Im Zuge der Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen moderne Technologien ein, wie z. B. Software zur Spesenverwaltung. Spesenverwaltungssoftware speichert Daten wie Namen und Details von Mitarbeitern, Kreditkarteninformationen des Unternehmens, Transaktionsauszüge und Finanzdaten. Sie sehen also, dass das Tool mit vielen nützlichen und sensiblen Daten ausgestattet ist. Daher sollten Unternehmen bei der Auswahl der Lösung vorsichtig sein. Dieser Schritt sollte unternommen werden, um Risiken zu erkennen und zu bewerten, die Ihr System potenziell Cyberangriffen aussetzen könnten. Warum also und wie sollte Ihr Kostenmanagement-Tool vor Datenverletzungen geschützt werden?

Was ist eine Datenschutzverletzung?

Bevor wir diese Frage vertiefen, sollte zunächst erklärt werden, was genau eine Datenschutzverletzung bedeutet.

Eine Datenschutzverletzung liegt vor, wenn die Daten, für die Ihr Unternehmen/Ihre Organisation verantwortlich ist, einen Sicherheitsvorfall erleiden, der zu einer Verletzung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit oder Integrität führt. Dies kann absichtlich oder versehentlich geschehen. Ein Cyberkrimineller kann die Datenbank eines Unternehmens hacken, dem Sie Ihre persönlichen Daten mitgeteilt haben. Oder ein Angestellter dieses Unternehmens gibt Ihre Daten versehentlich im Internet preis. In jedem Fall können Kriminelle auf Ihre wichtigsten persönlichen Daten zugreifen und auf Ihre Kosten davon profitieren. Datenschutzverletzungen kommen häufiger vor, als wir uns vorstellen können. Einem Bericht von IBM und dem Ponemon Institute zufolge belaufen sich die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung bei den befragten Unternehmen im Jahr 2021 auf 4,24 Millionen US-Dollar pro Vorfall - der höchste Wert seit 17 Jahren.

Der Schaden, den eine Datenschutzverletzung anrichten kann

Eine Datenschutzverletzung kann verheerende Auswirkungen auf den Ruf und das finanzielle Ergebnis eines Unternehmens haben. Unternehmen wie Equifax, Target und Yahoo sind beispielsweise Opfer einer Datenschutzverletzung geworden. Und heute verbinden viele Menschen diese Unternehmen eher mit dem Vorfall der Datenpanne selbst als mit ihrem eigentlichen Geschäftsbetrieb. Aber nicht nur große Unternehmen sind in Gefahr, sondern der IBM-Bericht bestätigt auch, dass Datenschutzverletzungen kleinere Organisationen stärker betreffen. Bei großen Unternehmen mit mehr als 25.000 Mitarbeitern belaufen sich die durchschnittlichen Kosten für Datenschutzverletzungen auf 5,11 Millionen US-Dollar bzw. 204 US-Dollar pro Mitarbeiter, während Unternehmen mit 500 bis 1.000 Mitarbeitern im Durchschnitt 2,65 Millionen US-Dollar bzw. 3.533 US-Dollar pro Mitarbeiter zahlen. Es ist daher nicht verwunderlich, dass kleinere Unternehmen Schwierigkeiten haben, sich nach einer Datenschutzverletzung zu erholen, und dass viele von ihnen innerhalb der ersten sechs Monate nach einem Vorfall zusammenbrechen. Was können Sie also tun, um die Wahrscheinlichkeit eines Angriffs durch Cyberkriminelle zu verringern?

Wie kann man die Verwaltung von Spesen und Reisekosten vor Datenschutzverletzungen schützen?

Es ist wichtig, dass Sie versuchen, Ihre Daten zu schützen. Deshalb sollten Sie daran denken, dass die Vorbeugung jeden auf allen Ebenen des Unternehmens einbeziehen muss - von den Endbenutzern bis zum IT-Personal und allen Personen dazwischen. Jede Person, die mit einem System interagiert, kann eine potenzielle Schwachstelle darstellen.

Hacker oder Cyberkriminelle können Phishing, Malware, Social Engineering oder ähnliche Techniken einsetzen, um Informationen von Ihnen zu stehlen.

Sie können Maßnahmen ergreifen, um Ihr Ausgabenmanagement gegen den Schaden zu schützen, der durch eine Verletzung Ihrer Daten entstehen könnte. Hier ist unsere Checkliste:

Verwenden Sie eine leistungsstarke Anti-Malware-Software

Das erste, was Sie sicherstellen müssen, ist, dass Sie eine Anti-Malware-Software auf ihrem Gerät haben. Anti-Malware wird auch verwendet, um Malware aus dem Internet zu erkennen und zu verhindern.

Derzeit gibt es mehrere Anti-Malware-Programme mit einer breiten Palette von Sicherheitsfunktionen. Antivirenprogramme bieten Firewalls, Schutz vor Spam, E-Mail, Phishing und Web-Browsing. Diese Sicherheitsfunktionen können dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen vor Hackerangriffen geschützt ist.

Schützen Sie die geschäftlichen Geräte

Obwohl die meisten Datenschutzverletzungen durch Hackerangriffe aus der Ferne erfolgen, ist der physische Zugriff auf Geräte zum Diebstahl von Daten immer noch offensichtlich. Sie sollten nicht vergessen, die Geräte Ihres Unternehmens zu schützen. Der Verlust oder Diebstahl dieser Geräte kann zu ernsthaften Problemen führen, und Sie sollten sich dessen bewusst sein.

Eine grundlegende Strategie besteht darin, die Geräte mit starken Passwörtern zu schützen. Darüber hinaus sollte auch der Zugang zur Spesenverwaltungssoftware mit einem sicheren Passwort geschützt werden.

Verschlüsseln Sie Ihre vertraulichen Daten

Wenn Sie Zugang zu vertraulichen Informationen haben, z. B. zu Mitarbeiter- und Geschäftsdaten, müssen Sie sicherstellen, dass diese nicht in die falschen Hände geraten. Sensible und private Daten sollten sicher aufbewahrt und vor Cyberangriffen im Internet geschützt werden. Dies kann durch Verschlüsselung der Daten erreicht werden. Die Datenverschlüsselung kann gestohlene Informationen für einen Hacker unbrauchbar machen, selbst wenn er sich Zugang zu ihnen verschafft.

Schützen Sie Ihre Spesenmanagementdaten

Wie bereits erwähnt, kann der Umgang mit einer Datenschutzverletzung eine lange und stressige Tortur sein. Auch für das Unternehmen und die Beteiligten kann es eine schmerzhafte und alptraumhafte Erfahrung sein.

Mit der oben aufgeführten Checkliste von Maßnahmen können Sie eine Datenschutzverletzung in jedem Fall verhindern oder eindämmen, bevor es schlimmer wird. Durch den Einsatz von sicheren Passwörtern, Anti-Malware und Verschlüsselungstechnologie können Sie Ihre Spesenverwaltungssoftware schützen.

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