Digitaler Spesenprozess als wesentlicher HR-Trend

Die Digitalisierung ist seit Jahren ein stark wachsendes Trendthema. Sich davor zu verschließen ist fast unmöglich. Was anfangs nur etwas für die technologischen Vorreiter des digitalen Wandels war, hat inzwischen die breite Masse an Unternehmen erreicht. 

Infolgedessen wird die Digitalisierung auch für einzelne Unternehmensbereiche wie das Human Resource (HR) Management immer wichtiger. Einer der wesentlichsten HR-Trends ist aktuell die Digitalisierung des Spesenprozesses.

In diesem Artikel lesen Sie daher welche Beweggründe es im HR-Management für den digitalen Spesenprozess gibt, wie diese sich darstellen und wie Jenji Ihnen dabei helfen kann. 

 

HR-Management im Wandel der Digitalisierung

Viele Unternehmen arbeiten auch heute noch mit Systemen, die vor der Digitalisierung und dem digitalen Wandel ins jeweilige Unternehmen eingeführt wurden. An sich ist das nicht schlimm, haben sich diese Systeme doch bis heute bewährt. 

Allerdings zwingt die digitale Transformation die Unternehmen immer mehr dazu, mit der Zeit zu gehen. Sonst wird man abgehängt, da alle anderen Marktteilnehmer immer digitaler, vernetzter und schneller agieren. Das beeinflusst auch Entscheidungen im HR-Management.

Das heißt, dass analoge Prozesse, die von Mitarbeitern nach wie vor manuell ausgeführt werden, durch vollautomatisierte Systeme erledigt werden müssen. Daher sollten Sie in Ihrem Unternehmen schrittweise moderne und digitale Lösungen implementieren.

 

Beweggründe von HR für einen digitalen Spesenprozess

Doch warum sollten sich HR-Abteilungen für einen digitalen Spesenprozess entscheiden? Werden dann nicht automatisch die Mitarbeiter redundant gemacht? Und bieten solche Investitionen langfristig einen Vorteil, wenn der Status Quo noch einwandfrei funktioniert? 

Glauben Sie uns, wenn wir sagen, dass die Digitalisierung eine Vielzahl an Möglichkeiten bietet, Prozesse zu optimieren – vor allem im Spesenmanagement und HR-Bereich. Es genügt jedoch nicht, Software zu kaufen und diese so schnell wie möglich zu installieren.

Es muss ein System sein, dass zu Ihrem Unternehmen passt, die Kriterien und Wünsche der HR-Mitarbeiter berücksichtigt und mit Ihnen wachsen kann. Nachfolgend haben wir Ihnen daher einige HR-Gründe zusammengefasst, die für einen digitalen Spesenprozess sprechen. 

 

Papierlose Lösung mit einem digitalen Archiv

Unzählige Mitarbeiten erfassen Ihre Spesen in einer Excel-Tabelle und geben sie zusammen mit den gesammelten Reisekosten zur Freigabe an den Vorgesetzten weiter. Es folgt eine aufwändige manuelle Erfassung in der Buchhaltung und die Ablage in Aktenschränken.

Diesen Vorgang vereinfacht eine papierlose Lösung mit digitalem Archiv. Belege können vom Mitarbeiter in Echtzeit gescannt und hochgeladen sowie vom Vorgesetzten mit einem Klick freigegeben werden. Der Prozess wird schlanker und Erstattungen gehen schneller.

Zudem werden die digitalen Dokumente nach dem Scannen verarbeitet und auf digitalen Datenträgern oder Cloudspeichern archiviert. Somit benötigen Sie keine klassischen Aktenschränke mehr und schaffen mehr Freiraum für andere Dinge. 

 

Zeitersparnis mit Digitalisierung des Spesenmanagements

Der Grundsatz des HR-Managements ist es, sich mit Menschen auszutauschen. Aufgrund der Vielzahl an administrativen Aufgaben kann es jedoch sein, dass diese Kernaufgabe zu kurz kommt. Und hier kann die Digitalisierung des Spesenprozesses Abhilfe schaffen.

