Kostenkontrolle in KMU : warum ist es wichtig?

Der Aufbau eines Unternehmens ist eine der anstrengendsten und lohnendsten Erfahrungen, die man erleben kann. Leider überdauern die meisten Unternehmen nicht länger als eine Handvoll Jahre, was zum Teil auf ein schlechtes Finanzmanagement zurückzuführen ist.

Eine der besten Möglichkeiten, die Finanzen Ihres Unternehmens richtig zu verwalten, ist die Einführung eines soliden Kostenkontrollmodells. Aber nicht jeder weiß, wie man das anstellt (oder was es beinhaltet).

 

Was ist Kostenkontrolle?

Bei der Kostenkontrolle geht es darum, Abweichungen von der Kostenbasis zu messen und wirksame Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um Kostenüberschreitungen zu minimieren. Die Umsetzung dieser Kontrollebene kann sich langfristig sehr positiv auf den Gewinn auswirken. Die Kostenkontrolle umfasst die folgenden vier Schritte:

  • Festlegen einer Basislinie: Durch die Festlegung von Standard- oder Basiskosten können Sie die tatsächlichen Kosten vergleichen und Unterschiede feststellen. Diese Standards können auf historischen Ergebnissen, einer angemessenen Verbesserung der historischen Ergebnisse oder einem theoretisch bestmöglichen Kostenniveau beruhen. Die durchschnittliche Alternative wird im Allgemeinen als die beste angesehen, da sie einen erreichbaren Standard setzt.

  • Abweichungsberechnung: Die Abweichungsberechnung zwischen den tatsächlichen Ergebnissen und dem Standard oder der Basislinie kann im ersten Schritt festgestellt werden. Besonderes Augenmerk wird auf die Ermittlung ungünstiger Abweichungen gelegt, d. h. auf jene Ist-Kosten, die höher sind als erwartet. 

  • Untersuchung der Abweichungen: Durch eine gezielte und detaillierte Recherche der Ist-Kosten-Informationen kann der Grund für eine ungünstige Abweichung ermittelt werden.

  • Ergreifen von Maßnahmen: Auf der Grundlage der im vorangegangenen Schritt gefundenen Informationen können Sie die erforderlichen Korrekturmaßnahmen ergreifen, um das Risiko anhaltender ungünstiger Kostenabweichungen zu verringern.


Kostenmanagement vs. Kostenkontrolle: Was ist der Unterschied? 

Wenn wir über Kostenmanagement sprechen, können Sie wahrscheinlich verwirrt sein, denn Kostenmanagement und Kostenkontrolle sind zwei Begriffe, die oft verwechselt werden.

Das Kostenmanagement befasst sich mit der Planung und Budgetierung, während sich die Kostenkontrolle mit den tatsächlichen Kosten und den Maßnahmen befasst, die aufgrund dieser Kosten ergriffen werden. Wenn ein Unternehmen beispielsweise ein Budget für das kommende Jahr aufstellt, nutzt es das Kostenmanagement, um es zu erstellen. Zunächst beginnt das Unternehmen mit einem Planungsprozess, bei dem es um die Produkte oder Dienstleistungen geht, die es anbieten möchte, und um die Art und Weise, wie diese an die Kunden geliefert werden sollen. Die Planungsphase sollte auch erste Finanzprognosen umfassen, die später in das Budget einfließen werden. In einem nächsten Schritt müssen die Unternehmen die mit diesen Prozessen verbundenen Kosten abschätzen und anhand dieser Zahlen ein Budget oder eine Basislinie erstellen, an der sie sich messen können.

An dieser Stelle kommt die Kostenkontrolle ins Spiel. Während das Kostenmanagement also den gesamten Lebenszyklus eines Projekts abdeckt, wird die Kostenkontrolle als eine separate Maßnahme dieses Zyklus betrachtet. 

