschäftsreisen wieder stetig. Selbstverständlich halten sich die allermeisten Unternehmen an die weiter unten beschriebenen gesetzlichen Bestimmungen zu Dienstreisen, fahren jedoch keine klare Linie was das interne Ausgabenmanagement angeht. Falls Sie Ihr Unternehmen wiedererkennen: Die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen und damit verbundene Tipps zur Formulierung eindeutiger Richtlinien erhalten Sie hier.

 

Was sollte eine klare Reise- und Ausgabe-Richtlinie beinhalten?

Die Reiserichtlinie ist ein zentrales Instrument der Unternehmensführung. Sie beinhaltet neben der internen Handhabung des Spesenmanagements auch die Optionen zur Wahl von Reisemitteln. Dazu werden beispielsweise Maximalbeträge für Hotelübernachtungen, Verpflegungspauschalen, allgemeine Reisekosten sowie die Möglichkeit zur Nutzung verschiedener Flug- und Zug-Gesellschaften festgelegt. Auch die Formulierung unterschiedlicher Richtlinien für verschiedene Teams von Mitarbeitern ist möglich. Alle definierten Punkte sollten dabei jedoch so formuliert werden, dass sie im Ernstfall, beispielsweise falls eine Senkung der Reisekosten notwendig wird, angepasst werden können.

 

Welche gesetzlichen Bestimmungen gilt es zu beachten?

Welche Gelder Mitarbeiter:innen zustehen, wenn sie im Auftrag des Unternehmens eine Dienstreise antreten, wird im Bundesreisekostengesetz klar definiert. Dabei sind Unternehmen nach oben hin natürlich frei in der Formulierung. Die jeweiligen Untergrenzen müssen jedoch zwingend eingehalten werden, sonst drohen hohe Geldstrafen.

 

  • Fahrt- und Flugkosten

Die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln oder Flugzeugen bei einer Geschäftsreise muss immer in Höhe der niedrigsten Beförderungsklasse erstattet werden. Für Mitarbeiter:innen, die einen Behinderungsgrad von min. 50% aufweisen, gilt jeweils die Erstattung der Reisekosten für die nächsthöhere Klasse als Grundlage. 

  • Wegstreckenentschädigung

Hier gibt es zwei verschiedene gesetzliche Regelungen. Es gilt grundsätzlich 0,20 Euro je gefahrenem Kilometer zu vergüten, wenn ein PKW oder ein anderes motorisiertes Fahrzeug verwendet wird. Sobald jedoch ein erhebliches, dienstliches Interesse an der Nutzung des PKWs besteht, bspw. wenn schweres Gepäck befördert oder eine Behinderung des Grades aG vorliegt, müssen 0,30 Euro vergütet werden. Da jedoch auch in vielen anderen Fällen ein dienstliches Interesse vorliegen kann und die deutsche Gesetzgebung an dieser Stelle etwas unklarer wird, empfehlen wir 0,30 Euro zu erstatten.

Der gesetzliche Anspruch auf die Erstattung von Fahrtkosten auf dem Land- sowie Luftweg entfällt, wenn Sie als Arbeitgeber eine kostenfreie und dem Zweck angemessene Alternative anbieten.

  • Tagegeld

Die Untergrenze zur Verpflegungspauschale, auch Tagespauschale genannt, lässt sich anhand verschiedener Faktoren berechnen. Darüber haben wir vor Kurzem in diesem Beitrag berichtet.

  • Übernachtungsgeld

Wenn sich Ihre Angestellten bei einer Dienstreise in einer Unterkunft einbuchen müssen, stehen Ihnen min. 20 Euro für jede Übernachtung zu. Auch hier gilt: Wenn Sie eine kostenfreie Übernachtungsmöglichkeit bereitstellen, entfällt der gesetzliche Anspruch.

  • Auslagenerstattung bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort

Das Tagegeld kann um 50% gekürzt werden, wenn sich Ihr/e Angestellte:r länger als 14 Tage an demselben auswärtigen Geschäftsort aufhält.

  • Aufwands- und Pauschvergütung

Falls Ihr unternehmerisches Spesenmanagement erkennt, dass Geschäftsreisen erfahrungsgemäß einen geringeren Aufwand für die Verpflegung und die Unterkunft benötigen, kann anstelle der Reisekostenabrechnung auch ein Pauschalbetrag festgesetzt werden. Dieser muss jedoch den Reisekosten gegenüber angemessen sein und im Zweifel, bspw. anhand von Belegen vorheriger Dienstreisen, begründet werden können.

  • Erstattung sonstiger Kosten

Alle Kosten, die unmittelbar mit der Erledigung des Geschäfts zutun haben und Ressourcen beschaffen, die dazu notwendig sind, müssen neben den o.g. Kosten als Nebenkosten erstattet werden. Wenn eine Dienstreise entfällt, ohne dass der oder die Geschäftsreisende verantwortlich ist, müssen auch in Vorauszahlung geleistete Beträge vom Arbeitgeber erstattet werden.

 

Welche Vorteile hat eine Reiserichtlinie für das Unternehmen?

Bei der Formulierung der Richtlinie sollten Sie unbedingt berücksichtigen, welches Maß an Transparenz Sie in Ihrem Unternehmen anstreben. Wenn zu jeder Zeit alle Angestellten einsehen können, welche Spesenpolitik Ihr Unternehmen vertritt, gibt es im Nachhinein weniger Verwaltungsaufwand durch Widersprüche oder Anfechtungen durch Ihre Mitarbeiter:innen. Zudem lassen sich durch die Festlegung von Pauschalbeträgen Betrugsfälle im Spesenmanagement vorbeugen. Denn am Ende kann nicht mehr abgerechnet werden, als den Mitarbeitenden pauschal zusteht. Zu guter Letzt werden Ihre Angestellten im Ausgabenmanagement es leichter haben, die Verwaltung der jeweiligen Reisekosten zu handhaben und schneller Analysen durchzuführen, um erhöhte Kostenfaktoren zu identifizieren.

Es bietet sich also auch in Ihrem Unternehmen grundlegend an, eine klar formulierte Spesenpolitik mittels Richtlinie zu etablieren. Dies entlastet an allen Fronten (Mitarbeitende, Management, Geschäftsführung) und beugt Konflikten im Unternehmen effektiv vor.

Maria Khizhniakova