Was muss ich aufheben? Aufbewahrungsfristen und -pflichten für Belege und Dokumente

Geschäftsreisen bedeuten für die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens immer auch, dass sie im Nachhinein eine Reisekostenabrechnung samt Fahrtkosten und Spesen bei ihrem Arbeitgeber einreichen müssen. Alle Buchungsbestätigungen, Belege und Quittungen müssen sachgerecht beim Arbeitgeber eingereicht und von diesem aufbewahrt werden. Je nach Dokumententyp schreibt das deutsche Steuerrecht eine Aufbewahrungsfrist von 6 bis 10 Jahren vor. Die Aufbewahrungsfrist meint den Zeitraum, in dem aufbewahrungspflichtige Schriftstücke archiviert werden müssen. Die Dokumente müssen in einer Art und Weise archiviert werden, dass sowohl die Unternehmen selbst als auch das Finanzamt bei Steuerprüfung problemlos darauf zugreifen können.

Welche Belege wie lange aufbewahrt werden müssen und welche Pflichten dabei der Reisende und welche der Arbeitgeber trägt, erklären wir Ihnen im Folgenden:

Welche Belege und Dokumente gibt es?

  • Buchungsbestätigungen 
  • Hotelrechnungen 
  • Bahntickets
  • Taxiquittungen 
  • Tankquittungen 
  • Kilometernachweise
  • Restaurant- und Bewirtungsbelege
  • Quittungen über Mautgebühren, Parkgebühren, Telefongebühren, Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen und Trinkgelder

Welche Aufbewahrungsfristen gibt es? 

Reisende Angestellte haben die Pflicht, innerhalb einer zuvor festgesetzten Frist die Rückerstattung ihrer bei einer Dienstreise entstandenen Reisekosten bei der Finanzabteilung zur Buchführung einzureichen. Damit Unternehmen diese Kosten bei der Steuererklärung steuerlich absetzen können, muss das Ausgabenmanagement lückenlos dokumentiert sein. Das deutsche Steuerrecht sieht vor, dass alle Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind, auch der Aufbewahrungspflicht unterliegen. 

Die Aufbewahrungsfristen beginnen mit Ende des Kalenderjahres und variieren je nach Dokumententyp. Den genauen Endzeitpunkt der Archivierung bestimmt bei Handels- und Geschäftsbriefen das Datum der Absendung beziehungsweise des Empfangs, bei laufenden Aufzeichnungen, wie zum Beispiel Rechnungen für Internetverträgen, gilt das Datum des letzten (Rechnungs-)Eingangs. Bei allen weiteren Unterlagen, also auch Reisekostenabrechnungen, gilt das jeweilige Entstehungsdatum. Laut §147 AO müssen diese Unterlagen zehn Jahre aufzubewahren werden, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen, bis auf Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, können in digitaler Form archiviert werden. Allerdings nur, wenn Unternehmen gewährleisten können, dass die Daten auch nach einigen Jahren noch abrufbar sind. Für die Archivierung bieten sich also Speichermedien wie USB-Sticks oder externe Festplatten an, die Speicherung der Daten in der Cloud ist ebenfalls sinnvoll.

Die digitale Lösung 

Eine digitale Lösung für das Spesenmanagement bietet viele Vorteile. Mit der Jenji App können Belege und Quittung schon während der Geschäftsreise mit der Handykamera eingescannt werden. Unsere Software analysiert mithilfe eines OCR-Verfahrens (Optical Character Recognition) die eingereichten Belege und verarbeitet diese entsprechend weiter. Dies ist nicht nur unkompliziert und einfach, sondern trägt auch zur Betrugsprävention bei, da Ausgaben nur einmal gelten gemacht werden können und Auffälligkeiten direkt an die Buchhaltung gemeldet werden.

Mit Jenji Vault bieten wir außerdem eine digitale Archivierungsmöglichkeit. Die papierlose Lösung spart nicht nur Zeit und Speicherplatz, sondern verringert auch die Kohlenstoffemissionen Ihres Unternehmens. Die digitale Verarbeitung ermöglicht es also, den ökologischen Fußabdruck von Unternehmen drastisch zu reduzieren. Die Aufbewahrung von physischen Rechnungen ist obsolet, da Jenji Vault alle Belege, die über die Jenji App eingereicht werden, automatisch in den elektronischen Speicherplatz Ihres Unternehmens überträgt.

Jenji ermöglicht es den gesetzlichen Rahmen und die Aufbewahrungsfristen einzuhalten, da die digitalisierten Dokumente im PDF-Format in einem zertifizierten EAS (Electronic Archiving System) für die vorgeschriebene Zeit gespeichert werden. Der Prozess entspricht den steuerrechtlichen Anforderungen und die verarbeiteten Belege sind sowohl für die eigenen Mitarbeiter:innen als auch für das Finanzamt jederzeit verfügbar. Die digitalen Belege stehen für regelmäßige Prüfungen der Unternehmensbilanz zur Verfügung und können die Richtigkeit der Angaben bescheinigen.

Romane Sisso