Gründe für die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen mit einer Smart App
Wenn Sie auf einer Geschäftsreise sind, dann haben Sie in der Regel eine Vielzahl an Quittungen, Spesen, Rechnungen, Reisekosten, Fahrtkosten und weiteren Belegen. Diese müssen Sie aufbewahren und am Ende über eine Reisekostenabrechnung einreichen.
Wenn diese Reisekostenabrechnungen allerdings nur über ein tabellarisches Daten- und Rechen-Programm wie Excel verwaltet werden, dann kann das auf Dauer zu einigem Argwohn führen.
Inzwischen gibt es auch weitaus effizientere Möglichkeiten, die Verwaltung der Reisekostenabrechnung zu handhaben – zum Beispiel smarte, automatisierte Handy Apps.
Excel hat zur Verwaltung von Reisekostenabrechnungen ausgedient
In der Regel helfen Programme wie Excel dabei, die Ausgaben eines Unternehmens detailgenau zu erfassen und zu verwalten. Dafür sind diese auch bestens geeignet.
Allerdings gibt es bei den Reisekosten ein Problem: Da hier verschiedene Tabellenblätter notwendig sind, um die Ausgaben klar strukturieren zu können, werden häufig komplexe Formeln, Berechnungen und Querverweise verwendet. Somit wird eine Datei schnell unübersichtlich. Das erschwert die Arbeit für alle Beteiligten häufig.
Stürzt das Programm dann auch noch ab, ist der Frust groß und die ganze Arbeit geht von vorne los. Das gilt sowohl für den Ersteller der Vorlagen der Spesenabrechnung sowie die Mitarbeiter, die ihr Tagegeld und vieles mehr im entsprechenden Datenblatt eintragen müssen, ohne dabei wichtige Formeln zu löschen.
Gründe für eine automatisierte Handy App
Um diese Probleme zu reduzieren oder gar loszuwerden, lohnt es sich oftmals, auf digitale Lösungen wie Handy Apps umzusteigen. So kann der Arbeitsalltag aller Mitarbeiter erleichtert und die Abrechnung von Verpflegungsmehraufwand & Co beschleunigt werden.
Es gibt eine Reihe an Vorteilen, die für die Verwendung einer automatisierten Handy App sprechen. Im Folgenden werden wir diese daher genauer beleuchten.
Zeitersparnis
Die Zeit ist eine Ressource, die man in Unternehmen ungern verschwendet. Doch gerade Mitarbeiter, die eher selten mit Excel arbeiten, benötigen für die Reisekostenabrechnung viel Zeit. Die manuelle Eingabe aller Belege ist schließlich zeitintensiv.
Gibt es dann auch noch spezielle Einzelfälle, verschiedene Währungen, oder viele kleinere Eintragungen, werden sich Fehler einschleichen. Diese zu finden und zu beheben kostet ebenfalls Zeit.
Automatisierte Handy Apps helfen daher, Zeit zu sparen und den Prozess zu verkürzen. Mit ihnen können Belege direkt eingescannt, digital im System verfügbar gemacht und schneller vom Manager kontrolliert und freigegeben werden.
Zuverlässigkeit
Jeder kennt es: Man macht eine Reihe an Eintragungen in Excel, vergisst zu speichern und plötzlich reagiert das Programm nicht mehr - alle die Mühe ist auf einmal futsch. Das passiert bei Handy Apps eher selten und spricht für deren Zuverlässigkeit.
Zudem kann Excel nicht mit einem Unternehmen mitwachsen oder in das bestehende System integriert werden. Es ist zugegebenermaßen ein leistungsstarkes Tool, allerdings kann man das Programm nicht an die steigende Komplexität eines Unternehmens anpassen.
Man ist somit immer an die Struktur von Excel gebunden, was die Verwaltung der Reisekostenabrechnungen komplexer macht, während Handy Apps immer vielseitiger werden und mehr Möglichkeiten eröffnen.
Verarbeitungsstatus in Echtzeit
Mitarbeiter haben zudem die Möglichkeit, ihre Daten per App in Echtzeit zu erfassen und zu digitalisieren. Die Belegerfassung geschieht mittels Optical Character Recognition (OCR), also optischer Zeichenerkennung. So können Manager und Buchhalter direkt auf die Abrechnung der Reisekosten der Mitarbeiter zugreifen, diese kontrollieren und anschließend freigeben.
Im Gegensatz dazu müssen Excel-Dateien erst vom Mitarbeiter aktualisiert, bearbeitet und verschickt bzw. hochgeladen werden. Erst dann haben Buchhaltung und Management die neuesten Daten vorliegen. Dieser Schritt fällt bei den Handy Apps weg.
So wird der Arbeitsalltag der Buchhaltung vor allem am Monatsende angenehmer, da sie nicht mehr von einer Welle an Abrechnungen auf einmal überrollt wird. Denn: Mitarbeiter können ihre Spesenabrechnung nun sofort erledigen und schieben diese nicht mehr bis zum Monatsende vor sich her.
Kein Internet erforderlich
Wenn Mitarbeiter ihre Spesenabrechnung erledigen, benötigen sie oftmals Zugang zum Internet. Es müssen aktuell gültige Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand, zu versteuernde Anteile, Kostenstellen oder auch Mehrwertsteuersätze herausgesucht werden.
Bei den zur Verfügung stehenden Apps kann all dies bereits im System hinterlegt werden, sodass die Mitarbeiter ihre Eintragungen direkt vornehmen können, ohne im Internet erst noch recherchieren zu müssen.
Papierloser Prozess
Daneben ist die Verwendung von Handy Apps papierlos. Das ist nicht nur ökologisch, sondern auch ökonomisch sinnvoll. Es werden weniger Ressourcen unseres Planeten verbraucht und Unternehmen müssen weniger Platz zur Lagerung von Dokumenten, Belegen und ausgedruckten Abrechnungen bereitstellen, da die Speicherung digital passiert.
Der Übergang zum papierlosen Prozess geschieht mit Handy Apps reibungslos und macht die Verwaltung von Reisekostenabrechnungen und Verpflegungsmehraufwand einfach und intuitiv. Zudem erlaubt die Nutzung von automatisierten Apps, dass die Spesenabrechnung von überall aus erledigt werden kann.
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