Die Business-Kreditkarte, für reibungslose Geschäftsausgaben
Angesichts der mühseligen Buchhaltungsprozesse in der Geschäftswelt scheint sich eine Lösung abzuzeichnen, die bereits von vielen Unternehmen angenommen wurde: die Business-Kreditkarte. Kostenkontrolle, Autonomie der Mitarbeiter, Funktionsarten... Hier finden Sie alles, was Sie darüber wissen müssen.
Was ist eine Business-Kreditkarte?
Per Definition ist die Business-Kreditkarte ein Zahlungsmittel, das den Mitarbeitern von ihrem Unternehmen zur Verfügung gestellt wird, um ihnen eine ausreichende finanzielle Autonomie zu ermöglichen, womit sie geschäftliche Einkäufe über ihr eigenes Konto tätigen können.
Geschäftsausgaben, die bei verschiedenen Lieferanten anfallen, werden so automatisch bezahlt und unterliegen der Erstellung einer Kostenabrechnung, damit das Unternehmen seinem Mitarbeiter die Kosten erstatten kann.
Wie funktioniert es?
Konkret ähnelt die Funktionsweise einer Business-Kreditkarte der einer klassischen Kreditkarte, mit dem Unterschied, dass das Unternehmen über eine Reihe von Einstellungsfunktionen verfügt.
Die Einrichtung einer Business-Kreditkarte kann folgendes enthalten:
- ein Ausgabenlimit;
- Tage und Zeiten, an denen die Karte deaktiviert werden kann;
- genehmigte Ausgabenkategorien;
- autorisierte Geschäfte und Lieferanten.
Unternehmen, die sich für diese Lösung entscheiden, wählen in der Regel einen Zahlungsaufschub der anfallenden Betriebsausgaben, um vor dem wirksamen Entnahmedatum die erforderliche Zeit zu haben, die Ausgaben ihrer Mitarbeiter zu erstatten.
Mit Lösungen wie der Jenji-Plattform entfällt heutzutage der Zeitaufwand für die Eingabe von Kosten und deren Erstattung komplett. Mobile und Web-Anwendungen ermöglichen ein optimiertes Cashflow-Management, eine Echtzeit-Ansicht der Ausgaben (nach Bereichen) und den Zugriff auf ein umfassendes Reporting-Tool.
Was ist der Unterschied zwischen einer Business-Kreditkarte und einer Firmenkarte?
Häufig wird der Begriff Business-Kreditkarte fälschlicherweise für eine Firmenkarte verwendet. Während eine Business-Kreditkarte das Konto des Mitarbeiters mit den Ausgaben vor der Erstattung durch das Unternehmen belastet, laufen die Ausgaben bei der Firmenkarte dagegen direkt über das Konto des Unternehmens.
Folglich sind die Fragen, die sich aus diesem Unterschied ergeben, entscheidend, nämlich dass die Firmenkarte:
- ein größeres Vertrauen des Unternehmens gegenüber seinen Mitarbeitern erfordert;
- ein höheres Risiko hinsichtlich der Höhe der Ausgaben der Mitarbeiter darstellt;
- alle Ausgaben auf einem einzigen Firmenkonto sammelt, wodurch Betrug in der Buchhaltung vermieden wird;
- daher eher für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Start-ups und Freiberufler geeignet ist.
Während eine Business-Kreditkarte mindestens 30 € pro Jahr und pro Karte kostet¹, fallen für die Firmenkarten durchschnittlich mindestens 80 € pro Jahr² und pro bereitgestellter Karte an.
Bitte beachten Sie: Obwohl sie vom Erstattungsverfahren ausgenommen sind, müssen Mitarbeiter mit einer Firmenkarte trotzdem eine Kostenabrechnung bei der Buchhaltung ihres Unternehmens einreichen.
Wozu eine Business-Kreditkarte verwenden?
In erster Linie ermöglicht der Einsatz einer Business-Kreditkarte ein besseres Management des Unternehmens-Cashflows, indem sowohl eine erweiterte Kontrolle der Zahlungsautorisierungen als auch ein Klima des Vertrauens zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern geschaffen wird.
Dieser Zuwachs an Autonomie für die Mitarbeiter erleichtert neben der Entwicklung eines starken Zugehörigkeitsgefühls zum Unternehmen jeden Einkaufsprozess erheblich. Die Vielfalt der Ausgaben, die z. B. bei einer Geschäftsreise anfallen, kann viel effizienter verwaltet werden.
Dieser Zeit- und Organisationsgewinn geht Hand in Hand mit dem vollen Zugriff des Managers auf die Daten der Ausgaben des Unternehmens: Kategorien, Lieferanten, Tage und Zeiten, Beträge usw. Der Einsatz einer Plattform, die diesen Namen verdient, führt alle relevanten Informationen für ein besseres Finanzmanagement zusammen.
Für wen ist die Business-Kreditkarte gedacht?
Aufgrund ihrer geringen Kosten ist die Business-Kreditkarte für jede Unternehmensgröße zugänglich, von der sehr kleinen bis zur globalen Firma. Denn je größer die Anzahl der Mitarbeiter ist, desto sinnvoller ist es, die Business-Kreditkarte und die Anwendung für Spesenabrechnungen zu verbinden, um eine detaillierte Analyse der Ausgabenposten des Unternehmens durchführen zu können.
Jenji’s Firmenkarte
Um ein komplettes Ökosyskarteiner personalisierten Verwaltungsoberfläche verbindet, wird Jenji Pay automatisch in die Jenji-Plattform integriert. Letzteres kann an jedes andere bestehende IT-System angeschlossen werden.
Flexibel, intuitiv und sicher, gibt dieses Tool dem Manager die absolute Kontrolle über die Unternehmensausgaben durch sichere Transaktionen, Echtzeitüberwachung und vollständige, international zugängliche Cashflow-Analysen. Jede Transaktion und jeder Beleg wird sofort und ohne Verzögerung über die Jenji-Schnittstelle übertragen.
Die drei Jenji Pay-Karten werden von allen Händlern über das Visa-Netzwerk akzeptiert, sind vollständig konfigurierbar und in physischen und virtuellen Formaten erhältlich.
Die Corporate Card (von Jenji vorgeschlagene Business-Kreditkarte) ist eine physische Karte, die es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, an Produktivität und Autonomie zu gewinnen. Es ermöglicht Ihnen, die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter dank unserer mobilen Anwendung und der Web App in Echtzeit zu überwachen und zu kontrollieren, um Betrugsrisiken zu reduzieren.
Als Alternative zur Business-Kreditkarte können Sie mit der Single Use Virtual Card und der Virtual Card die Online-Einkäufe Ihrer Mitarbeiter absichern, entweder einmalig für eine bestimmte Transaktion oder kontinuierlich.
Abhängig von Ihrer Situation und Ihren Zielen können Sie die für Ihr Unternehmen am besten geeignete(n) Karte(n) auswählen!
Um die Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen zu erleichtern, zögern Sie nicht, Jenji per E-Mail unter sales@jenji.io zu kontaktieren. Unsere Teams unterstützen Sie gerne bei Ihrer Digitalisierung.
