Wie erkennt man Betrug in Spesenabrechnungen?

Spesenbetrug stellt für Unternehmen einen erheblichen wirtschaftlichen Schaden dar, und es ist wichtig, ihn zu erkennen und zu verhindern. Entdecken Sie, wie Künstliche Intelligenz Sie dabei unterstützen kann.

Laut einer Studie von Captio aus dem Jahr 2017 beläuft sich der Betrug bei Spesenabrechnungen pro Unternehmen auf durchschnittlich 53.883€, das sind 700€ pro Mitarbeiter pro Jahr. Aus diesem Grund verstehen wir, warum Betrug innerhalb der Firma bei Reisekosten ein wichtiges Anliegen für Unternehmen sein kann: dieser kann 12 % der gesamten Erstattungen ausmachen. Diese Art von Betrug vor der Erstattung zu erkennen, ist daher eine wichtige Herausforderung.

Die häufigsten Betrugsfälle bei der Spesenabrechnung

 

Manche Mitarbeiter sind sehr einfallsreich, wenn es darum geht bei den Spesenabrechnungen zu betrügen. Einer der häufigsten Fälle ist der von "überhöhten" Spesen- und Reisekostenabrechnungen. In der Tat ist die Kilometerpauschale dafür eine wahre Goldgrube. Die Rückerstattung hängt von der zurückgelegten Strecke und je nach Land und Firma den realen Kosten des jeweiligen Fahrzeugs ab. Die Mitarbeiter, die Betrug begehen, werden beides probieren, weil es der einfachste Weg ist, um weit mehr erstattet zu bekommen als Ihnen zusteht.

 

Diese Praxis funktioniert auch bei anderen Ausgabenkategorien, z. B. bei Taxifahrten. Viele Fahrer stellen handschriftliche Quittungen aus, sodass der Mitarbeiter sie bitten kann, den Fahrpreis zu erhöhen, um die Differenz zu behalten. Ein weiteres Verfahren zum Betrug ist das Duplizieren von Ausgaben. Dies geschieht, wenn dieselbe Quittungen zweimal geltend gemacht wird: Der Mitarbeiter bekommt dann eine doppelte Rückerstattung. 

 

Dies ist natürlich keine vollständige Liste: Methoden, um die Spesenabrechnung zu fälschen, sind sehr weit verbreitet, deswegen müssen Unternehmen sie vor der Erstattungsphase erkennen.

 

Erkennung von Betrug in Spesenabrechnungen mit Künstlicher Intelligenz

 

Die Erkennung von Betrug in Spesen- und Reisekostenabrechnungen war schon immer ein anspruchsvoller Prozess, der vor allem manuell durchgeführt wird. Eine automatisierte Alternative ist eindeutig erforderlich. In der Tat senkt die Automatisierung dieser Aufgabe die Kosten und verbessert die finanziellen Ergebnisse eines Unternehmens. Aus diesem Grund haben sich einige Unternehmen an Jenji gewandt, um ihr Spesenmanagement zu organisieren.

 

Heutzutage können viele spezifische Softwarelösungen eingesetzt werden, um betrügerische Ausgaben zu erkennen und zu verhindern. Jenji ermöglicht eine tiefgreifende Analyse der Ausgaben, um Anomalien zu identifizieren. Ermöglicht wird dies durch Künstliche Intelligenz, die verstehen kann, wie die menschliche Intelligenz Situationen analysiert.

 

Eine KI kann in wenigen Schritten qualifiziert beurteilen, ob eine Ausgabe legitim oder betrügerisch ist. Zunächst kann Machine Learning eingesetzt werden, um den Erstattungskontext zu verstehen. So können die Informationen durch die Digitalisierung von Dokumenten extrahiert werden. Darauf können diese spezifischen Daten durchsucht und mit einem breiten Satz an externen Daten verglichen werden. Mithilfe dieser externer Daten werden die Gültigkeit der einzelnen Händler, ihre Preise und andere grundlegende Informationen überprüft und die Legitimität aller Ausgaben verifiziert. Das Machine Learning System erkennt Wiederholungen und Tendenzen, deswegen kann  Betrug in weniger als einer Millisekunde aufgedeckt werden. Der Vergleich der Ausgaben zwischen den Mitarbeitern hilft zum Beispiel Unregelmäßigkeiten und Anomalien zu erkennen: Ausgaben, die über denen anderer Mitarbeiter liegen, ungewöhnlich sind oder an einem Sonntag eingereicht wurden, und auch verdächtige Fahrtkosten.

 

Spesen- und Reisekostenabrechnungen werden auf Basis dieser Recherche genehmigt oder abgelehnt. Ein von Jenji’s Funktionen ist eine visuelle Echtzeit-Warnung, die erscheint, wenn ein Mitarbeiter eine Ausgabe aus einer bestimmten Kategorie einreicht und diese einen vorher festgelegten Schwellenwert überschreitet. Das Warnsystem wird auch aktiviert, wenn es eine doppelte Ausgabe entdecken wird. Wird eine Warnung mit roter Flagge erkannt, kann die Ausgabe sofort überprüft werden.

 

Vorsicht ist besser als Nachsicht

 

Angesichts der wirtschaftlichen Bedeutung von Spesenbetrug ist es äußerst wichtig diesen zu verhindern. Das kann zum Beispiel zur Prävention durch Personalschulungen geschehen. Besondere Aufmerksamkeit sollte auch dem Arbeitsklima gewidmet werden, das eine wichtige Rolle bei der Entstehung von internem Betrug spielt.

 

Falls Sie weitere Fragen zu Jenji Fraud Advisor haben, zögern Sie nicht, das Jenji-Team unter sales@jenji.io zu kontaktieren. 

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