Wenn wir einen Blick auf die Geschichte werfen, wurde MS Excel von Microsoft bereits 1985 veröffentlicht und man kann mit Fug und Recht behaupten, dass Excel in dieser Zeit die Welt der Buchhaltung und der Unternehmen revolutioniert hat. Aber seitdem hat sich die Welt dramatisch verändert und laut dem Wall Street Journal steigen heutzutage viele große Unternehmen aus Microsoft Excel aus¹. CFOs von Unternehmen wie Adobe oder ABM Industries beklagen, dass ihre Mitarbeiter zu viel Zeit für die Arbeit mit Excel-Buchhaltungstabellen benötigen.
Denn das Ziel eines jeden Unternehmens ist es, den größtmöglichen Nutzen für seine Eigentümer zu erzielen. Es gibt viele Faktoren, die das Wachstum eines Unternehmens behindern können: schlechtes Marketing, eine statische Produktlinie oder minderwertige Qualität der Produkte. Aber manchmal unterschätzen Unternehmen scheinbar einfache, alltägliche Dinge, die eigentlich gegen ihre Mitarbeiter arbeiten. Eines davon ist die Verwendung der Excel-Tabelle in der Kundeninteraktion anstelle eines CRM (Customer-Relationship-Management)-Systems. Es gibt ziemlich viele Informationen zu diesem Thema und sogar eine Menge Witze im Internet, aber dieser Artikel hat eine Liste der wichtigsten Schwachstellen von Excel für die Finanzprozesse in Unternehmen zusammengestellt:
1.Excel ist zeitaufwendig
Durch die aktuelle Digitalisierung sind die meisten Unternehmen mit einer neuen Realität konfrontiert, in der sie lernen müssen, das richtige Zeitmanagement zu betreiben, um so viel Zeit wie möglich zu sparen. Denn Zeit ist die einzige Ressource, die sich niemand leisten kann, zu verschwenden. Excel ist einer der zeitaufwendigsten Aspekte des Berufsalltags, mit dem Mitarbeiter täglich konfrontiert werden². "Excel ist langsam" ist eine häufige Beschwerde für immer mehr Mitarbeiter. Excel ist es nicht gewohnt, große Datenmengen zu verarbeiten, und wenn wir zu den Wurzeln der Excel-Geschichte zurückgehen, können wir die Tatsache erwähnen, dass das Framework von Excel nicht für die Verarbeitung großer Datenmengen gemacht wurde. Es ist also nicht nur so, dass Excel sehr langsam ist, sondern es wird bei großen Datenmengen einfach fehleranfällig.
2.Excel ist fehleranfällig
Selbst die größten Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und sorgfältigen Arbeitsabläufen sind nicht davor gefeit, dass es zu Zahlendrehern, Rechen- und Tippfehlern kommt. Es ist bereits erwiesen, dass fast 90% aller Excel-Tabellen Fehler enthalten³. Aufgrund des unbedachten Einsatzes von Excel haben viele Unternehmen mit einer Reihe von Problemen zu kämpfen, so hatte z.B. im Jahr 2020 Public Health England ein dramatisches Problem, das durch Excel-Fehler verursacht wurde. Dies führte zu der Nachricht, dass 16 Tausend Coronavirus-Fälle in England nicht gemeldet wurden, nur wegen des Excel-Fehlers
3.Excel ist keine Datenbank
Was MS Excel wirklich von der CRM-Software (Customer-Relationship-Management) unterscheidet, ist die Datensicherheit. Die Excel-Buchhaltung vermittelt mit ihrem Passwortschutz ein falsches Gefühl von Sicherheit. Denn wenn es in Excel keinen Prüfungsverlauf gibt, ist Betrug sehr schwer zu verhindern. Die Zahlen sind leicht zu ändern und wenn die Überprüfung nicht unabhängig erfolgt, gibt es keine Möglichkeit, den Fehler zu erkennen. Und die eigentliche Gefahr besteht darin, dass Excel-Tabellen keinen Prüfpfad oder eine andere angemessene Sicherheit bieten. Dies kann zu ungenauen oder falschen Informationen in den Dokumenten führen, was wiederum für das Unternehmen ein großes Risiko und die Gefahr von Betrug mit sich bringt.
