Jeden Monat müssen Unternehmen aufs Neue alle Belege des Vormonats sammeln und ihre Buchhaltung abschließen. Dieser Prozess wird als Monatsabschluss bezeichnet und kann für die Geschäftsführer oder die Finanzabteilung eine entmutigende und besonders mühsame Aufgabe sein. Mit dem richtigen Wissen und den richtigen (technischen) Hilfsmitteln kann der Monatsabschluss jedoch leichter, schneller und fehlerfreier erledigt werden.
In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie über den Monatsabschluss wissen müssen und warum die Nutzung einer Software bei der Erstellung des Abschlusses nützlich ist.
Was ist der Monatsabschluss?
Beim Monatsabschluss werden alle Transaktionen des Vormonats gesammelt und in der Buchhaltung des Unternehmens erfasst. Dieser Prozess ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, er stellt auch sicher, dass Entscheidungsträger, wie der Inhaber oder der Finanzvorstand, laufend aktuelle Zahlen des Unternehmens erhalten.
Abhängig von der Größe des Unternehmens wird der Monatsabschluss entweder vom Geschäftsführer, dem Finanzteam oder dem Buchhaltungsteam erstellt. Oft wird zur Unterstützung auch ein Steuerberater oder eine externe Buchhaltungsfirma herangezogen.
Wozu dient der Monatsabschluss und wer ist dazu verpflichtet?
Der Monatsabschluss dient dazu, einen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen und KPIs des Unternehmens zu geben. Dieser Bericht enthält alle Informationen über Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerte und Verbindlichkeiten. Anhand dessen lassen sich auch monatlichen Gewinne oder Verluste berechnen.
Der Monatsabschluss ist zudem die Grundlage für die Berechnung der Mehrwertsteuer (oder Umsatzsteuer) und notwendig für die Erstellung der Zusammenfassenden Meldung. In weiterer Folge wird auch der Jahresabschluss und die Bilanz anhand der monatlichen Buchhaltungsauswertungen erstellt.
Grundsätzlich ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, über seine Ein- und Ausnahmen Buch zu führen. Der Umsatz und der Gewinn des Vorjahres entscheiden jedoch darüber, ob eine einfache Buchhaltung mit Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) ausreicht oder ob es notwendig ist, eine doppelte Buchhaltung zu führen. Die Pflicht zur doppelten Buchhaltung besteht in Deutschland für alle Unternehmen, die im Vorjahr mehr als 600.000 EUR Umsatz oder 60.000 Gewinn erzielt haben. Dann muss eine Bilanz und eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellt werden.
So wird ein Monatsabschluss erstellt
Die Basis für jeden Monatsabschluss sind Belege. Immerhin gilt in der Buchhaltung die Regel: keine Buchung ohne Beleg.
Diese Belege müssen im ersten Schritt gesammelt und auf Vollständigkeit & Richtigkeit überprüft werden. Sobald alle Belege des Vormonat beisammen sind, geht es darum, diese zu gliedern. Es gibt zwar gesetzliche Mindestvorgaben, aber grundsätzlich kann das Unternehmen selbst entscheiden, wie detailliert die Daten ausgewertet werden.
Üblich ist es, Einnahmen von Ausgaben zu trennen und diese in verschiedene Unterkategorien nochmals aufzuschlüsseln. So werden die Transaktionen zum Beispiel zu Mietaufwand, Bürokosten, Personalaufwand oder Werbeausgaben zugeordnet. Den Umsatz kann man nach verschiedenen Produkten oder Dienstleistungen unterscheiden. Dadurch ist es einfach, den monatlichen Deckungsbeitrag, die anfallenden Steuern und den Gewinn (oder Verlust) zu berechnen.
Häufig wird in diesem Zusammenhang auch eine offene Posten Liste erstellt. Diese gibt Aufschluss darüber, welche Forderungen von Kunden noch nicht bezahlt wurden und wo es Sinn macht, eine Zahlungserinnerung ohne Mahnung zu schicken.
