Die Verwaltung von Sachzuwendungen für Mitarbeiter

Sachzuwendungen für Mitarbeiter

 

Wenn es darum geht, die eigenen Mitarbeiter zu motivieren, ihre Arbeit wertzuschätzen oder sich für ihr Engagement zu bedanken, dann sind Sachzuwendungen ein probates Mittel. 

Sie sind nicht nur ein Zeichen der Anerkennung, sondern stellen auch eine gute Alternative zu außerordentlichen Gehaltserhöhungen und Sonderzahlungen dar. Sie können steuerbegünstigt oder sogar steuerfrei gewährt werden, sodass keine Abgaben anfallen. 

Dieser Artikel klärt darüber auf, was man unter einer Sachzuwendung versteht, welche rechtlichen Anforderungen es gibt und worauf es sonst zu achten gilt. 

 

Die Verwaltung von Sachzuwendungen für Mitarbeiter

Wenn der Chef regelmäßig mit Sachzuwendungen „Danke“ sagt, dann sind Mitarbeiter auch häufiger bereit, ihre Leistung konstant hochzuhalten und sich die Anerkennung erneut zu verdienen. 

Da das Unternehmen bei korrekter Anwendung der Gewährung von Sachzuwendungen bei den Sozialversicherungsbeiträgen und der Arbeitnehmer bei den Steuern sparen kann, profitieren beide Seiten davon. Eine Win-win-Situation.

Um immer auf der sicheren Seite zu sein und keine Abgaben an das Finanzamt leisten zu müssen, lohnt es sich für Unternehmen oftmals, eine Software oder Plattform zur Verwaltung der Sachzuwendungen für Mitarbeiter einzusetzen.

 

Was versteht man unter einer Sachzuwendung?

Unter einer Sachzuwendung versteht man in der Regel alles, was dem Arbeitnehmer im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses als Sachleistung und nicht in Form eines Geldbetrags zufließt. Geldgeschenke sind in diesem Fall als zusätzlicher (steuerpflichtiger) Lohn zu sehen.

Die Sachzuwendung muss außerdem eine Zusatzleistung durch den Arbeitgeber darstellen und neben dem vereinbarten Gehalt erbracht werden. Wenn der Mitarbeiter Sachleistungen jedoch als Barauszahlung verlangen kann, handelt es sich nicht um eine Sachzuwendung. 

In diesem Zusammenhang wird häufig auch von einem geldwerten Vorteil gesprochen.

  

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Sachzuwendung und anerkannte Anlässe

Unternehmen haben unterschiedliche Möglichkeiten, den eigenen Mitarbeitern Sachzuwendungen zukommen zu lassen und ihnen damit etwas Gutes zu tun. Wichtig ist nur, dass die gesetzlichen Regelungen eingehalten werden, da sonst Abgaben fällig werden.

Zum einen gibt es die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro. Darunter fallen abgabenfreie Geschenke wie beispielsweise Waren-, Dienstleistungs- und Tankgutscheine, Konzertkarten oder die klassische Mitgliedschaft im Fitnessstudio.

Daneben gibt es auch Sachbezüge für Verpflegung und Unterkunft, Mitarbeiterrabatte für unternehmenseigene Produkte oder Zuwendungen für persönliche Anlässe. 

Insbesondere Letztere sind bei Mitarbeitern gern gesehen. Für diese hat der Gesetzgeber eine steuerliche Freigrenze von 60 Euro geschaffen. Beispiele für Zuwendungen sind in diesem Fall Blumen, Genussmittel (Wein, Pralinen), Bücher und andere Geschenke. 

 

Was gehört zu anerkannten Anlässen?

Damit diese steuerfreien Zuwendungen gewährt werden können, muss ein anerkannter Anlass vorliegen. Dabei spielt es keine Rolle, ob er privater oder beruflicher Natur ist. Das pauschale Gewähren einer Aufmerksamkeit ist hingegen nicht zulässig.

