Die Abrechnung von Geschäftsreisen scheint heutzutage für viele Unternehmen ein großes Thema zu sein, deswegen gibt es auch viele staatliche einheitliche Regeln für die Klarheit. In diesem Fall ist es wichtig über Bundesreisekostengesetz zu berichten, weil BRKG Umfang der Reisekosten für für Mitarbeiter, die dienstlich im In- und Ausland unterwegs sind, bestimmt. Darüber hinaus gilt sie auch für Bundesbeamte und Richter sowie für Wehrdienstleistende. Im Folgenden haben wir für Sie die wichtigsten Inhalte des Bundesreisekostengesetzes zusammengestellt und die wichtigsten Punkte für Dienstreisende erläutert.
Welche Kosten werden im Rahmen des BRKG erstattet?
Das BRKG sieht eine klare Trennung zwischen den verschiedenen erstattungsfähigen Ausgaben vor. Die folgenden Kosten können erstattet werden:
Tagespauschale wird Arbeitnehmern zur Bezahlung von Mahlzeiten gewährt, allerdings nur dann, wenn die Entfernung zwischen dem Unterkunftsort und dem tatsächlichen Arbeitsort (während einer Dienstreise) ausreichend groß ist. Der Betrag wird in Übereinstimmung mit dem Einkommensteuergesetz kalkuliert. Wenn Sie auf Ihrer Dienstreise kostenlos verpflegt werden, kürzt Ihr Unternehmen 20 Prozent für das Frühstück und 40 Prozent für das Mittag- und Abendessen von der offiziellen Tagespauschale. Weitere Informationen zur Tagespauschale in Deutschland finden Sie in unserem neuen Artikel hier.
Was die Fahrkosten betrifft, so ist zu betonen, dass Reisen auf dem Land- oder Wasserweg in der niedrigsten Klasse erfolgen müssen. Wenn Sie ein Zugticket lösen, können Sie bei einer Reisedauer von mehr als zwei Stunden in der ersten Klasse reisen, auch wenn eine Fahrt in der zweiten Klasse aus wichtigen Gründen nicht möglich ist, gibt es eine Ausnahme. Wenn Sie aus triftigem Grund ein Mietwagen oder ein Taxi benutzt haben, werden die entstandenen notwendigen Kosten im Rahmen des BRKGs erstattet.
Bei mehrtägigen Geschäftsreisen mit Hotelübernachtungen ist zu beachten, dass der Pauschalbetrag für die Übernachtungskosten in Deutschland 20 Euro beträgt; höhere Kosten können vom Unternehmen gegen Vorlage einer Rechnung erstattet werden. Stellt das Amt den Reisenden eine kostenlose Unterkunft zur Verfügung, gilt der Pauschbetrag nicht.
Bitte beachten Sie jedoch, dass wenn Sie mehr als 14 Tage im Dienst sind, erhalten Sie ab dem 15. Tag nur noch 50 % des Tagegeldes. Nur in Ausnahmefällen kann auch das volle Tagesgeld weiter gezahlt werden.
Außerdem gibt es Nebenkosten, die nicht zu den oben genannten Punkten gehören und die zur Erledigung des Dienstgeschäftes notwendig sind. Die Nebenkosten werden nur dann erstattet, wenn sie mit der Durchführung Ihrer Dienstreise in unmittelbarem Zusammenhang stehen.
Bei Nichtantritt oder Abbruch der Dienstreise aus dienstlichen oder zwingend privaten Gründen können folgende Kosten erstattet werden: Kosten für die Stornierung von Flug- und Fahrscheinen sowie Hotel- und Unterkunftsbuchungen, im Voraus bezahlte Teilnehmergebühren, soweit sie nicht vom Veranstalter erstattet werden.
Was ist bei der Erstattung der Reisekosten sonst noch zu beachten?
Es ist wichtig zu beachten, dass der Mitarbeitende seine Erstattung spätestens sechs Monate nach der Reise beantragen muss, um nach dem Bundesreisekostengesetz einen Erstattungsanspruch zu haben. Des weiteren kann die zuständige Stelle bis zu sechs Monaten nach Antragstellung die Vorlage der Belege verlangen. Werden diese Belege von Reisenden dann nicht innerhalb von drei Monaten vorgelegt, kann der Antrag auf Erstattung abgelehnt werden.
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