Der Monatsabschluss ist also nicht nur ein Bericht, der ohne Nutzen erstellt wird. Er gibt einen detaillierter Einblick in die Finanzkennzahlen des Unternehmens und stellt für Entscheidungsträger ein wichtiges Instrument zur Planung & Steuerung im Unternehmen dar. So können Sie als Unternehmer beispielsweise ablesen, in welchen Bereichen Kosten eingespart werden könnten oder welche Produktsparten des Unternehmens besonders profitabel sind.
Herausforderungen bei Erstellung des Monatsabschlusses
Der Monatsabschluss bringt viele Herausforderungen mit sich. In den meisten Unternehmen muss auch im Jahre 2022 noch viel manuell gemacht werden. Das ist eintönige, zeitaufwendige und ineffiziente Arbeit, die niemanden Spaß macht! Aber bei der Erstellung der monatlichen Buchhaltung gibt es auch noch viele weitere Probleme. Diese sind oft einer schlechten Organisation im Unternehmen geschuldet.
Mühsame Zusammenarbeit im Team
In den meisten Fällen sind mehrere Personen am Monatsabschluss beteiligt. Das führt oft zu zeitaufwändiger Kommunikation. Zum Beispiel, wenn eine Rechnung nicht auffindbar oder nur in Papierform vorhanden ist. So muss man bei mehreren Personen oder Abteilungen nachfragen, um an den Beleg zu kommen. Manchmal sind Belege auch überhaupt nicht mehr auffindbar - dann müssen Ersatzbelege erstellt werden. Das kostet wiederum Zeit und Nerven.
Mangelnde Transparenz des Prozesses
Gerade in Finanzteams gibt es oft keine standardisierten Prozesse und jedes Teammitglied macht den Monatsabschluss auf seine eigene Art und Weise - ohne Dokumentation. Das macht die Erstellung des Monatsabschlusses intransparent, ineffizienter und fehleranfälliger.
Kein Zugang zu Echtzeitdaten
Ein weiteres Problem ist, dass man nicht über alle Daten oft nicht vollständig sind. So kann es sein, dass Rechnungen z.B. noch nicht erfasst wurden. Das ist häufig bei Spesenrechnungen der Fall, die Ihre Mitarbeiter erst Monate später einreichen. Es ist daher durchaus üblich, dass der Monatsabschluss im Nachhinein nochmals korrigiert werden muss, was erneut Zeitaufwand und Zusatzkosten verursacht.
Ineffektive Automatisierung
Auch wenn bereits Software zur automatisierten Erfassung von Belegen verwendet wird, wird das Potential der Tools oft nicht zur Gänze genutzt. Ein falsches Setup der Belegerfassung kann viele händische Korrekturen erfordern, die im Endeffekt alle Zeiteinsparungen durch Software wieder auffressen.
Monatsabschluss mit Software
Eine gut implementierte Buchhaltungssoftware vereinfacht die Erstellung des Monatsabschlusses erheblich. Besonders nützlich sind Tools wie Jenji, die automatisiert Belege sammeln, Auswertungen erstellen und die volle Kraft von künstlicher Intelligenz nutzen.
Unsere Software macht es möglich, alle Daten jederzeit an einem Ort zu haben. Das ist nicht nur praktisch, sondern schafft auch volle Transparenz. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass manuelle Eingaben fast vollständig durch das AI automatisiert erledigt werden. Das spart eine Menge Zeit und verhindert menschliche Fehler.
Außerdem verfügt die Jenji über zahlreiche Integrationen und Schnittstellen mit den beliebtesten ERP-, CRM- und Personalsystemen. Dadurch greift die Software nahtlos in ihre anderen Systeme über, was die Arbeit erheblich erleichtert.
Der Einsatz von Buchhaltungssoftware bringt bei der Erstellung des Monatsabschluss also fast nur Vorteile und wird in Zukunft immer größere Rolle spielen. Wenn Sie noch keine Software im Einsatz haben, können Sie Jenji jetzt kostenlos testen.
