Stellen Sie sich vor, Sie fliegen für eine Geschäftsreise in die USA und bereits kurze Zeit nach dem Aussteigen aus dem Flugzeug merken Sie, dass ihr Hals kratzt und ihre Glieder schmerzen. Oder Sie brechen sich auf dem Weg zu einem wichtigen Kundentermin einen Arm, weil Sie auf dem frisch gewischten Boden der Hotellobby ausgerutscht sind.
Um auf solche und ähnliche Situationen vorbereitet zu sein, klärt Sie dieser Artikel darüber auf, was Sie im Falle eines Unfalls oder Krankheit zu beachten haben, wie es um den Versicherungsschutz steht und was mit der Reisekostenabrechnung zu tun ist.
Unfall oder Krankheit während der Geschäftsreise
Wenn Sie beruflich viel reisen, dann kennen Sie es bestimmt, dass ein Infekt oder leichte Schmerzen zwar unangenehm sind, man sich aber aufgrund der vereinbarten Termine zusammenreißt und die Dienstreise bestmöglich durchführt. Bei einem Unfall mit nötiger Operation sieht das natürlich anders aus.
Egal ob Krankheit oder Unfall, egal ob harmlos oder ernst, jede Situation ist individuell und nicht immer läuft alles wie zu Hause ab. Sowohl ein Unfall als auch eine Krankheit haben nicht nur Auswirkungen auf den Reisenden, sondern auch auf den Arbeitgeber und Arbeitskollegen, die möglicherweise spontan für den verhinderten Kollegen einspringen.
Versicherungsschutz auf Dienstreisen
Dienstreisen sind inzwischen ein wichtiger Bestandteil für alle Unternehmen. Sobald Mitarbeiter auf eine Geschäftsreise entsendet werden, sollte eine Dienstreiseversicherung vorliegen. Denn Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht gegenüber ihren Mitarbeitern.
Innerhalb Europas können gesetzlich Versicherte zwar ihre Versicherungskarte einsetzen, bei Reisen außerhalb Europas müssen die Kosten jedoch meist vom Betroffenen vorgestreckt werden. Diese werden dann von der Firma über die Dienstreiseversicherung erstattet. Daher sollten Geschäftsreisende im Vorfeld das Vorhandensein dieser Versicherung prüfen.
Übrigens: Private Auslandskrankenversicherungen greifen in diesen Fällen meist nicht, da oftmals Krankheitskosten aufgrund von beruflichen Geschäftsreisen ausgeschlossen sind.
Eine Verletzung während einer Geschäftsreise, wie der bereits erwähnte gebrochene Arm, zählt in der Regel als Arbeitsunfall. Versichert ist dabei alles, was in Zusammenhang mit der Dienstreise steht und nicht nur die Dauer des geschäftlichen Termins.
Dies beinhaltet somit auch die gesamte Vorbereitung der Dienstreise, inklusive des Weges zum Hotelzimmer oder das Lösen der Bahnkarte. Auch die Fahrt zu einem entfernten Restaurant kann abgedeckt sein, wenn nicht nur private Gründe für den Besuch vorliegen.
Dieser Versicherungsschutz gilt allerdings nicht, wenn die Tätigkeiten vor Ort nicht mit der Dienstreise in Verbindung stehen, wie etwa Freizeitaktivitäten. Die Versicherung entfällt ebenfalls, wenn Mitarbeiter noch ein paar private Tage an die Geschäftsreise anhängen.
Was tun Sie im Falle eines Unfalls auf einer Geschäftsreise?
Sollte Ihnen auf einer Geschäftsreise etwas widerfahren, sind Sie verpflichtet, unverzüglich ihren Arbeitgeber zu informieren und sich krankzumelden. So wie zu Hause auch. Sie müssen die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit sowie Ihren Aufenthaltsort mitteilen.
