Alles rund um das Thema Auslandsreisepauschalen

Wer beruflich bedingt eine Geschäftsreise ins Ausland antritt, der wird sich mit großer Sicherheit mit höheren Ausgaben für Verpflegung und Übernachtung konfrontiert sehen. 

 Je nach Land, Region oder Stadt können die Ausgaben sehr viel höher ausfallen, als es Dienstreisende von Reisen aus Deutschland gewohnt sind. Beispiele dafür sind Norwegen, Sydney oder die Elfenbeinküste.  

Das hört sich allerdings schlimmer an, als es in Wirklichkeit ist. Machen sie es wie „Frequent Traveller“ und nehmen sie es gelassen zur Kenntnis. Damit sie wissen, welche Beträge sie in der Abrechnung ihrer Auslandsreisekosten in 2022 angeben, haben wir diesen Artikel verfasst.  

Was versteht man unter Auslandsreisepauschalen?

Egal ob ein vielversprechendes Mittagessen mit Kunden, das abendliche Dinner im Hotelrestaurant oder das Frühstück im netten Café um die Ecke – höhere Ausgaben für die Verpflegung und die Übernachtung sind im Ausland eher die Regel als eine Ausnahme. 

Das ist nicht weiter tragisch, denn dafür gibt es die Auslandsreisepauschalen. Dieser Verpflegungsmehraufwand wurde eingeführt, damit Geschäftsreisende die entstandenen Mehrkosten nicht aus eigener Tasche bezahlen müssen. Selbstständige können diese Ausgaben übrigens in ihrer jährlichen Steuererklärung geltend machen. 

Arbeitnehmer können diesen Teil der Spesen bzw. Reisekosten nach der Geschäftsreise beim Arbeitgeber über ihre Reisekostenabrechnung einreichen. Diese wird in aller Regel von der Firma erstattet, wenn alle Beträge korrekt erfasst wurden.

Es gibt allerdings keinen einheitlichen Pauschbetrag für Auslandsreisen. Vielmehr gelten für jedes Land eigene Auslandsreisepauschalen. Wichtig ist an dieser Stelle, dass nur die Pauschalen des jeweiligen Landes oder der jeweiligen Region erstattet werden. Ob mehr oder weniger als die Spesen für die Verpflegung ausgegeben wurde, ist unwichtig. Belege werden nämlich nicht eingereicht.

Welche Änderungen gibt es bei der Auslandsreisepauschale in 2022?

Aufgrund der Corona-Pandemie ergeben sich bei der Auslandsreisepauschale für 2022 keine Änderungen. Sie können somit die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand, die sie bereits in 2021 verwendet haben, auch für beruflich bedingte Auslandsreisen für 2022 verwenden. 

Das Bundesministerium der Finanzen hat nämlich beschlossen, dass die Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder nach dem Bundesreisekostengesetz zum 01. Januar 2022 pandemiebedingt nicht neu festgesetzt werden. Das wurde in dieser Form bereits am 27. September 2021 bekanntgegeben. 

Aus diesem Grund bleiben die zum 01. Januar 2021 veröffentlichen Pauschbeträge auch in diesem Jahr unverändert bestehen. Die aktuellen Beträge können zur Gänze dem BMF-Schreiben vom 3. Dezember 2020zur „Steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2021“ entnommen werden. 

Auslandsreise-Pauschale 2022: Tabelle

Sollten sie gerade auf der Suche nach einem bestimmten Pauschbetrag für ein Land sein, welches sie während ihrer Dienstreise besucht haben, hilft ihnen dieser Artikel dabei. 

Er erspart ihnen nämlich die Suche nach dem entsprechenden BMF-Schreiben auf die Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen. Wir haben die komplette Tabelle aus diesem Schreiben bereits für sie herausgesucht und an dieser Stelle veröffentlicht.

Berechnung der Auslandsreise-Pauschale

Die Berechnung der Auslandsreise-Pauschale erfolgt genau nach dem gleichen Prinzip wie die Berechnung der Spesen im Inland, einzig die Pauschbeträge unterschieden sich. Dabei ist neben dem letzten Tätigkeitsort vor allem die Dauer der Reise relevant.

 Dauert die Reise weniger als 8 Stunden, dann wird kein Verpflegungsmehraufwand gewährt. Ist die Dienstreise länger als 8 Stunden, jedoch kürzer als 24 Stunden, dann kann die kleine Pauschale geltend gemacht werden. 

Diese Pauschale wird ebenfalls angesetzt, wenn es um An- und Abreisetage bei mehrtägigen Geschäftsreisen geht. Für volle 24 Stunden können Arbeitnehmer die große Pauschale in ihrer Reisekostenabrechnung eintragen.  

Beispiel: Der Manager M. fliegt für eine Geschäftsreise nach Mailand. Er startet am Montag und kehrt am Mittwoch aus Mailand zurück. Daher stehen ihm 105€ als Pauschale zu. Jeweils 30€ für den An- und den Abreisetag sowie 45€ für den gesamten Dienstag.  

 Beispiel der Mahlzeitenkürzung bei Anschlussreise

Nachdem der Manager M. von seiner mehrtägigen Geschäftsreise aus Mailand zurückgekehrt ist, packt er in seiner Wohnung neue Unterlagen und frische Kleidung in seinen Koffer. Er muss nämlich zu einer Konferenz nach Paris weiterreisen.

Dort trifft M. am Mittwochabend um 22 Uhr ein. Aus diesem Grund ist für Mittwoch nun die höhere Verpflegungspauschale anzusetzen (Abreise Mailand 30€, Anreise Paris 39€). 

Gehen wir in diesem zweiten Beispiel davon aus, dass der Arbeitgeber alle Hotels inklusive des Frühstücks vorab gebucht und auch schon bezahlt hat. Da das Frühstück nun vom Arbeitgeber gestellt wird, wird die Verpflegungspauschale um 20% der Tagespauschale gekürzt. Für den Mittwoch heißt das nun folgendes: 

Der Verpflegungsmehraufwand wird um 11,60€ (20% der Verpflegungspauschale für Paris für einen ganzen Tag (58€)) gekürzt. Daher kann der Manager M. in diesem Fall noch 27,40€ bei den Spesen für den Mittwoch geltend machen. 

Wie Jenji die Reisekostenabrechnungen für Unternehmen vereinfacht

Wie sie sehen, kann die Abrechnung der Auslandsreisekosten und Spesen komplex sein. All dies manuell zu bearbeiten, ist zeitintensiv. Zudem schleichen sich schnell Fehler ein. Das muss nicht sein. Jenji gibt ihnen die Möglichkeit, ihr Spesenmanagement und den Verpflegungsmehraufwand vollständig digital und in Echtzeit zu verwalten.

 So können Zeit und Kosten eingespart, Transparenz geschaffen und Erstattungen schneller vorgenommen werden, egal in welches Land die Dienstreise geht. Mit der kostenlosen Jenji App können Mitarbeiter ihre Belege sogar noch während sie auf der Geschäftsreise mit dem Smartphone erfassen und hochladen. So gehen Belege auch nicht mehr verloren. 

Noch einfacher geht die Abwicklung der Reisekosten über unsere hauseigenen Jenji Pay Zahlungskarten. Damit müssen Mitarbeiter die Pauschalen nicht mehr vorstrecken, sondern bekommen von der Geschäftsleitung ein fixes Budget, welche so die Kontrolle über die Reisekosten behält.