Indem das Spesenmanagement automatisiert und digitalisiert wird, haben HR-Mitarbeiter mehr Zeit, sich Aufgaben zu widmen, die einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen – zum Beispiel Kandidaten finden und Bewerbungsgespräche führen. 

Daraus ergibt sich, dass eine Digitalisierung des Spesenmanagements nicht den Mitarbeiter ersetzt, wovor viele erst einmal Angst haben, wenn das Wort „Digitalisierung“ fällt, sondern vielmehr die notwendige Arbeit effizienter erledigt. 

Weiterhin wird sich das Aufgabengebiet des HR-Managers rund um die Belegschaft und die Führungsebene verändern. Aus diesem Grund benötigen HR-Mitarbeiter in Zukunft mehr Zeit für das Personalwesen. Digitale Lösungen verschaffen ihnen genau diese Zeit.

 

Präzises Reporting mit automatisierter Buchhaltung

Wenn es um das Spesenmanagement geht, muss auch immer das Reporting berücksichtigt werden. Schließlich wollen Manager wissen, wie ihre Ressourcen eingesetzt werden und ob jede Reisekostenabrechnung konform zu den aktuell geltenden Richtlinien ist.

Digitale Lösungen setzen hier an. Im System können die jeweiligen Richtlinien hinterlegt und die eingereichten Belege transparent damit abgeglichen werden. Mit nur wenigen Klicks lässt sich sagen, wie Ressourcen eingesetzt wurden und ob alles mit rechten Dingen zugeht.

Daneben werden die eingereichten Reisekostenabrechnungen automatisch auch für die Mitarbeiter der Buchhaltung zugänglich. Das vereinfacht die Erstattung sämtlicher Auslagen und die Zahlung sämtlicher Spesen, wie etwa den Verpflegungsmehraufwand.

 

Mitarbeiterzufriedenheit steigern

Die neue Generation an Mitarbeitern will im digitalen Zeitalter mobile Tools zur Verfügung gestellt bekommen, die einfach, schnell und effizient einsetzbar sind. Was sie bereits aus dem privaten Bereich kennen, wollen sie ultimativ auch bei ihrem Arbeitgeber sehen. 

Dies ist insbesondere beim Spesenmanagement der Fall. Wie oben besprochen sind papierlose Lösungen ein absolutes Trendthema und eine exzellente Möglichkeit, Ihren Mitarbeitern die teilweise langweilige Reisekostenabrechnung zu erleichtern. 

Mit dem Digitalisieren des Spesenprozesses haben Sie also einen Hebel, mit dem Sie Ihre aktuellen Mitarbeiter zufriedener machen und somit besser halten können sowie die Chance, neue Talente aufgrund Ihrer modernen Systeme anzulocken und zu binden. 

 

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Wie kann Jenji dem HR-Management helfen? 

Jenji bietet Ihrem HR-Management ein bequemes, intuitives und vor allem schnelles Tool, wenn es um einen digitalen Spesenprozess geht. Alle Daten werden mit vorgefertigten Schnittstellen synchronisiert und automatisieren so den gesamten Prozess. 

Die digitale Lösung von Jenji nimmt Ihren Mitarbeiten nicht nur routinebasierte Aufgaben ab, sondern erledigt diese effizienter und zudem in Konformität mit den Reisekosten- und Buchhaltungsregeln Ihres Unternehmens. 

Außerdem sind sämtliche hier adressierten Beweggründe bereits Teil der digitalen Jenji Plattform – vom papierlosen Büro, über die Zeitersparnis auf allen Ebenen bis hin zu der Zufriedenheit der Mitarbeiter. Als All-in-one-Tool ist Jenji die perfekte Lösung für Sie, da sie auf all Ihre Bedürfnisse eingeht.

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