Dies sollte so schnell wie möglich geschehen, egal auf welche Art. Die Kosten hat zudem die Firma zu tragen. Schließlich kann der Arbeitgeber seiner Fürsorgepflicht nur nachkommen, wenn er weiß, wie es um den Gesundheitszustand seiner entsendeten Mitarbeiter geht.
Daneben sollten Sie auch an ihre Kunden beziehungsweise Geschäftspartner denken. Im Falle eines Unfalls (oder auch bei Krankheit) sollten Sie Ihre Termine absagen und verschieben oder dies durch Ihre Kollegen erledigen lassen. Es kann zudem sinnvoll sein, Ihre Kollegen, falls diese kurzfristig für Sie einspringen, mit Updates zu Terminen zu versorgen.
Zu guter Letzt sollten Sie im Zweifel immer einen Arzt aufzusuchen und sich untersuchen lassen. Was Sie zu Hause tun würden, ist meist auch auf Dienstreisen sinnvoll. Gerade bei Geschäftsreisen ins nicht-europäische Ausland kommen Sie schnell mit Krankheitserregern in Kontakt (Insekten, Trinkwasser, …), die ihr Immunsystem negativ beeinflussen können.
Wie funktioniert die Reisekostenabrechnung auf unterbrochenen Dienstreisen?
Wenn ein Arbeitnehmer seine Geschäftsreise aufgrund eines Unfalls oder Krankheit gar nicht erst antreten kann, werden logischerweise keine Spesenkosten gewährt. Bei verspätet angetretenen oder vorzeitig beendeten Reisen ist die Sache ebenfalls eindeutig. Es werden nur für die tatsächlichen Tage Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten bezahlt.
Doch wie sieht das Spesenmanagement aus, wenn der Mitarbeiter bei einer mehrtägigen Dienstreise zwischendurch ausfällt, diese jedoch später wieder fortsetzt?
Sofern der Mitarbeiter zur Genesung nicht nach Hause in seine Wohnung fährt, kann der Arbeitgeber für die im Ausland verbrachten Krankheitstage Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten weiterhin steuerfrei erstatten. Dies basiert auf der Grundlage, dass Krankheitstage bei einer Auslandstätigkeit wie Arbeitstage zu sehen sind.
Auch bei den Reisekosten (An- und Abreise) ändert sich wenig, da der Arbeitnehmer seine Anreise bereits erledigt hat und seine Rückreise, wenn auch verspätet, wie geplant antritt.
Sollten Sie jedoch ins Krankenhaus müssen, kann es unter Umständen sein, dass für volle Krankenhaustage kein Verpflegungsmehraufwand und keine Übernachtungskosten gewährt werden.
Wie vermeiden Sie Krankheit und Unfall auf der Dienstreise?
Wenn sie auf eine Geschäftsreise gehen, dann ist die Gesundheit das A und O. Natürlich können Sie einen gebrochenen Arm nicht mit ein paar Stunden Schlaf auskurieren, dennoch lassen sich manche Krankheiten noch rechtzeitig abwehren, bevor Sie ausbrechen.
Dazu gehören vor allem ausreichend Schlaf und eine gesunde Ernährung. Gerade Menschen, die in einer fremden Umgebung wie Hotelzimmern Probleme beim Einschlafen haben, können sich mithilfe von Ritualen oder einem Spa-Bereich von diesem Stress befreien.
Auch die Ernährung kommt auf Geschäftsreisen aufgrund der fehlenden Zeit oftmals zu kurz. Dann wird viel zu schnell zu Fast Food gegriffen. Die Ernährung sollte jedoch ausgewogen sein und Vitamin C sowie Zink enthalten. Eine sportliche Betätigung sollte ebenfalls in die Reiseplanung inkludiert werden, um so das Immunsystem zu stärken.
Daneben kann eine Reiseapotheke inklusive Nasenspray, Kopfschmerztabletten, Mitteln gegen Magenverstimmungen und Schmerzmitteln hilfreich sein. Sollten Sie diese vergessen haben, können Sie an der Hotelrezeption nach dem Standort für die nächste Apotheke fragen.
