Was Sie bei der Auswahl einer Spesenmanagement-Lösung beachten sollten

Mit der allgegenwärtigen Digitalisierung und dem digitalen Wandel in Unternehmen ist es jetzt höchste Zeit, sich für eine intelligente und effiziente Lösung zur Spesenverwaltung zu entscheiden. Allerdings gibt es einige Kriterien zu beachten, bevor Sie sich für eine Spesenmanagement-Software entscheiden...

Alle Unternehmen haben mindestens eines gemeinsam: Sie müssen die Ausgaben ihrer Mitarbeitenden verwalten. Bei den meisten von ihnen ist dieses Management nicht optimal. Eine gemeinsame Studie von HRS und der GBTA (Global Business Travel Association)aus dem Jahr 2015 hat gezeigt, dass eine Spesenabrechnung bis zu 20 Minuten pro Mitarbeiter*in in Anspruch nimmt und den Arbeitgeber so 53 € kostet. Multipliziert man dies mit der Anzahl der monatlich eingereichten Abrechnungen, ergeben sich für das Unternehmen hohe Kosten.  Es ist jetzt an der Zeit, digital zu werden!

 

Auf dem Weg zur Digitalisierung des professionellen Spesenmanagements

Stellen Sie sich vor: Mitarbeitende füllen (mühsam) Excel-Tabellen aus. Diese werden dann (elektronisch oder physisch) an ihren Manager geschickt, zusammen mit allen Papierbelegen (außer denen, die verloren gegangen sind). Der Manager ist dann an der Reihe diese Ausgaben (mühsam) zu prüfen und zu genehmigen. Doch damit ist der Weg der Reisekostenabrechnungen noch nicht zu Ende: Die Tabellen und Belege müssen nun an die Buchhaltung geschickt werden, damit die Mitarbeitenden (endlich) eine Erstattung erhalten!

Wir sind uns alle einig, dass dies ein mühsamer, anstrengender und zeitraubender Prozess ist, der leicht zu menschlichen Fehlern führen kann. Doch "Zeit ist Geld", wie man so schön sagt: Je mehr Zeit Ihre Mitarbeitenden mit dem Einreichen Ihrer Abrechnungen  verbringen, desto unproduktiver sind sie. Außerdem können ihre Fehler Sie teuer zu stehen kommen und einige Ausgaben bei den Steuerbehörden durchfallen lassen .

Zum Glück gibt es Jenji: eine smarte digitale Spesenmanagement-Lösung. Jenji ermöglicht nicht nur Ihren Mitarbeitenden Zeit zu gewinnen, sondern auch Ihrem Unternehmen Geld zu sparen.

 

Erstens: Definieren Sie Ihre Anforderungen

Der erste Schritt vor der Auswahl einer Softwarelösung ist die Bestimmung der Anforderungen, die sie erfüllen muss.

Es gibt viele professionelle Spesenmanagement-Lösungen. Um sich bei der Auswahl nicht den Kopf zu zerbrechen, müssen Sie klare Anforderungen festlegen. Das ermöglicht es Ihnen Kriterien festzulegen, die die Lösung erfüllen muss:

  • Effizienz und Zeitmanagement
  • Budgetbeschränkungen
  • Optimiertes Ausgabenmonitoring in Echtzeit
  • Leichtere Kontrolle und Überprüfung
  • Integration in die Software Ihres Unternehmens (z. B. Ihr ERP)

Mit Erstellung der Spezifikationen sollte auch eine (Neu-)Bestimmung der internen Prozesse und Richtlinien einhergehen.  Von wem werden die Spesen überprüft/genehmigt? Welche Arten von Spesen können erstattet werden? Sollen Obergrenzen für Käufe festgelegt werden? Wie lange sollten die Prozesse im Schnitt dauern? Diese Fragen könnten, oder besser gesagt sollten Sie zu der Softwarelösung führen, die am besten zu Ihrem Unternehmenskontext passt.

 

Warum eine smarte digitale Lösung wählen?

Es gibt verschiedene Gründe, warum sich ein Unternehmen für eine smarte und professionelle Spesenmanagement-Lösung entscheidet. Einer davon kann mit den Personalressourcen zu tun haben. Denn je mehr Mitarbeitende Spesen geltend machen, desto mehr Zeit wird für deren Verwaltung aufgewendet, und desto weniger Mitarbeitende stehen für Aufgaben mit höherer Wertschöpfung zur Verfügung.

Diese Art von Softwarelösung kann auch gewählt werden, um Zeit zu sparen. In der Tat wird mit einer digitalisierten Lösung wie Jenji der Zeitaufwand für die Spesenverwaltung halbiert.

Zuletzt ist es ebenfalls eine sehr gute Möglichkeit die Verwendung von Papierdokumenten zu vermeiden sowie manuelle Eingriffe und die damit verbundenen menschlichen Fehler. Die Rolle eines jeden Mitarbeitenden ist klar definiert und die Ausgaben können in Echtzeit überwacht werden. Außerdem ermöglicht die Digitalisierung eine bessere Kontrolle der Ausgaben, zum Beispiel wenn Ausgabenobergrenzen überschritten werden oder wenn Mitarbeitende dieselbe Ausgabe mehrfach geltend machen.

