Vielleicht ist es Ihnen nicht bewusst, aber Unternehmen auf der ganzen Welt verlieren jedes Jahr etwa 5 % ihrer Einnahmen durch Betrug und beruflichen Missbrauch von Mitarbeitern. Und obwohl das Ausmaß des Diebstahls durch Mitarbeiter und des Positionsmissbrauchs nicht unterschätzt werden kann, ist es wichtig, direkt am Kern dieses Problems anzusetzen. Nur so lässt sich berufsbedingter Diebstahl in Zukunft verhindern. Doch wie erkennen Sie den Betrug in Ihrem Unternehmen? Hier sind 5 Anzeichen, die Ihnen dabei helfen können!
Geltendmachung von Ausgaben, die nicht mit dem Geschäft zusammenhängen
Sowohl Mitarbeiter als auch Vorgesetzte müssen sich darüber im Klaren sein, was tatsächlich als zu bezahlende Ausgabe gilt. Ein junger Angestellter, der sich ein üppiges und teures 10-Gänge-Menü gönnt, wird wahrscheinlich nicht allzu freundlich angesehen, wenn er dies dem Unternehmen in Rechnung stellt. Um diese Art von Ausgaben zu reduzieren oder ganz zu vermeiden, muss Ihr Unternehmen sehr selektiv vorgehen, welche Arten von Ausgaben zulässig sind. Dies kann auch durch die Schulung von Mitarbeitern und Führungskräften erreicht werden. Die von der Verwaltung akzeptierten Ausgaben sollten immer angemessen sein.
Mitarbeiter geben mehr aus als ihre Kollegen
Das nächste Anzeichen ist, wenn Ihre Mitarbeiter mit identischen Stellenbeschreibungen oder in vergleichbaren Positionen sehr unterschiedliche Ausgaben haben.
Nehmen wir zum Beispiel an, dass zwei Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, Jack und Maria, die gleiche Position innehaben. Wenn Marias Ausgaben für den Monat etwa 2.000 $ und Jacks Ausgaben 9.000 $ betragen, sollten Sie Jacks Spesenabrechnung einige Zeit lang überprüfen. Möglicherweise manipuliert er die Beträge oder macht falsche Angaben. Versuchen Sie bei der Untersuchung der Ausgabentrends herauszufinden, ob sie mit der Rendite Ihrer Investition korrelieren. Mitarbeiter mit höheren Ausgaben sollten zumindest in der Lage sein, diese Ausgaben zu rechtfertigen und sie mit einer höheren Rendite zu verbinden.
Tendenz zur Doppelabrechnung
Wenn Sie feststellen, dass Ihre Mitarbeiter dazu neigen, doppelte Rechnungen zu stellen, z. B. indem sie Ausgaben für verschiedene Reisen oder Tage doppelt abrechnen, handelt es sich definitiv um Spesenbetrug. Ebenso kann es vorkommen, dass einige Mitarbeiter Einkäufe mit der Firmenkreditkarte tätigen und dann die Quittung vorlegen, als ob derselbe Einkauf mit Bargeld getätigt worden wäre.
Mit Jenji können Sie Kontrollen einrichten, die Ihnen helfen, doppelte Transaktionen zu erkennen und automatische Warnungen zu versenden. Ihre Finanzabteilung muss nicht mehr manuell Papierauszüge oder Tabellen auf doppelte Transaktionen überprüfen.
Ungeklärte Autokilometerstände
Wenn Ihr Unternehmen solche Ausgaben wie Kilometerabrechnungen anbietet, sollten Sie bei deren Prüfung vorsichtig sein, denn Kilometerabrechnungen allein sind schwer zu überprüfen. Um die Versuchung zu verringern, Berichte aufzufüllen, sollten Sie konkrete Angaben zu Datum, Ort und Grund der Fahrt verlangen.
Viel zu großzügige Trinkgelder
Reisende, die regelmäßig hohe Trinkgelder geben, können das Geld in die eigene Tasche stecken. Nehmen wir an, ein Angestellter reicht einen Scheck für ein Abendessen im Wert von 100 Dollar ein, der ein Trinkgeld von 10 % enthält, fordert aber gleichzeitig 20 % Trinkgeld in bar an. Die obligatorische Verwendung einer Firmenkarte kann dazu beitragen, solche überhöhten Beträge zu verhindern und Missbrauch leichter aufzudecken.
Jenji Advisor: die Lösung für Ihr Unternehmen!
Anhand der aufgelisteten Ratschläge wird deutlich, dass der beste Weg zur Aufdeckung von Spesenbetrug in Ihrem Unternehmen der Einsatz einer Spesenmanagement-Automatisierungssoftware wie Jenji ist, die doppelte Transaktionen erkennen und automatische Warnungen versenden kann sowie alle Rechnungen der Mitarbeiter einfach scannt und analysiert.
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