Angesichts der wachsenden Digitalisierung in Unternehmen ist es höchste Zeit, eine intelligente und effiziente Lösung für das Reisekostenmanagement zu finden. Es gibt jedoch einige Kriterien zu beachten, bevor Sie sich entscheiden können...
Unternehmen haben zumindest eine Sache gemeinsam: Sie müssen die Ausgaben ihrer Mitarbeiter verwalten. Allerdings haben nur wenige diese Verwaltung optimiert. Eine gemeinsame Studie von HRS und der Stiftung GBTA (Global Business Travel Association) aus dem Jahr 2015 hat jedoch gezeigt, dass das Spesenmanagement bis zu 20 Minuten pro Mitarbeiter in Anspruch nimmt und den Arbeitgeber 53 € kostet. Multipliziert man dies mit der Anzahl der monatlich geltend gemachten Ausgaben, ergeben sich für das Unternehmen enorme Kosten. Vielleicht ist jetzt genau der richtige Zeitpunkt, um digital zu werden.
Auf dem Weg zu einem digitalen professionellen Spesenmanagement
Stellen Sie sich vor: Mitarbeiter füllen (mühsam) Excel-Tabellen aus. Diese werden dann (elektronisch oder physisch) an ihren Vorgesetzten geschickt, zusammen mit allen Papierbelegen (außer denen, die verloren gegangen sind). Der Vorgesetzte ist dann an der Reihe, diese Ausgaben (akribisch) zu prüfen und zu bestätigen. Doch damit ist die Reisekostenabrechnung noch nicht zu Ende: Die Tabellen und Belege müssen nun an die Buchhaltung geschickt werden, damit die Mitarbeiter (endlich) Ihre Erstattung erhalten können!
Wir sind uns alle einig, dass dies ein mühsamer, anstrengender und zeitraubender Prozess ist, der leicht zu menschlichen Fehlern führen kann. Doch wie man so schön sagt, “Zeit ist Geld”: Je mehr Zeit Ihre Mitarbeiter mit dem Einreichen von Ausgaben verbringen, desto weniger produktiv sind sie. Außerdem können ihre Fehler für Sie teuer werden und dazu führen, dass einige Ausgaben von der Steuerverwaltung nicht anerkannt werden.
Zum Glück gibt es Jenji: eine intelligente und digitale Software für Ihr Spesenmanagement. Mit ihrer Anwendung sparen die Mitarbeiter Zeit und das Unternehmen Geld.
Erster Schritt: Definieren Sie Ihre Bedürfnisse
Als erstes müssen Sie vor der Auswahl einer Softwarelösung festlegen, welche Anforderungen die Software erfüllen muss.
Es gibt viele professionelle Lösungen für das Spesenmanagement. Damit Sie sich bei der Auswahl nicht den Kopf zerbrechen, müssen Sie klare Anforderungen bestimmen. So können Sie beispielsweise folgende Kriterien festlegen, die die Lösung erfüllen muss:
- Effizienz und Zeitmanagement
- Budgetgrenzen
- Optimierte Kostenüberwachung in Echtzeit
- Leichtere Kontrolle und Überprüfung
- Integration in die Software Ihres Unternehmens (z.B. Ihr Warenwirtschaftssystem)
Nach der Festlegung der Anforderungen muss eine (Neu-)Definition der internen Spesenrichtlinie erfolgen. Wer prüft/validiert die Ausgaben? Welche Arten von Ausgaben können erstattet werden? Sollen Obergrenzen für Käufe festgelegt werden? Wie lange sollte das Spesenmanagement im Durchschnitt dauern? Diese Fragen können, oder besser gesagt, sollten Sie zu der Softwarelösung führen, die am besten zu Ihnen passt.
Warum sollten Sie sich für eine intelligente digitale Lösung entscheiden?
Es gibt verschiedene Gründe, warum sich ein Unternehmen für eine intelligente professionelle Lösung für das Reisekostenmanagement entscheidet. Es kann mit dem Personal zusammenhängen. Denn je mehr Mitarbeiter Ausgaben geltend machen, desto mehr Zeit wird für deren Verwaltung aufgewendet, und desto weniger Zeit haben die Mitarbeiter für Aufgaben mit höherem Mehrwert.
Diese Art von Softwarelösung kann daher auch gewählt werden, um Zeit zu sparen. Mit einer digitalen Lösung wie Jenji wird der Zeitaufwand für das Spesenmanagement um die Hälfte reduziert.
Und schließlich ist es auch eine gute Möglichkeit, Papierdokumente sowie menschliche Eingriffe jeglicher Art und die damit verbundenen möglichen Fehler zu vermeiden. Die Rolle jedes Einzelnen ist klar definiert und die Ausgaben können in Echtzeit überwacht werden. Darüber hinaus ermöglicht die Digitalisierung eine bessere Kontrolle der Ausgaben, zum Beispiel wenn Ausgabenobergrenzen überschritten werden oder wenn Mitarbeiter dieselbe Ausgabe mehrfach geltend machen.
