Debitkarten für Unternehmen
Sollten Unternehmen den eigenen Mitarbeitern Debitkarten ausstellen? Haben diese dann nicht automatisch auch Zugang zu den Finanzmitteln des Unternehmens?
Wenn in Unternehmen die Ausstattung der Mitarbeiter mit Firmenkarten zur Sprache kommt, haben Geschäftsführer und Vorgesetzte aufgrund der vorherigen Frage häufig Bedenken, ersteres zu tun.
Allerdings kann genau das von Vorteil für die Mitarbeiter und die Entwicklung des Unternehmens sein. Wieso das so ist, klären wir in diesem Artikel.
Was ist eine Debitkarte?
Bevor wir dazu kommen, was eine Debitkarte genau ist, wollen wir an dieser Stelle kurz anmerken, was sie nicht ist: eine Kreditkarte.
Eine Debitkarte ist eine Bankkarte im Scheckkartenformat, die Ihre Bank Ihnen nach dem Eröffnen eines Girokontos ausstellt. EC- und Girokarten sind beispielsweise Debitkarten. Debit kommt übrigens aus dem Englischen und bedeutet soviel wie Lastschrift.
Debitkarten nutzt man primär für das bargeldlose Bezahlen von Waren und Dienstleistungen sowie das Abheben von Bargeld am Geldautomaten. Im Anschluss bucht das Kreditinstitut den jeweiligen Betrag dann direkt vom Girokonto des Kontoinhabers ab.
Der Unterschied zwischen Kredit- und Debitkarten
Debitkarten werden von Verbrauchern oftmals mit Kreditkarten verwechselt. Doch auch wenn sich beide Bankkarten in Aussehen, Form und Einsatzzweck sehr ähnlich sind, so unterscheiden sich diese durchaus voneinander.
Der größte Unterschied liegt in der Art der Belastung der beiden Karten. Bezahlen Sie mit einer Debitkarte, wird Ihnen der Betrag innerhalb kürzester Zeit vom Konto abgebucht. Bei einer Kreditkarte stellt Ihnen die Kreditkartengesellschaft in der Regel einmal im Monat eine Sammelrechnung aus. Als Inhaber einer Kreditkarte erhalten Sie somit einen kurzfristigen Zahlungsaufschub bzw. zinsfreien Kredit, den Sie zum Abrechnungszeitpunkt teilweise oder in voller Höhe zurückzahlen.
Für eine Debitkarte spricht, dass Sie nur das Geld ausgeben können, welches auf Ihrem Konto vorhanden ist. Ein Überziehen des Kontos ist nur im Rahmen eines (teuren) Dispokredits möglich. Allerdings verlangen Autovermietungen und Hotels häufig eine vollwertige Kreditkarte, um eine Kaution auf der Karte blockieren zu können. Daher sollten Sie immer prüfen, zu welchem Zweck ihre Mitarbeiter die Karte benötigen.
Warum Ihr Unternehmen eine Debitkarte braucht
Durch die Ausstattung Ihrer Mitarbeiter mit Debitkarten erhalten diese einen direkten und unkomplizierten Zugang zu den Geldmitteln Ihrer Firma. Das klingt für viele Unternehmer sicherlich erst einmal schlimmer, als es in Wirklichkeit ist.
Während früher meist nur Außendienstmitarbeiter und Geschäftsführer Firmenkarten hatten, geben in unserer immer digitaler werdenden Welt immer mehr Angestellte Firmengelder aus, um Ihre Arbeit reibungslos tätigen zu können.
Um nicht jedes Mal den Vorgesetzten nach der jeweiligen Firmenkarte fragen zu müssen, macht die Ausstattung der Mitarbeiter mit einer eigenen Firmenkarte Sinn. Beispiele für solche Ausgaben sind kleinere Bestellungen bei Amazon, das schnelle Begleichen einer Rechnung oder das Buchen von Software-Abonnements.
Eine Debitkarte ist in diesem Fall eine solide Lösung und stellt eine gute Alternative zur klassischen Firmenkreditkarte dar.
Welche Vorteile von Debitkarten gibt es für Unternehmen?
Auch wenn es im ersten Moment ungewöhnlich klingt, Mitarbeiter mit Debitkarten auszustatten, so hat dies durchaus seine Vorteile für alle Beteiligten. In den folgenden Abschnitten gehen wir auf einzelne Aspekte genauer ein.
Nahtlose Finanzierung für alle Unternehmen
Oftmals verlassen sich Unternehmen ausschließlich auf Ihre Finanzabteilung, wenn Ausgaben jeglicher Art beglichen werden müssen. Das kann jedoch zu Engpässen führen, und die Mitarbeiter in Ihrer Arbeitsweise stören, da entsprechende Dienstleistungen oder Services (noch) nicht bezahlt sind.
Das kann negative Auswirkungen auf das Unternehmen haben, je nachdem wie ausgelastet oder überlastet die Finanzkollegen sind. Firmenkarten können diesen Prozess effizienter gestalten und die Finanzteams entlasten.
Da nicht alle Firmen Kreditkarten erhalten, sind Debitkarten die optimale Lösung. Diese haben nämlich ähnliche Vorteile wie Kreditkarten, bergen aber weniger Risiko. Schließlich wird das Geld direkt vom Konto abgebucht.
Karten bieten eine äußerst bequeme Lösung für Ihre Mitarbeiter
Wenn Mitarbeiter ihre eigenen Debitkarten haben, über die sie in einem festgelegten Rahmen verfügen können, vereinfacht dies deren Arbeitsalltag ungemein. Mit dieser bequemen Lösung ersparen sich die Mitarbeiter nämlich die Suche nach der entsprechenden Karte, mit der sie die nötigen Ausgaben tätigen können.
Des Weiteren verringern Unternehmen mit dieser Praxis auch das Missbrauchsrisiko geteilter Karten für ganze Abteilungen oder ganze Unternehmen. Ausgaben können auf diese Weise den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet und leichter überprüft werden.
Vereinfachter Reisekostenprozess für die Mitarbeiter
Gerade wenn es um das Thema Reisekosten, Spesen und reisebedingte Ausgaben geht, vereinfacht eine eigene Debitkarte den Reisekostenprozess für die jeweiligen Mitarbeiter.
Natürlich können diese ihre Ausgaben für Reisekosten und Spesen nach wie vor aus eigener Tasche bezahlen. Allerdings hat das Vorstrecken der Ausgaben zur Folge, dass Mitarbeiter eine Spesenabrechnung erstellen und die Finanzteams anschließend manuell Überweisungen veranlassen müssen. Dieser Aufwand kostet alle Beteiligten wertvolle Zeit, die man besser nutzen könnte.
Manche Debitkarten können vorab aufgeladen oder mit einem fixen Budget versehen werden, sodass den reisenden Mitarbeitern für ihre Spesen nur vorab festgelegte Budgets zur Verfügung stehen. So halten Sie die entsprechenden Ausgaben im Rahmen.
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Die Jenji-Zahlungskarten können zudem an die Bedürfnisse und Profile jedes Unternehmens angepasst werden, egal ob sie in Deutschland oder im Ausland agieren. Des Weiteren ist es möglich, Limits und Berechtigungen zu personalisieren, damit Sie über die Transaktionen Ihrer Mitarbeiter die volle Kontrolle behalten.
All das geschieht in Echtzeit und ist in nur einer Oberfläche verfügbar. So kann die Finanzabteilung auf einen Blick alle Ausgaben erfassen und direkt verwalten.
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