 

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Wege zur effektiven Kostenkontrolle in Ihrem Kleinunternehmen

Um ein wirksames Kostenkontrollsystem zu haben, sollten Sie auf eine genaue Budgetierung achten, einschließlich einer Möglichkeit, Budgetabweichungen in Echtzeit zu messen. Wenn Sie z. B. ein Projekt leiten, wollen Sie proaktiv Abweichungen im Budget messen und schnell auf Abweichungen wie Kostenüberschreitungen reagieren, um einen reibungslosen Projektablauf zu gewährleisten. Oder wenn andererseits Ihre Produktions- und Outputkosten erheblich gestiegen sind, sollten Sie nicht bis zum Jahresende warten, um die Probleme zu beheben, die den Anstieg der Produktionskosten verursacht haben. Wie können Sie also die Kostenkontrolle in Ihrem Unternehmen optimieren?

 

Arbeit an einer angemessenen Budgeterstellung

Der beste Weg zur Einführung von Kostenmanagement- und Kontrollverfahren ist die Aufstellung eines Budgets. Nehmen Sie sich die Zeit, ein Budget zu erstellen, das nicht nur eine grobe Schätzung ist, sondern historische Daten als Grundlage verwendet. Wenn Sie mit diesem Verfahren nicht zurechtkommen, sollten Sie ein Budget auf Nullbasis in Erwägung ziehen, das es Ihnen ermöglicht, bei Null anzufangen und jede Betriebsausgabe zu rechtfertigen, bevor Sie sie in Ihr Budget aufnehmen.

 

Behalten Sie den Überblick über den Bestand       
     

Die Höhe des Lagerbestands kann eine große Rolle dabei spielen, ob die Gewinne steigen, fallen oder gleich bleiben. Wenn Sie Waren verkaufen, müssen Sie lernen, auf dem schmalen Grat zwischen einem ausreichenden Lagerbestand zur rechtzeitigen Erfüllung von Aufträgen und einer Überbevorratung zu wandern, die die Kosten in die Höhe treibt und in Verschwendung enden kann.

Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Bestand ein Verfallsdatum hat. Wenn Sie Ihren Bestand richtig verwalten, werden Ihre Kosten wahrscheinlich auch sinken.

 

Analysieren Sie die Zahlen

Wenn Sie am Ende des Monats einen Blick auf Ihren Jahresabschluss werfen, stellen Sie fest, dass Ihr Nettoeinkommen viel niedriger ist als erwartet. Doch um dem unerwarteten Gewinnrückgang auf den Grund zu gehen, müssen Sie wissen, warum er so niedrig ist. Sind Ihre Fixkosten höher als in der ursprünglichen Finanzplanung angenommen? Hat Ihr Lieferant die Preise erhöht?  All diese Faktoren können sich auf Ihren Gewinn auswirken, aber Sie können das Problem nicht beheben, wenn Sie nicht wissen, was die Ursache ist. Wenn Ihre Kosten beispielsweise aufgrund von Preisänderungen der Zulieferer gestiegen sind, müssen Sie das Problem mit Korrekturmaßnahmen angehen, wozu auch die Aushandlung einer Preissenkung oder sogar ein Wechsel des Zulieferers gehören kann. Indem Sie das Problem genau identifizieren, gewinnen Sie die Kontrolle über Ihre Kosten zurück und können damit beginnen, auf Ihr Ziel der Gewinnsteigerung hinzuarbeiten.

 

Wie die Spesenmanagementlösung Ihnen helfen kann

Um die Kostenkontrolle zu vereinfachen, die Produktivität zu steigern und das Endergebnis zu verbessern, setzen Unternehmen auf automatisierte Software zur Kostenabrechnung. Die Jenji Spesenverwaltungssoftware enthält ein Dashboard, das die Spesendaten der Mitarbeiter zusammenstellt und sie in einem leicht verständlichen visuellen Format mit Diagrammen und anderen Grafiken darstellt. Manager können Kennzahlen einsehen, z. B. wie viel ein Unternehmen pro Mitarbeiter oder pro Kategorie ausgibt oder wie lange es durchschnittlich dauert, Spesenabrechnungen zu genehmigen.  Verbesserte Berichte helfen bei der Finanzplanung und -analyse, da Unternehmen ihre aktuellen Ausgaben bewerten und Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung finden können.

Wenn Sie mehr über unsere Spesenmanagement-Lösung erfahren möchten, beraten wir Sie gerne! Zögern Sie nicht und kontaktieren Sie unser Team unter sales@jenji.io 

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