Viele Unternehmen regeln die Reisekostenabrechnung der Angestellten selbst im digitalen Zeitalter immer noch manuell. Man hat sich schlichtweg an den hohen Zeitaufwand und die immer wieder auftretenden Fehler gewöhnt. Außerdem leisten Mythen zur automatisierten Abrechnung der Reisekosten ihren Beitrag zum Stillstand in diesem Bereich.
Detaillierte Regelungen sollten heutzutage jedoch für Klarheit sorgen, statt Verwirrung zu stiften. Allerdings zeigt sich in Unternehmen vor allem beim Verpflegungsmehraufwand und der Reisekostenabrechnung das genaue Gegenteil, obwohl Lösungen bereits verfügbar sind.
Dieser Artikel räumt mit den Mythen zur automatisierten Reisekostenabrechnung auf und zeigt, was schon heute möglich wäre.
Was versteht man unter einer Automatisierung der Reisekostenprozesse?
Wenn Mitarbeiter von ihrer Geschäftsreise zurückkehren, steht bereits die nächste Aufgabe an: die Reisekostenabrechnung. Das heißt, jede Ausgabe und Pauschale muss nun penibel erfasst und manuell in Excel-Listen oder Vorlagen eingegeben werden.
Im Anschluss wird sie von der Buchhaltung geprüft und mit dem Management abgestimmt. Nach der Freigabe werden die Spesen schließlich manuell erstattet. Dieser gesamte Vorgang ist nicht nur mühsam, er kostet unheimlich viel Zeit, die die Mitarbeiter effizienter für die Kernaufgaben des Unternehmens einsetzen könnten.
Eine Automatisierung würde das zudem beschleunigen. Mit dem Einsatz von entsprechender Software und digitalen Tools, wie zum Beispiel Smartphone Apps, kann ein automatisierter, reibungsloser Prozess zur Abrechnung der Reisekosten implementiert werden.
Mitarbeiter könnten so bereits während ihrer Dienstreise ihre Belege digitalisieren und alle Pauschalen erfassen. Die Automatisierung der Reisekostenprozesse würde die Abrechnung entsprechend der Richtlinien einfacher, besser und schneller machen. Das wäre ein gewaltiger Meilenstein für den langfristigen Unternehmenserfolg.
Welche Mythen gibt es zur automatisierten Reisekostenabrechnung?
Dennoch bleiben viele Unternehmen – egal ob groß oder klein – bei ihren Excel-Vorlagen, aufgeklebten Quittungen und komplexen Richtlinien, mit denen sich die Mitarbeiter jedes Mal aufs Neue bei der Abrechnung der Spesen herumschlagen müssen. So ist es nicht verwunderlich, dass diese Aufgabe nicht gerade beliebt bei den beteiligten Mitarbeitern ist.
Vieles hat sicherlich auch mit den Mythen zu tun, die sich um die automatisierte Reisekostenabrechnung ranken. Nachfolgend finden Sie vier Mythen, warum Unternehmen nicht von der manuellen zur automatisierten Reisekostenabrechnung wechseln wollen.
Reisekosten sollten am besten vom Buchhaltungsteam manuell erledigt werden
Die Abrechnung der Reisekosten ist eine wichtige Aufgabe der Buchhaltung. Dennoch ist die Auffassung, dass dies am besten manuell erledigt wird, nicht mehr wirklich aktuell. Digitale Lösungen und Smartphone Apps erlauben es inzwischen, die Reisekostenabrechnung in einem gemeinsamen Dashboard zu erledigen, auf das alle Beteiligten Zugriff haben.
Die angefallenen Reisekosten können so noch während der Dienstreise oder auf dem Weg nach Hause vom Mitarbeiter gescannt, digitalisiert, verwaltet und eingereicht werden. Alle Pauschalen und Belege erscheinen dann in Echtzeit in ihrem System und können direkt vom Management freigegeben werden. So wird eine lästige Aufgabe zu einer angenehmen.
