Die Verwaltung von Spesenabrechnungen ist eine wichtige Herausforderung für alle Unternehmen. Aber wie sollte ein strukturierter Verwaltungsprozess eingesetzt werden? Mit welchen Maßnahmen kann man seine Spesenabrechnungen auf effiziente und einfache Weise verwalten? Wir haben eine Liste mit 10 Regeln zusammengestellt, die zu befolgen sind!

1. Definieren Sie eine transparente Ausgabenpolitik

Dies ist wohl eine der wichtigsten Regeln. Es ist wichtig, eine deutliche, transparente und bei allen bekannte Politik für berufliche Ausgaben zu definieren: Dies ermöglicht nicht nur die Kontrolle, sondern auch die Vereinfachung der verschiedenen Phasen der Spesenabrechnungsverwaltung. 

Womit sollte man beginnen? Wir geben Ihnen einige Beispiele für zu definierende Elemente:

• Die verschiedenen Arten von Ausgaben, die vom Unternehmen erstattet werden
• Die Höchstgrenzen für jede Art von Ausgaben
• Der Validierungskreislauf
• Die Methode zur Verwaltung von Spesenabrechnungen (manuell, automatisiert usw.)
• Die Erstattungsfrist
• Die eventuellen Sanktionen bei Betrug. 

Eine gute Richtlinie für die Verwaltung der Geschäftskosten sollte sowohl einfach als auch detailliert sein. Was ist das Ziel? Das Vermeiden von Fehlern und Anomalien, die, so klein sie auch sein mögen, den gesamten Prozess der Verwaltung von Spesenabrechnungen beeinflussen können.

2. Antizipierung von Kosten 

Als Unternehmen sollten Sie darauf achten, die Kosten zu antizipieren. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn Ihren Mitarbeitern aufgrund der Art ihrer Aufträge erhebliche Kosten entstehen. Es ist dann wichtig, die für jede Art von Ausgaben anfallenden Kosten vorherzusehen und für jede Art von Ausgaben eine geeignete Verwaltungsstrategie festzulegen.

Hinweis: Wenn die angefallenen Kosten höher sind als erwartet, können Mitarbeiter ihren Arbeitgeber um einen Vorschuss auf die beruflichen Kosten bitten, der es ihnen ermöglicht, ihre Ausgaben zu decken. Dies kann einmalig oder dauerhaft sein (d. h.  im Arbeitsvertrag enthalten sein).

3. Legen Sie für jede Art von Ausgabe eine Höchstgrenze fest

Eine ordnungsgemäße Verwaltung der Spesenabrechnungen bedeutet, dass das Unternehmen für jede Art von angefallenen Ausgaben eine Höchstgrenze festlegen muss: Transport, Verpflegungskosten, Unterkunft usw. Diese Regel fördert eine bessere Überwachung und Kontrolle der Ausgaben der Angestellten.

4. Erstattung der Mehrwertsteuer auf Spesenabrechnungen

Die Mehrwertsteuer wird selten auf allen Spesenabrechnungen erstattet: Komplex, zeitaufwändig, der Prozess macht den meisten Unternehmen Angst. Alle Spesenabrechnungen, die bis zum Ende behandelt werden, stellen jedoch eine erstattungsfähige Mehrwertsteuer dar, die nicht zu vernachlässigen ist. Zur Erinnerung: Die Mehrwertsteuer wird auf Verpflegungskosten (einschließlich Geschäftsessen), Werbegeschenke und bestimmte Reisekosten (insbesondere Vermietung und Wartung von Nutzfahrzeugen) erstattet. Um Geld zu sparen, kann das Unternehmen eine automatisierte Lösung erwerben, mit der die Mehrwertsteuer auf Spesenabrechnungen mühelos erstattet werden kann. Das ist einfach und praktisch.

5. Entmaterialisieren Sie Ihre Belege und Rechnungen

Wussten Sie bereits? Seit 2017 haben digitale Belege in den Augen der Verwaltung den gleichen Beweiswert wie Belege in Papierform. Es müssen jedoch bestimmte Bedingungen eingehalten werden, insbesondere eine sichere 6 Jahre dauernde Archivierung und die Echtheitsgarantie des Dokuments (elektronische Unterschrift, Stempel usw.).

