Fehlerkultur im Unternehmen – Wie Sie Einsparungen in Ihrem Spesenmanagement realisieren

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Einem Unternehmen entstehen durch absichtliche oder unabsichtliche Fehler seiner Mitarbeitenden bei der Spesenabrechnung jeden Monat Kosten. Wie reagieren Mitarbeitende, wenn sie sich eines Fehlers bewusstwerden? Welche Konsequenzen ziehen Fehler der Mitarbeitenden in einem Unternehmen nach sich? Wir erklären Ihnen in diesem Artikel, wie und warum die sogenannte Fehlerkultur in einem Unternehmen diese Fragestellungen beantwortet. Und wie Sie mit dem richtigen Umgang mit Fehlern und einer praktischen Spesen-App unnötige Ausgaben im Spesenmanagement vermeiden.

 

Fehlerkultur – Wie gehen Unternehmen in Deutschland mit Fehlern um? 

Eine 2021 veröffentlichte internationale Studie von Veritas Technologies mit 11‘500 Büroangestellten ergab: 40 % der deutschen Umfrageteilnehmenden, denen ein Fehler im Datenmanagement unterlaufen war, versuchten, diesen zu verheimlichen. Die Mehrheit gab an, sich geschämt zu haben. Die Angst vor persönlichen Konsequenzen und vor Ärger mit der IT-Abteilung waren weitere Gründe, die Fehler zu vertuschen. Im Jahr 2018 kam eine Studie der Unternehmensberatung Ernst & Young in der Automobilbranche zum selben Schluss: 57 % der befragten Mitarbeitenden erklärten, dass «dass in den Unternehmen Fehler vertuscht werden und unethisches Verhalten kollektiv gebilligt wird, weil man als Überbringer schlechter Nachrichten schnell zum Bauernopfer wird». Der Fehlerforscher Prof. Michael Frese zeichnet ein ähnlich düsteres Bild. Er hat in seiner Studie die Fehlerkultur in 61 Ländern verglichen. Deutschland kommt bezüglich des Umgangs mit Fehlern auf Platz 60. Nur in Singapur werden Fehler noch weniger toleriert als in Deutschland – und kleinste Fehltritte mit dem Rohrstock bestraft.

 

Was bedeutet Fehlerkultur?

Der Begriff Fehlerkultur stammt aus den Sozial- und Wirtschaftswissenschaften und beschreibt, wie ein Unternehmen (oder eine andere Gruppe Menschen) mit Fehlern und deren Folgen umgeht. Nach Definition des amerikanischen Psychologen George A. Miller ist ein Fehler „eine Abweichung des Ist- vom Soll-Zustand“.

Positive Fehlerkultur bedeutet, mit Fehlern konstruktiv umzugehen. Die Mitarbeitenden dürfen Fehler machen und offen darüber sprechen, ohne Sanktionen befürchten zu müssen. Statt nach einem Schuldigen zu suchen, steht die Frage nach dem „Warum“ im Zentrum. Damit der Fehler kein zweites Mal passiert. In einem solchen konstruktiven Arbeitsumfeld dürfen die Mitarbeitenden etwas wagen und innovativ sein. Es gilt das Motto: „Versuch’s mal!“

Fehlerintolerante Unternehmen dagegen bestrafen Fehler oder kehren diese unter den Tisch. Eine negative Fehlerkultur stellt die Schuldfrage ins Zentrum. Die Mitarbeitenden verharren in ihrer Komfortzone und verzichten aus Angst vor Fehlern und Sanktionen darauf, Neues auszuprobieren. Sie arbeiten nach der Devise: „Tu nichts Falsches!“

 

Wie wirkt sich eine negative Fehlerkultur auf das Unternehmen aus?

Herkömmliche Spesenabrechnungen sind fehleranfällig: Den Mitarbeitenden können beim Abrechnen der Kilometererstattungen, Verpflegungs- und Übernachtungskosten Fehler passieren. Macht ein Mitarbeitender vorsätzlich falsche Angaben oder nimmt diese billigend in Kauf, handelt es sich um eine schwerwiegende Pflichtverletzung und einen Kündigungsgrund.

Klar ist: Fehler verursachen einem Unternehmen hohe Kosten. Viele fehlerhafte Spesenabrechnungen ergeben zusammen eine große Schadenssumme. Egal, ob der Mitarbeitende den Fehler absichtlich oder unabsichtlich gemacht hat.