Wesentliche Funktion, die eine Software für das Spesenmanagement bieten sollte
Jetzt, da Ihre Anforderungen und Ihre Spesenrichtlinie klar definiert sind, können Sie sich (endlich) für Ihre neue Reisekostenlösung entscheiden. Gehen Sie keine Kompromisse ein! Achten Sie zuerst auf die Funktionen und dann auf den Preis. Eine professionelle Software für das Spesenmanagement, die ihren Namen verdient, sollte Folgendes bieten:
Eine SaaS-Anwendung
Wenn Sie ein Konto erstellen, muss es sowohl von Ihrem Computer als auch von Ihrem Handy aus verfügbar sein. Mit Jenji können Sie Ihre Ausgaben über den PC/Desktop unter app.jenji.io oder über Ihr Smartphone verwalten, indem Sie unsere iOS- oder Android-App herunterladen. So können Ihre Mitarbeiter ihre Ausgaben jederzeit und überall einreichen, sobald Sie einen Papierbeleg erhalten haben.
Eine cloudbasierte Anwendung
Um Ihre Daten zu sichern, sollten Sie eine cloudbasierte Lösung wählen. Die in Jenji eingegebenen Daten werden auf Amazon AWS-Servern in Frankreich und Irland gespeichert.
Einfache Spesenabrechnung
Wählen Sie eine Lösung, mit der Sie Ihre Ausgaben mit nur wenigen Klicks abrechnen können. Mit Jenji können Sie ein Foto machen, mehrere Ausgaben als Bündel importieren oder automatisch eine Ausgabe erstellen, indem Sie Ihre Rechnung per E-Mail senden.
Eine intelligente Lösung
Wenn die Lösung "intelligent" ist, liegt das daran, dass sie künstliche Intelligenz verwendet. Dank OCR (Optical Character Recognition) wird beim Spesenmanagement viel Zeit gespart. Mit einem einfachen Bild des Papierbelegs erkennt, extrahiert und füllt unser intern entwickeltes Tool das Spesenabrechnungsformular in nur 4 Sekunden und mit einer Genauigkeit von 99,98 % aus.
Ihre Mitarbeiter können ihre Spesenabrechnungen weiter optimieren, indem sie Standardparameter (Zahlungsart, Währung und Land) festlegen.
Einfache Spesenkontrolle und Überprüfung
Da Mitarbeiter und vor allem Manager durch die Digitalisierung des Spesenmanagements Zeit sparen, ist es wichtig, eine Lösung zu wählen, die die Überprüfung der Reisekosten erleichtert. Mit dem Validierungs-Workflow von Jenji geschieht alles in Echtzeit! Sie können Aufgaben an Controller (die die Gültigkeit von Ausgaben kontrollieren, insbesondere im Hinblick auf die Unternehmensrichtlinien), Prüfer (die die Ausgaben endgültig validieren) und "Buchhalter", die Buchhaltungsexporte (in das von Ihnen gewählte Warenwirtschaftssystem) und Erstattungen verarbeiten, zuweisen.
Um Ihre Ausgaben noch besser zu kontrollieren, können Sie außerdem Höchstgrenzen für jede Ausgabenkategorie festlegen und Warnmeldungen anzeigen lassen, um doppelte Spesenabrechnungen zu vermeiden.
Eine anpassbare und leicht zu integrierende Lösung
Um das professionelle Spesenmanagement zu optimieren, ist es am besten, eine Lösung zu wählen, die Sie an Ihren Kontext und Ihre Umgebung anpassen können. Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Kompatibilität sind entscheidend. Jenji ist eine maßgeschneiderte Lösung, die sich dank unserer intern entwickelten APIs in alle bestehenden Warenwirtschaftssysteme integrieren lässt.
Keine Abhängigkeit von Papierbelegen
Eine der größten Unannehmlichkeiten des Spesenmanagements ist der Umgang mit Papierquittungen. Sie vergilben, werden unleserlich, stapeln sich, gehen verloren, usw. Es ist schwierig, sie richtig aufzubewahren, um sie im Falle einer Steuerprüfung vorlegen zu können. Wenn Sie keinen digitalen Speicherplatz haben, der in den Augen der Steuerverwaltung und der Behörden Beweiskraft hat, sind Sie gesetzlich verpflichtet, diese Quittungen als Ausgabenbelege aufzubewahren.
Zum Glück hat Jenji an alles gedacht! Mit Jenji Vault und in Zusammenarbeit mit Docaposte - einer Tochtergesellschaft der La Poste Gruppe - können Sie Ihre digitalen Belege sechs Jahre lang speichern und sind somit rechtlich gesehen papierlos!
Mit all diesen Informationen im Hinterkopf sollten Sie nun in der Lage sein, sich für Ihre neue Spesenmanagement-Lösung zu entscheiden!
Für mehr Informationen über Jenji, zögern Sie nicht, das Jenji-Team unter sales@jenji.io zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung Ihres Projekts!
