A1-Bescheinigung: wichtig bei Auslands-Dienstreisen

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Die A1-Bescheinigung ist zwingend notwendig

Um Lohndumping und Schwarzarbeit besser bekämpfen zu können, wird aktuell das Vorliegen einer notwendigen A1-Bescheinigung bei grenzüberschreitender Erwerbstätigkeit verstärkt kontrolliert. Jedoch kennen viele diese Bescheinigung nicht einmal. 

Dienstreisende sind laut EU-Verordnung seit 2010 dazu verpflichtet, bei Geschäftsreisen im europäischen Ausland und in EFTA-Staaten eine sogenannte A1-Bescheinigung mit sich zu führen. Am stärksten wird in der Schweiz, Österreich und Frankreich kontrolliert.

Was die A1-Bescheinigung genau ist, für welche Länder sie gilt und wie lange, das klärt dieser Artikel. 

 

Die A1-Bescheinigung: Definition

Mit der angesprochenen Verordnung will die EU die Sozialversicherungssysteme der einzelnen Mitgliedsstaaten koordinieren. Um dies zu erleichtern, wurde die A1-Bescheinigung ins Leben gerufen.

Eine in Deutschland ausgestellte A1-Bescheinigung bezeugt, dass die entsprechenden Mitarbeiter in Deutschland sozialversichert sind. Somit ist klar geregelt, welches Sozialsystem für den Versicherten zuständig ist, und ein doppeltes Einzahlen in die soziale Versicherung in mehreren Ländern wird vermieden.

Damit Arbeitnehmer und verbeamtete Personen eine A1-Bescheinigung mit sich führen können, müssen Arbeitgeber diese im besten Fall vor der Dienstreise für alle ins Ausland entsendeten Mitarbeiter neu anfordern. 

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, eine A1-Bescheinigung anzufordern, selbst wenn die Reise spontan und nur für wenige Stunden ist. Selbstständige müssen dieses Formular ebenfalls beantragen und mit sich führen. Im Bedarfsfall kann dies allerdings nachträglich geschehen.

 

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Wozu braucht man eine A1-Bescheinigung?

Generell unterliegen alle Personen den Rechtsvorschriften der Mitgliedsstaaten, in denen sie arbeiten. Wenn Mitarbeiter sich zu Zwecken der Erwerbstätigkeit allerdings nur kurzfristig in einem (oder mehreren) anderen EU-Mitgliedsstaat(en) aufhalten, dann unterliegen sie den Vorschriften zur sozialen Sicherheit des Landes, in dem sie wohnen.

Aus diesem Grund benötigen Beschäftigte die A1-Bescheinigung. Mit ihr weisen sie bei Geschäftsreisen ins EU-Ausland nach, dass für sie nach wie vor die Vorschriften des Wohnstaates bzw. des Entsendelandes gelten. 

Liegt eine entsprechende Bescheinigung nicht vor, dann kann es durchaus sein, dass der Mitarbeiter seine Arbeit nicht mehr ausüben kann und keinen Zutritt zum entsprechenden Tätigkeitsort mehr erhält, bis die Bescheinigung vorliegt. Im schlimmsten Fall müssen sogar schmerzhafte Bußgelder gezahlt werden.

 

Für welche Länder gilt die A1?

Die deutsche A1-Bescheinigung gilt bei einer Entsendung auf Geschäftsreisen für alle Länder innerhalb der Europäischen Union sowie in Island, Liechtenstein, Norwegen, der Schweiz, im Vereinigten Königreich Großbritannien und in Nordirland. 

Im Gegensatz dazu ist die A1-Bescheinigung nicht für Länder gültig, mit denen die deutsche Regierung bilaterale Sozialversicherungsabkommen geschlossen hat. In diesem Fall wird ein anderes Formular benötigt. Beispiele für solche Entsendungen sind die Vereinigten Staaten von Amerika und China. 

Auch für das sogenannte „vertragslose Ausland“ ist eine A1-Bescheinigung nicht gültig. Das betrifft zum Beispiel Entsendungen nach Mexiko. Hier muss der Arbeitgeber selbst herausfinden, ob die Rechtsvorschriften des Wohnsitzstaates greifen oder nicht. 