Dennoch: Eine Nullfehler-Philosophie schadet der Wirtschaftlichkeit von Unternehmen genauso wie faktische Fehler. Der Fehlerforscher Frese fasst die Folgen von Fehlerintoleranz zusammen: „In fehlerintoleranten Unternehmen gibt es weniger Innovation, es wird weniger gelernt, und es gibt mehr Blaming, Schuldzuweisungen (…). Bei solchen Betrieben sinkt der Profit. Das ist wissenschaftlich eindeutig belegt. “ 

Die negative Fehlerkultur verhindert, dass sich das Unternehmen mit den Ursachen des Fehlers befasst. Dadurch können weder der fehlbare Mitarbeitende noch das Unternehmen aus dem Fehler lernen: Die Fehlerquelle bleibt bestehen, der Fehler passiert wieder und wieder, die Schadenssumme wächst.

Die Studie von Ernst & Young schlussfolgert ebenso: 51 % der Führungskräfte in der Automobilindustrie sehen die mangelnde Innovationsfähigkeit und damit den Verlust der Wettbewerbsfähigkeit als die größte Gefahr, die von einer schlechten Fehlerkultur ausgeht.

 

Positive Fehlerkultur - Wie Sie richtig mit Fehlern umgehen

Der Pilot Philip Keil überträgt seine Erfahrungen aus der Luftfahrt auf Unternehmen. Er sieht nicht den einzelnen Fehler als das Problem, sondern die Fehlerkette. In der Luftfahrt können Fehler Menschenleben kosten. Deshalb gilt: Ein Fehler darf nicht zweimal gemacht werden.  

Mit einer positiven Fehlerkultur und einem konstruktiven Fehlermanagement ziehen Unternehmen die Konsequenzen aus einem Fehler. Und vermeiden damit weitere, größere Fehler. Wie gelingt es? Der Aviatik-Experte gibt folgende Tipps: Unternehmen sollten darauf verzichten, nach einem Schuldigen zu suchen, wenn ein Fehler passiert. Stattdessen sollten Führungskräfte Vertrauen schenken, auch – oder gerade – bei einem Fehler. Die Frage nach dem „Warum“ sollte im Zentrum stehen, nicht nach dem „Wer“. Die Darstellungen der Mitarbeitenden sollten hinterfragt werden, gleichzeitig soll ihnen Gehör geschenkt werden. Empfohlen wird die Etablierung einer Lernkultur: Manager sollten zu ihren eigenen Fehlern stehen und dem Team zeigen, dass sie nicht unfehlbar sind. Und zu guter Letzt brauchen Unternehmen und Führungskräfte den Willen und Mut, bestehende Prozesse und Denkweisen zu verändern.

Eine positive Fehler- und Vertrauenskultur helfen zudem, absichtliche Fehler zu vermeiden. Gegenseitiges Vertrauen ist die Basis für glückliche Mitarbeitende, die sich wertgeschätzt fühlen. Und solche Mitarbeitenden sehen sich weniger dazu verleitet, ihre Spesenabrechnung zu frisieren. Kommt in Ihrem Unternehmen Spesenbetrug vor, lohnt es sich, nicht nur das Spesenmanagement, sondern auch Ihre Führungskultur unter die Lupe zu nehmen.

Spesenbetrug

 

Wie Jenji Ihrem Unternehmen hilft, Fehler zu vermeiden

Eine automatisierte und intuitive Spesen-App kann Ihr Unternehmen bei der Vermeidung von Fehlern in Ergänzung zu einer positiven Fehlerkultur zusätzlich unterstützen. Mit unserer Spesenmanagement-Lösung Jenji können Mitarbeitende ihre Spesen bequem auf dem Smartphone verwalten. Kilometererstattungen beispielsweise, die besonders fehleranfällig sind, werden dank der Integration von Google Maps automatisch berechnet. Spesenabrechnungen werden direkt an die zuständige Führungskraft zur Genehmigung weitergeleitet, die Erstattung an den Mitarbeitenden erfolgt automatisch.

Unsere Lösung lohnt sich nicht nur für Ihre Mitarbeitenden: Jenji nutzt künstliche Intelligenz und wird zu Ihrem persönlichen Finanzberater. Mit der Jenji Advisor-Lösungssuite verbessern Sie Ihre Spesenausgaben, indem Sie ungewöhnliches Verhalten und Fehler Ihrer Mitarbeitenden auf einen Blick erkennen. Ob die Fehler absichtlich oder unabsichtlich gemacht wurden, spielt für Jenji keine Rolle. Entdecken Sie hier Ihre persönliche Demo! 

Maria Khizhniakova

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