Eine automatisierte Reisekostenabrechnung lohnt sich nicht für kleinere Unternehmen
Der nächste Mythos dreht sich um die Unternehmensgröße. Viele Unternehmer glauben nämlich, dass sich eine automatisierte Reisekostenabrechnung nur für große Unternehmen lohnt. Doch auch diese Einstellung ist veraltet. Inzwischen gibt es mehr als nur die standardisierte Lösung für alle oder die individuelle, jedoch äußerst kostspielige, Alternative.
Heutzutage lassen sich digitale Lösungen perfekt an die Unternehmensgröße anpassen. Das gilt auch für die automatisierte Reisekostenabrechnung, die außerdem mit den steigenden Ansprüchen des Unternehmens mitwachsen kann. Auf diese Weise wird die Bearbeitungszeit der Reisekostenabrechnung reduziert und die Abrechnung der Spesen beschleunigt.
Die Implementierung von Reisekostensoftware ist zu teuer und zu aufwändig für kleinere Unternehmen
Dieser Mythos hängt inhaltlich mit dem vorangegangenen Mythos zusammen, da viele Unternehmer die Implementierung von Reisekostensoftware für zu kostspielig und zu aufwändig halten.
Das können nach ihrer Ansicht nur große Unternehmen mit entsprechendem Kapital und den nötigen Ressourcen leisten, die kleinere Unternehmen natürlich nicht haben. Doch auch das ist nicht korrekt. Es muss nur die richtige Lösung gefunden werden.
Wie bereits angesprochen können digitale Lösungen problemlos an das jeweilige Unternehmen angepasst werden, was sich auch positiv in den Kosten niederschlägt. Zum anderen lässt sich eine Reisekostensoftware im digitalen Zeitalter wesentlich schneller, verlässlicher und mit weniger Aufwand implementieren als noch vor 10 oder 20 Jahren.
Fehler in der Reisekostenabrechnung können ohnehin nicht vermieden werden
Fehler sind menschlich und außerdem sehr ärgerlich. Die Reisekostenabrechnung der Mitarbeiter ist hier keine Ausnahme. Dennoch werden nach wie vor viele fehlerhafte Abrechnungen eingereicht.
Dass Fehler immer mal wieder passieren können, ist an sich korrekt, doch lässt sich die Anzahl mithilfe automatisierter Lösungen deutlich reduzieren. Dadurch wird der Vorgang auch um einiges verlässlicher und sicherer.
Doch die Automatisierung hat neben der Fehlervermeidung noch einen weiteren Vorteil. Allen Beteiligten fällt der gesamte Prozess leichter, wodurch dieser schneller abgewickelt werden kann. Dies spart somit nicht nur wertvolle Zeit, sondern steigert auch die Effizienz.
Wie Jenji die folgenden Mythen zerstört
Jenji bietet Unternehmen die Möglichkeit, das gesamte Spesenmanagement vollständig digital zu erledigen und auf die jeweiligen Bedürfnisse anzupassen. So wird die Verwaltung der Reisekostenabrechnung auch für kleinere Unternehmen möglich, ohne gleich den finanziellen Rahmen zu sprengen.
Mit Jenji sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und reduzieren Fehler auf ein Minimum, da Richtlinien hinterlegt werden können. Außerdem können sie ihre Mitarbeiter für ihre Dienstreisen über Jenji Pay mit Zahlungskarten ausstatten, die problemlos in die bestehende Jenji-Plattform integriert werden können.
Sind die Mitarbeiter dann auf Geschäftsreise, können sie noch währenddessen mithilfe der kostenlosen Jenji App den Quittungsscanner für Geschäftsausgaben verwenden, digitale Rechnungen importieren, das Tagegeld beantragen und Fahrtkosten mithilfe des präzisen Kilometerzählers angeben – in Echtzeit und in nur einer Oberfläche.
So gehen ihre Mitarbeiter die nächste Geschäftsreise immer mit einem guten Gefühl an.
