Die deutsche MAN Truck & Bus Gruppe ist eines der führenden europäischen Unternehmen im Bereich Verkehrstechnik. Das Unternehmen bietet unter anderem Lkw und Busse an und will durch niedrige Betriebskosten und einen effizienten After-Sales-Service die Rentabilität von Verkehrsunternehmen steigern. Eine der Prioritäten des Unternehmens ist es, die Nummer 1 bei der Kundenzufriedenheit zu sein.

Auf der Suche nach einer innovativen und internationalen Lösung

Bei MAN Truck & Bus war die Verwaltung der Betriebsausgaben sehr ineffizient und mühsam. Diese fehlende Optimierung war für das Unternehmen schädlich und bedeutete erhebliche finanzielle Verluste.

Nach einem Vergleich bestehender Lösungen und einer Ausschreibung konnten die Flexibilität, Reaktionsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit von Jenji die französische Tochtergesellschaft MAN überzeugen. Dieser letzte Punkt war unabdingbar, da die gewählte Lösung das Leben der Vertriebsmitarbeiter, die in Frankreich und im Ausland reisen müssen, vereinfachen sollte.

Dank der Anpassungsfähigkeit von Jenji können 36 Arten von Ausgaben verwaltet werden

Die Lösung ist perfekt in das Buchhaltungsmanagement von MAN integriert, insbesondere durch die einfache Anbindung an das komplexe IS-Ökosystem, das alle Mitarbeiterdaten umfasst, die in Jenji eingepflegt werden müssen. Eine effizientere Verwaltung der Betriebsausgaben musste auch durch eine Befreiung von Belegen in Papierform erfolgen. Das Angebot von Jenji Vault in Zusammenarbeit mit Docaposte hat die Erwartungen des Unternehmens voll und ganz erfüllt.

Ein sehr effektiver Gewinn: schnelle Erstattung für 390 Mitarbeiter

Die Integration von Jenji in die SAP-Buchhaltungssoftware hat dem Unternehmen insbesondere im Hinblick auf die Umsatzsteuerrückerstattung viel Zeit erspart. So wurden in nur 5 Monaten mehr als 7.000 Ausgaben von fast 390 Mitarbeitern validiert.

Dank der Möglichkeit, Obergrenzen und doppelte Warnungen einzurichten, wurde die Ausgabenkontrolle erheblich erleichtert. Es kam dadurch zu viel weniger Streitfällen.

Immer neue Entwicklungen für die Zukunft

Durch die Zusammenarbeit mit Jenji hat MAN seine Effizienz stark gesteigert und das Unternehmen will so weitermachen. Begeistert von den exzellenten zwischenmenschlichen Fähigkeiten und dem Vertrauen, das mit den immer sehr reaktionsschnellen Teams von Jenji geschaffen wurde, möchte MAN die Lösung so weiterentwickeln, dass sie den Bedürfnissen des Unternehmens immer besser entspricht.

Demnächst werden daher auch die Dienstreisekosten, die von ihrem Gruppenreisebüro verwaltet werden, enthalten sein.

Darüber hinaus soll eine von URSSAF geforderte und bereits auf der Webplattform implementierte spezifische Regel demnächst mobil verfügbar sein: die Berechnung des Mindestabstands zwischen Arbeitsplatz und Verpflegungsort für Mitarbeiter, um zu prüfen, ob die Ausgaben von Verpflegungskosten zulässig sind.