 

Wesentliche Optionen, die eine Spesenmanagement-Lösung bieten sollte

Jetzt, wo Ihre Bedürfnisse und Ihre Spesenmanagement-Politik klar definiert sind, können Sie (endlich) Ihre neue Spesenmanagement-Lösung auswählen. Gehen Sie keine Kompromisse ein! Prüfen Sie die Features der Software-Lösung . Eine professionelle Spesenmanagement-Lösung, die ihren Namen auch verdient, sollte Folgendes bieten:

Eine SaaS-Anwendung

Wenn Sie ein Konto erstellen, muss es von Ihrem Computer aus genauso verfügbar sein wie von Ihrem Handy. Mit Jenji können Sie Ihre Ausgaben über Ihren Browser  unter app.jenji.io oder über Ihr Smartphone verwalten, indem Sie unsere iOS- oder Android-App herunterladen. So können Ihre Mitarbeitenden ihre Ausgaben jederzeit und überall geltend machen, sobald sie eine Quittung erhalten.

Eine Cloud-basierte Anwendung

Um Ihre Daten zu sichern, wählen Sie eine Cloud-basierte Lösung. Die in Jenji eingegebenen Daten werden auf Amazon AWS-Servern gespeichert, die sich in Frankreich und Irland befinden.

Einfache Spesenabrechnung

Wählen Sie eine Lösung, die es Ihnen erlaubt, Spesen und Reisekosten mit nur wenigen Klicks zu beantragen. Mit Jenji können Sie ein Foto machen, mehrere Ausgaben gleichzeitig importieren oder automatisch eine Ausgabe erstellen, indem Sie eine E-Mail mit Ihrer Rechnung an Jenji weiterleiten.

Eine intelligente Lösung

Die Lösung ist nur dann "smart", wenn sie künstliche Intelligenz verwendet. Durch den Einsatz von OCR (Optical Character Recognition) wird eine erhebliche Zeitersparnis beim Einreichen der Ausgaben erzielt. Aus dem einfachen Bild eines Papierbelegs erkennt und extrahiert unser intern entwickeltes Tool alle Informationen und füllt das Spesenabrechnungsformular in nur 4 Sekunden aus. und ist dabei zu 99,98% genau. Ihre Mitarbeitenden können ihre Spesenabrechnungen weiter optimieren, indem sie Standardparameter (Zahlungsmethode, Währung und Land) einrichten.

Einfache Kontrolle und Überprüfung

Da Mitarbeitende und vor allem Vorgesetzte durch die Digitalisierung des Spesenmanagements Zeit sparen sollen, ist es wichtig eine Lösung zu wählen, die die Genehmigung der Spesen und Reisekosten erleichtert. Mit dem Genehmigungs-Workflow von Jenji geschieht alles in Echtzeit! Sie können die  Aufgaben den zuständige Personen überlassen: Das Controlling überprüft die Gültigkeit von Ausgaben, insbesondere im Hinblick auf die Unternehmensrichtlinien, die Vorgesetzten genehmigen diese Ausgaben und die Buchhaltung erstellt die Exporte, übernimmt die Buchungen in ihr ERP und verwaltet die Erstattungen. 

Um Ihre Ausgaben noch besser zu kontrollieren, können Sie außerdem Obergrenzen für jede Ausgabenkategorie festlegen, aber auch weitere Warnhinweise, um beispielsweise doppelte Ausgaben zu vermeiden.

Eine anpassbare und einfach zu integrierende Lösung

Um das Spesen- und Reisekostenmanagement zu optimieren, setzen Sie am besten eine Lösung ein, die sich an Ihren Unternehmenskontext und Ihre Branche anpasst. Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Kompatibilität sind entscheidend. Jenji tut alles dafür Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung zu bieten, die sich dank unserer intern entwickelten APIs in alle bestehenden ERP-Systeme integrieren lässt.

Freiheit von Papierbelegen

Eine der größten Unannehmlichkeiten der Ausgabenverwaltung ist der Umgang mit Papierbelegen. Sie verderben, werden unleserlich, stapeln sich, gehen verloren, etc. Es ist schwierig, sie richtig aufzubewahren, um sie im Falle einer Steuerprüfung vorzulegen. Wenn Sie jedoch keinen digitalen Safe, der den Bestimmungen der Steuerbehörden zur digitalen Aufbewahrung von Papierbelegen entspricht haben, sind Sie gesetzlich verpflichtet, diese Quittungen als Nachweise aufzubewahren.

 

Zum Glück hat Jenji an alles gedacht! Mit Jenji Vault und in Zusammenarbeit mit Docaposte (Frankreich), Arcplace (Schweiz) und KPMG (Deutschland, Luxemburg, etc.) können Sie Ihre digitalen Belege für die gesetzliche vorgeschriebene Zeit aufbewahren und sind somit ganz legal Ihr Papier los!

Mit all diesen Elementen im Hinterkopf sollten Sie nun in der Lage sein, Ihre neue Spesenmanagement-Lösung zu wählen!

Für weitere Details zu Jenji, zögern Sie nicht, das Jenji-Team unter sales@jenji.io zu kontaktieren. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung Ihres Projekts!

Maria Khizhniakova