OCR-Software : Konvertiert gescannte Dokumente im Handumdrehen in editierbare, durchsuchbare Dateien

Was ist eine Optical Character Recognition Software (OCR)?

 

OCR-Software (Optical Character Recognition) automatisiert den normalerweise mühsamen Prozess der Datenextraktion aus gedrucktem oder geschriebenem Text.

Die OCR-Software wandelt den Text - z. B. gescannte Dokumente oder Bilddateien - in maschinenlesbare Daten innerhalb editierbarer Computerdateien um, die für eine effiziente Datenverarbeitung genutzt werden können.

Finden Sie heraus, wie es funktioniert und welche Möglichkeiten Sie haben, damit Sie die optimale OCR-Software für Ihr Unternehmen auswählen können.

 

Wie funktioniert eine OCR-Software?

 

Der Prozess, mit dem eine OCR-Software Daten aus Text extrahiert und in bearbeitbare Dateien umwandelt, beginnt, sobald die Datei hochgeladen wird. Dabei verbessert die Software die Gesamtqualität - Dateien sind häufig verzerrt oder enthalten "Rauschen", wie z. B. unterschiedliche Helligkeiten. Dieser Schritt ist wichtig, da unscharfe oder verzerrte Bilder schwer zu interpretieren sind.

Die Software entfernt dann alle Linien, wodurch die Zeichen genau erkannt werden, bevor schließlich die Struktur des Bildes analysiert wird. Das beinhaltet die Erkennung von Textpositionen, Leerzeichen und die Priorisierung wichtiger Textbereiche oder -abschnitte.

Die Zeichenerkennung beginnt mit der Identifizierung einzelner Wörter und ganzer Datenzeilen. Damit bereitet sich die Software auf die Analyse und Korrektur von Fehlern vor. Oftmals enthält die Datei Fehler, die durch gebrochene oder unscharfe Zeichen verursacht werden. Die OCR-Software korrigiert sie durch die Aufschlüsselung und das Beheben der Fehler, wodurch es die relevanten Zeichen genau interpretieren kann.

Sobald die Originaldatei verarbeitet, bereinigt und korrigiert wurde, kann die OCR-Software ihre Hauptfunktion ausführen: das Lesen und Übersetzen von Zeichen. Das Bild jedes Zeichens wird in einen Zeichencode umgewandelt. Nachdem die Datei vollständig interpretiert wurde, kann sie im gewünschten Format gespeichert werden.

 

Unterschiede zwischen klassischer und professioneller OCR-Software

 

Es gibt zwei Arten von OCR-Software, die potenziellen Nutzern zur Verfügung stehen: klassische und professionelle.

  • Klassische OCR-Software: Diese Software wurde für den privaten Gebrauch entwickelt und bietet ausreichende Funktionen für Einzelpersonen, die eine einfache OCR-Lösung brauchen. Daher umfasst die klassische Software nicht so viele Eingabe-, Ausgabe- und Workflow-Optionen wie die professionelle Software. Easy Screen OCR ist beispielsweise eine kostenlose OCR-Software, die auf einer Cloud-basierten, von Google betriebenen Erkennungs-Engine basiert - das heißt, Sie benötigen eine aktive Internetverbindung, damit die Software funktioniert. Dadurch lassen sich Texte aus Screenshots konvertieren, wodurch Nutzer Daten von Websites extrahieren können. Easy Screen OCR unterstützt mehr als 100 Sprachen und ist mit den Betriebssystemen Windows, Mac, iOS und Android kompatibel.

  • Professionelle OCR-Software: Die professionelle OCR-Software wurde für den Einsatz in Unternehmen entwickelt und verfügt über erweiterte Funktionen, die es Firmen ermöglichen, Bilder von praktisch jeder Scan-Quelle schnell und in großen Mengen in die gewünschte editierbare, digitale Datei zu konvertieren. Unternehmen benötigen es normalerweise zur Verarbeitung und Konvertierung von digitalen Dateien wie Quittungen, Verträgen, Rechnungen und Jahresabschlüssen, um die Datenverarbeitung effizienter zu gestalten.

Wie wählt man die richtige OCR-Software aus?

 

Um die richtige OCR-Software auszuwählen, müssen Sie die Funktionalitäten mit Ihrem Verwendungszweck abgleichen. Stellen Sie sich folgende Fragen: Welche Art von Desktop-Plattform verwende ich (Mac oder Windows)? Werde ich die Software für den privaten oder beruflichen Gebrauch nutzen? Welchen Dateityp benötige ich? Sind Präzision, Genauigkeit und Geschwindigkeit wichtig?

Im Internet sind Freemium-Open-Source-Versionen der Software erhältlich, die für den privaten Gebrauch geeignet sind, aber deren Funktionalität möglicherweise nicht für den professionellen Einsatz oder für schwer lesbare Bilder ausreicht. Einige Websites bieten auch einen kostenlosen Service für hochgeladene Bilder an, allerdings ist das Sicherheitsniveau in der Regel niedrig und die Geschwindigkeit der Konvertierung langsam.

Windows-Betriebssysteme verfügen in der Regel über ein grundlegendes OCR-Softwareprogramm, das in die Standard-Foto-Fax-Viewer-Anwendung integriert ist und mit einem standardmäßigen PC-fähigen Scanner kompatibel ist. Das Mac-Betriebssystem dagegen hat diese Software nicht integriert. Einige HP-Drucker (HP Deskjet All-in-One, PhotoSmart All-in-One und Officejet) verfügen ebenfalls über eine OCR-Funktionalität.

Unternehmen, die eine OCR-Software einsetzen möchten, müssen sich daher informieren, welche Software - kostenlos oder käuflich - verfügbar ist, die sowohl mit ihrem Betriebssystem kompatibel ist als auch die erforderlichen Funktionen bietet, wie beispielsweise:

  • Layout-Analyse: Damit kann die Software automatisch alle Spalten von Text, Tabellen und Bildern erkennen.
  • Split-Funktion: teilt lange Dokumente in mehrere kürzere Dokumente auf, um das Hochladen und Verwalten effizienter zu gestalten.
  • Suchfunktion: ermöglicht eine komfortable Suche über Schlüsselwörter, Filter und Titel.
  • Spracherkennung: Bearbeiten, editieren und speichern Sie Dokumente in mehreren Sprachen.
  • Unterstützung mehrerer Formate: Erstellen und speichern Sie Dateien in mehreren Formaten, einschließlich MS Office, PDF und JPG.
  • Digitale Signatur: Erstellen Sie digitale Signaturen auf Dokumenten aus der Ferne, um die Sicherheit zu erhöhen
  • Zusammenarbeit: ermöglicht Teammitgliedern, Kommentare zu verwalten.

Eine allgemeine und zielgerichtete OCR-Software gibt es für Windows, Mac, iOS und Android zu kaufen. Jenji beispielsweise ermöglicht es Anwendern, Quittungen und Rechnungen auf mobilen Geräten - sowohl iOS als auch Android - offline zu konvertieren, zu überprüfen und zu speichern, bevor sie automatisch synchronisiert werden, sobald wieder eine Verbindung aufgebaut wurde.

Jenji
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