Die Entmaterialisierung von Spesenabrechnungen hat zahlreiche Vorteile: es wird Zeit wird gespart und ist praktischer, Betrug und Fehler werden reduziert, Fernzugriff usw. So viele Gründe, sich von der manuellen Bearbeitung von Spesenabrechnungen zu verabschieden.

6. Vereinfachen Sie den Validierungskreislauf

Es ist nicht erforderlich, unzählige Ebenen der Spesenabrechnungsgenehmigung zu erstellen. Das ist natürlich beruhigend für den Arbeitgeber, aber eine solche Strategie verschwendet auch viel Zeit. Um die Verwaltung von Spesenabrechnungen zu optimieren, wird daher empfohlen, sich auf maximal zwei Validierungsstufen zu beschränken: zum Beispiel den Vorgesetzten und den Buchhalter. Verlassen Sie sich stattdessen auf die Verwendung einer automatisierten Lösung, um das Risiko von Fehlern oder Betrug zu vermeiden!

7. Betrug bei der Spesenabrechnung kontrollieren

Betrug bei der Spesenabrechnung stellt 15 % der Geschäftsausgaben für Unternehmen dar. Letztere sind dadurch dem Risiko eines Steuerberichtigungsverfahrens ausgesetzt. Aus diesen Gründen ist es wichtig, ein Spesenabrechnungskontrollsystem einzurichten. Automatisierte Lösungen ermöglichen es daher, die meisten Betrugsfälle zu blockieren. Sie stellen ein wirksames Mittel dar, um Anomalien zu erkennen und das Betrugsrisiko zu verringern.

8. Bearbeiten Sie Spesenabrechnungen nach und nach

Die „laufende“ Verarbeitung ist eine besonders effektive Technik zur Verwaltung von Spesenabrechnungen. Durch die Übernahme von Spesenabrechnungen vermeidet das Unternehmen, dass sich Unmengen von Ausgaben ansammeln und Verzögerungen bei der Erstattung verursacht werden. Der Mitarbeiter hingegen spart Zeit und erhält schnell eine Erstattung der entstandenen Kosten. Auch hier ist eine automatisierte Lösung ideal. Im letzten Punkt geben wir Ihnen mehr Details.

9. Stellen Sie ein geeignetes Zahlungsmittel bereit

Kann der gesamte Prozess der Spesenabrechnungsverwaltung noch weiter vereinfacht werden? Das ist möglich. Zu diesem Zweck kann der Arbeitgeber seinen Angestellten ein an ihre Ausgaben angepasstes Zahlungsmittel (z. B. eine virtuelle Zahlungskarte) zur Verfügung stellen, das direkt mit dem Konto des Unternehmens verknüpft ist und mit einer Höchstgrenze versehen ist, die nicht überschritten werden darf. Vorteile: Der Angestellte muss die Kosten nicht vorschießen, und das Unternehmen hat danach keine Erstattung mehr zu leisten.

10. Automatisieren Sie alle Spesenabrechnungen mit einem speziell dafür geeigneten Tool

Die Implementierung einer automatisierten Lösung ist wichtig, um die Verarbeitung von Spesenabrechnungen zu zentralisieren, zu verwalten und zu vereinfachen. Keine endlosen Validierungsprozesse mehr, Betrugsrisiko und die mangelnde Transparenz der Geschäftsausgaben. Tools wie Jenji sind hier, um zu helfen. Dank künstlicher Intelligenz prüfen, analysieren und optimieren wir alle Ihre Ausgabendaten. Und was ist das Ergebnis? Ersparnis von Zeit, Geld und Komfort. Wenn Sie diese 10 goldenen Regeln in die Praxis umsetzen möchten, zögern Sie nicht, uns für eine personalisierte Demonstration zu kontaktieren.

Haben Sie noch Fragen? Alle Antworten finden Sie in unserem Leitfaden zu Spesenabrechnungen!