Buchhaltung automatisieren: So geht’s!

Die Buchhaltung ist ein wichtiger Eckpfeiler für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Schließlich ist sie der interne Knotenpunkt, an dem sämtliche Geschäftsvorfälle dokumentiert und alle Einnahmen sowie Ausgaben verbucht werden. 

Allerdings ist sie häufig auch der Flaschenhals, der interne Prozesse und somit wichtige Entscheidungen verlangsamt. Das kostet Zeit UND Geld – wichtige Ressourcen, die man äußerst ungern verschwendet! 

Um dieses Problem nachhaltig zu lösen, gibt es moderne Tools, mit deren Hilfe die Buchhaltung nicht nur digitalisiert, sondern gleichzeitig automatisiert werden kann. 

Aus diesem Grund verschafft Ihnen dieser Artikel einen genaueren Einblick in die Vorteile einer automatisierten Buchhaltung und warum sich die Automatisierung Ihrer Buchhaltung allemal lohnt.

 

Was versteht man unter der Automatisierung der Buchhaltung?

Die Buchhaltung ist eine der wichtigsten Abteilungen, wenn es um den Status quo einer Firma geht. Insbesondere das Management und die Geschäftsführung verlassen sich auf die Daten und Analysen der Finanzabteilung, wenn es um die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens geht.

Häufig bremsen jedoch wiederkehrende Routineaufgaben, wie Belege raussuchen oder Rechnungen schreiben, die Buchhaltung aus. Selbst wenn Rechnungen, Lieferscheine und Berichte digitalisiert sind und Prozesse vollständig digital ablaufen, ist in der Regel noch Luft nach oben. Die Digitalisierung ist nämlich nur der erste Schritt.

Die Automatisierung geht noch einen Schritt weiter und macht die digitale Buchhaltung wesentlich einfacher und effizienter. Zum Beispiel bearbeitet die Software Geschäftsvorfälle selbstständig und legt diese im Anschluss sicher und rechtskonform ab. 

Im Zuge dessen können Prozesse verschlankt, Geschäftsvorgänge optimiert und überflüssige Aufgaben eliminiert werden. Beispiele sind der Versand von elektronischen Rechnungen, das digitale Mahnwesen oder die Archivierung gemäß den gesetzlichen Vorschriften. 

 

 

Was sind die Vorteile der automatisierten Buchhaltung?

Wenn es um die Automatisierung der Buchhaltung geht, dann sind die beiden wichtigsten Vorteile das Einsparen von Zeit und die Senkung der Kosten. Schließlich kann mit diesen beiden Stellschrauben der ROI am besten gesteigert werden.

Doch auch unnötige Flüchtigkeitsfehler oder Fehler beim manuellen Übertragen von Daten können auf ein Minimum reduziert werden. Des Weiteren können mithilfe einer solchen Software die Kosten besser im Auge behalten und nachverfolgt werden. 

Die nachfolgenden Abschnitte gehen daher etwas genauer auf diese Aspekte ein und erläutern, wie eine automatisierte Buchhaltung diese positiv beeinflussen kann. 

 

Reduzierung der Kosten

Es klingt im ersten Moment sicherlich überraschend, von einer Kostenreduktion zu sprechen, wenn ein neues System ins Unternehmen eingebracht wird. Schließlich verursacht dies erst einmal Kosten. Außerdem müssen Mitarbeiter geschult werden und sich in die Software einarbeiten. Das dauert.

Sobald die erste Einarbeitungsphase jedoch überstanden ist, kann man recht schnell Kosten einsparen. Gängige Kostentreiber in der Buchhaltung sind menschliche Fehler, häufige Korrekturen, manuelle Verbuchungen im Spesenmanagement, Rechnungen schreiben sowie die doppelte Belegablage. 

Diese Kostentreiber lassen sich mit einer automatisierten Buchhaltung leicht auf ein Minimum reduzieren. 