4. Excel kann keinen Return on Investment ermitteln
Stellen Sie sich nur einmal vor, wie viel Zeit Sie damit verschwenden können, Mitarbeiter nach den benötigten Informationen zu fragen oder unvollständige Compliance-Prüfungen durchzuführen, das gesamte Unternehmen zur Einhaltung der Spesenrichtlinien anzuhalten und dann all diese Informationen mithilfe von Excel-Tabellen in die Buchhaltungt zu übertragen. Dies ist einer der größten Nachteile von Tabellenkalkulationen, der in Unternehmen, insbesondere in den Buchhaltungs- und Finanzabteilungen, zu sehr ineffizienten Ergebnissen führt. Excel verfügt immer noch nicht über viele der Funktionen, die die meisten KI-basierten Systeme haben, wie zum Beispiel automatisierte Workflows und Compliance-Prozesse. Es reicht, wenn Sie Ihre Ausgaben einscannen und einreichen, die Software validiert automatisch die Daten, prüft die Mehrwertsteuer und synchronisiert Ihr ERP gemäß Ihren spezifischen Buchhaltungsregeln. In diesem Fall ist Excel für das betriebliche Spesenmanagement weit weniger rentabel.
Unternehmen steigen auf die besseren alternativen Tools um
Die Optimierung der Verwaltung durch den Einsatz digitaler Software kann zu erheblichen finanziellen Gewinnen für das Unternehmen führen. Eines der Ziele ist es, die Risiken von Betrug und Fehlern zu reduzieren und Zeit zu sparen. Aber die Vorteile des Umstiegs auf die Digitalisierung sind größer als nur die gesteigerte Effizienz. Digitale Software macht es effizienter, Ihr Geschäft und Ihre Buchhaltung zu verwalten, insbesondere durch die Automatisierung und die papierlose Lösung. Zu den vielen Vorteilen gehören:
- Drastisch reduziertes Risiko von Fehlern und Betrugsversuchen
- Zeitersparnis und Effizienzsteigerung auf jeder Ebene der Verarbeitung
- Eine dynamische Art der Überwachung und Verwaltung von Ausgaben
- Schnellere Auszahlung von Erstattungen
Nowadays companies' transition to digital and paperless solutions has been spurred even further by the health crisis. The pandemic has paralyzed companies that have now been forced to have employees work remotely. Today it's impossible to imagine a company operating without ecosystem software. But isn't Excel in this case too old for the big data era?
Effizienz mit digitalen Alternativ Werkzeugen erreichen
Der abprupte, schnelle digitale Wandel, der durch COVID-19 vorangetrieben wurde, hat viele Unternehmen dazu veranlasst, auf bessere alternative Tools umzusteigen, um in dieser besonderen Zeit eine bessere Produktivität zu erreichen. Jenji bietet eine effiziente Möglichkeit zur Verwaltung von Spesenerstattungen, ohne dass obskure Excel-Tabellen benötigt werden. Die Jenji App hilft Unternehmen, einen zeitraubenden Prozess zu automatisieren, eine bessere Kontrolle über die Ausgaben der einzelnen Mitarbeiter zu erhalten und Fehler zu vermeiden. Die Software bietet außerdem eine zuverlässige Nachverfolgung mit voller Transparenz über jede Ausgabe (z.B. sofortige Benachrichtigung, wenn ein Mitarbeiter Belege über sein Smartphone eingibt), schnellere Berichterstellung und bessere Einhaltung der Unternehmensrichtlinien.
Die folgenden Vorteile einer Spesenmanagement-Software beheben nicht nur die Schwachstellen von Excel, sondern können auch das Finanzmanagement des Unternehmens beschleunigen, um Schritt zu halten.
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Quelen:
(1)https://www.wsj.com/articles/stop-using-excel-finance-chiefs-tell-staffs-1511346601
(2)https://www.forbes.com/sites/salesforce/2014/09/13/sorry-spreadsheet-errors/?sh=6f32c0356ab2
(3)https://www.bbc.com/news/technology-54423988
(4)https://www.upslide.net/en/csa-and-upslide-study-how-the-finance-industry-uses-the-microsoft-office-suite/
