Wenn sie ihren Arbeitsweg bestreiten oder beruflich bedingte Fahrten zurücklegen, können sie eine Fahrtkostenabrechnung machen und diese einreichen. Auch wenn es nicht ihre Lieblingsaufgabe ist, sollten sie immer eine Abrechnung erstellen.
So vermeiden sie es, ihr eigenes Geld zu lange vorzustrecken oder gar auf den Kosten sitzenzubleiben. Und auch für eine mögliche Steuerrückerstattung durch das Finanzamt ist das Anfertigen einer Fahrtkostenabrechnung sinnvoll.
Was ist eine Fahrtkostenabrechnung?
Arbeitnehmer, Selbstständige und Unternehmer können Fahrtkosten, die im Rahmen von geschäftlichen Tätigkeiten anfallen, von der Steuer absetzen. Der größte Block sind dabei die Fahrten zwischen dem Wohnsitz und der ersten Arbeitsstätte. Es können allerdings auch andere Fahrten geltend gemacht werden. Beispiele sind:
- Fahrten zu Vorstellungsgesprächen
- Fahrten zum Kauf von Bürobedarf
- Fahrten zum Arzt infolge eines Betriebsunfalls
- Fahrten zur Post (geschäftlich bedingt!)
- Fahrten zu ehrenamtlichen Tätigkeiten des Fachverbandes / der Gewerkschaft
Die Abrechnung dieser Fahrten geschieht mittels einer Fahrtkostenabrechnung, welche entsprechend ausgefüllt werden muss. Hierbei müssen gewisse Angaben gemacht werden, auf die wir später noch eingehen.
Während die Fahrtkostenabrechnung bei Unternehmern und Selbstständigen normalerweise den Betriebskosten zugeordnet wird, setzen Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten über die Werbungskosten bei der Steuer ab.
Was ist der Unterschied zwischen einer Fahrtkostenabrechnung und einer Reisekostenabrechnung?
Auch wenn Fahrtkosten und Reisekosten sich auf den ersten Blick sehr ähnlich sind, meinen beide Begriffe doch etwas anderes. Man sollte es daher vermeiden, diese synonym füreinander zu verwenden, auch wenn dies im Alltag häufig geschieht.
Bei der Fahrtkostenabrechnung werden die Fahrtkosten für die genutzten Verkehrsmittel für den Weg zu Arbeit abgerechnet. In diesem Fall wird auch die verkehrsmittelunabhängige Entfernungspauschale („Pendlerpauschale“) mit ihren festgelegten Beträgen von 35 Cent (bis 20 Kilometer) und 38 Cent (ab dem 21. Kilometer) herangezogen.
Im Gegensatz dazu bestehen die Reisekosten aus einer Reihe von Kosten. Dazu gehören:
- Fahrtkosten: Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (Flug, Bus, Bahn) und Taxis
- Übernachtungskosten: Die Kosten für eine Unterbringung von mehrtätigen Reisen können in unbegrenzter Höhe geltend gemacht werden.
- Verpflegungsmehraufwand: Je nach Dauer der Geschäftsreisen können für die Verpflegung verschiedene Pauschbeträge angesetzt werden. Mehr dazu erfahren sie in diesem Beitrag zum Verpflegungsmehraufwand.
- Reisenebenkosten: Das sind Aufwendungen während Geschäftsreisen, die nicht den anderen zugeordnet werden können – beispielsweise Gepäckkosten, Parktickets, Mautgebühren oder Kosten für die Nutzung der privaten Kreditkarte
Bei der Reisekostenabrechnung geben Arbeitnehmer übrigens auch die Kilometerpauschale für beruflich bedingte Fahrten und Geschäftsreisen mit dem eigenen Fahrzeug (PKW oder Motorrad) an. Sie gilt für alle dienstlichen Fahrten, die nicht zur ersten Arbeitsstätte führen, und unterschiedet sich somit von der Pendlerpauschale, die sich auf den täglichen Arbeitsweg bezieht.
Nicht alle Fahrtkosten gelten im Rahmen der Fahrtkostenabrechnung
Wichtig zu beachten ist, dass nicht alle Kosten, die mit den Fahrtkosten zusammenhängen abgerechnet werden können.
Das Finanzamt gewährt zum einen nur den einfachen Weg zur Arbeitsstätte. Dass sie auch wieder zu ihrem eigentlichen Wohnsitz zurückkehren, spielt in der Fahrtkostenabrechnung keine Rolle. Sollten sie in der Mittagspause nach Hause fahren, können sie das ebenfalls nicht mit einbeziehen.
Zum anderen wird primär die kürzeste Strecke von den Behörden berücksichtigt, nicht jedoch die gefahrenen Kilometer. Eine längere Strecke sollte auf Nachfragen der Behörden daher gut begründet sein und beispielsweise die Fahrzeit verkürzen.
Daneben können private Ausgaben wie ein Parkplatz in der Stadt oder das Tanken, um überhaupt von der Wohnung zur Arbeit zu kommen, nicht in der Fahrtkostenabrechnung geltend gemacht werden. Auch private Fahrten zu Ärzten können hier nicht abgerechnet werden. Das wäre allerdings über die Krankheitskosten möglich.
Wie werden Fahrtkosten erstattet?
Wie bereits erwähnt gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die angefallenen Fahrtkosten zu erstatten.
Arbeitnehmer machen die entstandenen Fahrtkosten in der Regel als Werbungskosten in der jährlichen Steuererklärung geltend. Dabei spielt es keine Rolle, ob der eigene Wagen, ein Firmenfahrzeug, andere Verkehrsmittel (bspw. Fahrrad) oder öffentliche Verkehrsmittel genutzt wurden. Der einfache Weg wird vom Finanzamt mit einer festgelegten Pendlerpauschale vergütet, allerdings nur für tatsächlich absolvierte Arbeitstage. Höhere Kosten können mittels Belege und Fahrtenbuch ebenfalls erstattet werden. Auch die teilweise oder vollständige Übernahme durch den Arbeitgeber ist möglich.
Selbstständige und freiberufliche Unternehmer geben ihre eigenen Fahrtkosten bei den Betriebsausgaben an. Das gilt auch für die Fahrten zur Arbeit. So können sie beim Jahresabschluss am Ende ihres Geschäftsjahres den Gewinn mindern, und die Steuerlast reduzieren. Dort können auch Fahrtkosten von Angestellten steuermindernd angegeben werden, wenn diese ein Fahrzeug der Firma genutzt haben oder die Fahrtkosten steuerfrei erstattet bekommen haben.
Die Vorlage für eine Fahrtkostenabrechnung: Was muss sie enthalten?
Damit sie ihre Fahrtkosten auch richtig geltend machen können, müssen bestimmte Elemente in der Fahrtkostenabrechnung enthalten sein. Folgende Daten sollten sie immer angeben:
- Den Namen des Fahrers / der Fahrerin
- Das entsprechende Reisedatum
- Den Reiseanlass
- Das genutzte Verkehrsmittel
- Die gefahrenen Kilometer (alternativ die Gesamtkosten der Fahrt)
- Die Bankverbindung der antragstellenden Person
- Das Datum der Antragsstellung
- Die Unterschrift der antragstellenden Person
Wenn sie diese Angaben sauber auflisten, sollten das Finanzamt oder ein Betriebsprüfer in der Regel nichts zu beanstanden haben.
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