 

Zeitersparnis

Das Einsparen von Zeit ist neben der Kostenersparnis DER Punkt schlechthin, der für die Automatisierung einer Buchhaltung spricht. Der Grund dafür ist recht simpel: Eine automatisierte Buchhaltung nimmt Ihnen Arbeit ab, sodass Sie wieder mehr Zeit haben. 

Die Buchhaltung ist eine der Abteilungen mit den meisten routinemäßigen Aufgaben. Das Problem? Sie werden von Menschen ausgeführt und durch deren Geschwindigkeit begrenzt. Können diese Routineaufgaben, die kaum einen Mehrwert bieten, jedoch an ein System delegiert werden, wendet sich das Blatt. 

Ihre Mitarbeiter haben nun deutlich mehr Zeit für gewinnbringende Tätigkeiten, können strategische Projekte detaillierter begleiten und tiefergehende Analysen erstellen. Cloud und mobile Applications helfen dabei, Aufgaben schneller zu erledigen und die Produktivität zu steigern. All das verbessert Ihren ROI auf lange Sicht deutlich. 

 

Kostenkontrolle

Ein nicht zu vernachlässigender Faktor, vor allem für das Ausgabenmanagement, ist die Kontrolle der Kosten, die im Unternehmen anfallen. Abweichungen müssen festegstellt werden, damit wirksame Korrekturmaßnahmen ergriffen werden können, was sich wiederum positiv auf Ihren Gewinn auswirken kann. 

Um die Kosten jedoch nicht aus den Augen zu verlieren, muss sich die Buchhaltung schnell einen Überblick verschaffen können und darf sich nicht in Dokumenten, Ordnern, Unterlagen etc. verlieren. Zwei Stichworte, die hierbei zwangsläufig fallen, sind Transparenz und Ordnung. 

Durch die Automatisierung der Buchhaltung werden alle Unterlagen an einem zentralen Ort und mit einer klaren Struktur abgelegt. Das verschafft allen Beteiligten einen besseren Überblick und macht die Kostenkontrolle bedeutend einfacher. 

 

Vermeidung von Fehlern

Auch wenn Thomas J. Watson einmal gesagt hat, dass man seine Fehlerquote verdoppeln muss, um in seiner Firma IBM voranzukommen, ist das im Rechnungswesen der falsche Ansatz. Hier geht es schließlich darum, wenige bis gar keine Fehler zu machen. Sonst kann es teuer werden. 

Doch Fehler unterlaufen selbst den besten Mitarbeitern. Beispielsweise werden Belege nicht korrekt abgelegt, Zahlendreher gemacht oder Einnahmen und Ausgaben falsch verbucht. Und dies sind nur ein paar der typischen Fehler, die im Rechnungswesen passieren können. 

Eine automatisierte Buchhaltung, die weniger fehlerbehaftet ist, schafft hier Abhilfe. Routineaufgaben werden schnell und zu jeder Zeit mit der gleichen Effizienz bearbeitet. So werden Fehler auf ein Minimum reduziert, was Korrekturen weniger oft notwendig macht.

 

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Wie Jenji Ihre Buchhaltungsprozesse automatisieren kann

Die Automatisierung ist die Zukunft im Rechnungswesen. Schließlich sorgt sie für schlankere und effizientere Prozessabläufe und bietet viele Vorteile. Vor allem standardisierte Prozesse im Spesenmanagement können leicht an eine automatisierte Software delegiert werden. 

Die intelligente Plattform von Jenji ist dafür die ideale Lösung. Sie lässt sich perfekt an Ihr Unternehmen, Ihre strategische Ausrichtung und die Bedürfnisse Ihrer Buchhaltung anpassen, sodass Sie dauerhaft Zeit und Kosten einsparen können. 

Egal, ob die Kontrolle und Genehmigung von Spesenabrechnungen, die Rückerstattung der Mehrwertsteuer, die Verwaltung von Kontenplänen, mit Jenji können Sie all diese Prozesse automatisieren. Außerdem bleiben Sie konform zur lokalen Gesetzgebung.

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