 

Wie lange gilt eine A1-Bescheinigung?

Generell gilt eine ausgestellte A1-Bescheinigung nur für die Zeit, in der die entsendeten Mitarbeiter ihre Tätigkeit im Ausland ausüben. Die maximale Länge für eine Entsendebescheinigung A1 liegt bei 24 Monaten. 

Das heißt, dass für jede Dienstreise ins EU-Ausland oder in die EFTA-Staaten eine neue Bescheinigung beantragt werden muss. Selbst, wenn es sich bei der Entsendung immer wieder um eine Reise in das gleiche Land handelt. 

Unter Umständen kann bei einer Dauer von mehr als 24 Monaten jedoch eine Ausnahmevereinbarung mit der zuständigen ausländischen Behörde getroffen werden. 

Lediglich bei einer gewöhnlichen Beschäftigung in mehreren Mitgliedsstaaten der EU ist es möglich, eine längerfristige A1-Bescheinigung für die eigenen Mitarbeiter bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland zu beantragen. Diese kann dann eine Gültigkeit von bis zu fünf Jahren aufweisen.

 

Wie sieht das A1-Formular aus? Wie kann man es ausfüllen?

Arbeitgeber müssen jeden A1-Antrag bei der Krankenkasse/dem Sozialversicherungsträger stellen, bei dem die Beschäftigten versichert sind. Seit 2019 ist dies nur noch auf dem elektronischen Weg möglich. Dies kann über eine systemgeprüfte Entgeltabrechnungs-Software oder über die elektronische Ausfüllhilfe sv.netgehandhabt werden. 

In einem A1-Antrag macht der Arbeitgeber Angaben zu seinen Mitarbeitern, der Beschäftigung in Deutschland und dem Status der Beschäftigten. Daneben gibt er Informationen bezüglich der Entsendung und der Tätigkeit vor Ort an. Ebenfalls wird der Mitgliedsstaat benannt, dessen Recht Anwendung findet. 

Nach dem Ausfüllen erhält der Arbeitgeber einen Antragsnachweis innerhalb von drei Arbeitstagen. Dieser dient als Beleg, dass der Arbeitgeber seiner Pflicht nachgekommen ist und den Antrag auf die A1-Bescheinigung vor der Auslandstätigkeit gestellt hat. 

 

Was ist der Preis einer A1-Bescheinigung?

Das Ausfüllen einer A1-Bescheinigung hat keine weiteren Kosten zur Folge. Nach jedem Antrag wird systemseitig automatisch ein Nachweis über den eingegangenen Antrag an den Arbeitgeber übermittelt. Innerhalb von drei Arbeitstagen sollte die A1-Bescheinigung beim Arbeitgeber vorliegen. 

 

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Wenn die Bescheinigungen A1 eingeholt und an die Mitarbeiter übermittelt wurden, können diese auf Geschäftsreise gehen. Allerdings stehen damit schon die nächsten Punkte an: Reisekosten, Übernachtungen & Co bzw. deren Abrechnung. 

Die Abrechnung der Auslandsreisekosten kann allerdings reichlich zeitaufwändig und kompliziert sein, sowohl für die Mitarbeiter als auch die Buchhaltung und das Management. Mit einer digitalen Lösung wie Jenji erledigen sie all das jedoch im Handumdrehen. 

Mit Jenji verwalten sie sämtliche Reisekostenabrechnungen komplett digital. Sie sparen Zeit und Kosten und können Erstattungen schneller vornehmen. Dank der kostenlosen Jenji App können Mitarbeiter ihre Belege sogar noch während der Reise mit dem Smartphone erfassen und in Echtzeit hochladen.

Noch einfacher geht die Abwicklung der Reisekosten über unsere hauseigenen Jenji Pay Zahlungskarten. Damit müssen Mitarbeiter die Pauschalen nicht mehr vorstrecken, sondern bekommen von der Geschäftsleitung ein fixes Budget, welche so die Kontrolle über die Reisekosten behält.

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