Wenn ein persönlicher Anlass vorliegt, dann können Sachzuwendungen bis zu einer Höhe von 60 Euro (Brutto!) je Anlass durch den Arbeitgeber überreicht werden. Wer in einem Monat mehrere Anlässe hat, kann übrigens jedes Mal eine steuerfreie Zuwendung erhalten.

Zu den anerkannten privaten Anlässen zählen zum Beispiel der Geburtstag, die Hochzeit, die Geburt eines Kindes oder auch dessen Taufe. Der Hochzeitstag wird hingegen nicht als Anlass anerkannt.

Im beruflichen Rahmen sind vor allem ein rundes Firmenjubiläum des Mitarbeiters, das Antreten einer neuen Stelle, die Verabschiedung oder aber die Beförderung bzw. der Wechsel einer Stelle beliebte Anlässe. Aufmerksamkeiten können dabei einfach so oder bei einer Feier überreicht werden.

Übrigens: Die jährlich stattfindende Weihnachtsfeier sowie ein Unternehmensjubiläum zählen leider nicht zu den anerkannten Anlässen. 

 

Rechtliche Anforderungen an das Finanzamt

Wenn man von Sachzuwendungen spricht, muss man auch immer das Finanzamt und potenzielle Abgaben berücksichtigen. 

Generell sind Sachzuwendungen innerhalb der Freigrenzen von 50 bzw. 60 Euro immer steuerfrei. Das Gute daran: Beide Freigrenzen können miteinander kombiniert werden. Unternehmen können außerdem die Sachbezüge komplett als Betriebsausgaben geltend machen. 

Damit keine Abgaben – weder auf Unternehmens-, noch auf Arbeitnehmerseite – anfallen, sollten die entsprechenden Brutto-Freigrenzen penibel eingehalten werden. 

Denn: Werden die Freibeträge auch nur um 1 Cent überschritten, löst dies bereits die volle Zahlung der Lohnsteuer oder Sozialversicherungsbeiträge aus. Eine Steuerfreistellung bzw. Sozialversicherungsfreiheit ist damit für den ganzen Betrag dahin. 

Sachzuwendungen, die einen Wert von 60 Euro übersteigen, sind im Übrigen im § 37 des Einkommenssteuergesetzes geregelt. 

 

Besondere Regeln für ein Dienstfahrrad oder einen Dienstwagen

Eines der beliebtesten Gehaltsextras für Mitarbeiter ist der Dienstwagen. Dieser zählt zu den geldwerten Vorteilen und es müssen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge abgeführt werden, wenn Mitarbeiter diesen auch für private Zwecke nutzen können. 

Dies geschieht entweder mit der 1%-Regelung (monatliche Pauschalversteuerung) oder über die detaillierte Nutzungswertermittlung via Fahrtenbuch. 

Was für das Firmenfahrzeug gilt, gilt zu großen Teilen auch für ein Dienstfahrrad. Wird das betriebliche Fahrrad zusätzlich zum Gehalt gestellt, ist die private Nutzung allerdings steuerfrei. Dies gilt auch für Elektrofahrräder. S-Pedelecs bis zu 45 km/h sind hingegen wie ein Dienstwagen zu behandeln. 

  

Verwaltung von Geschäftsausgaben und Sachzuwendungen auf einer Plattform

Damit Sie immer den Überblick über die geleisteten Zuwendungen behalten, macht die Nutzung einer Plattform zur Verwaltung von Sachzuwendungen Sinn. So können Sie an einem Ort direkt einsehen, welcher Mitarbeiter welche Sachleistung nutzt und ob die Freigrenzen bereits überschritten wurden.

Da Sachzuwendungen in das Ausgabenmanagement fallen, lohnt sich die Anschaffung einer Lösung, die daneben sämtliche Geschäftsausgaben zuorden- und abwickelbar macht. Die Jenji Plattform ist mit ihrem All-in-one-Tool die perfekte Lösung. 

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