Dans le cadre de leurs missions, vos salariés sont amenés à voyager régulièrement. Lorsque ces déplacements sont effectués avec leur véhicule personnel, vous devez leur verser des indemnités kilométriques. Découvrez ici comment calculer le montant des indemnités kilométriques qui leur sont dues.
Les indemnités kilométriques sont les sommes vous versez à vos salariés lorsqu'ils utilisent leur véhicule personnel dans le cadre de déplacements professionnels, quel que soit le moyen de transport ; voiture, scooter, moto ou vélo.
Les déplacements en train, avion ou taxi ne sont pas concernés par les indemnités kilométriques. Ils sont remboursés en frais réels sur présentation du justificatif.
Concernant les déplacements personnels, tels que celui entre le domicile le travail, ils ne sont pas remboursés. Il existe tout de même une exception : dans certains cas, les trajets quotidiens domicile-travail peuvent être pris en charge car il s’agit de frais de déplacement, avec un mode de remboursements différents. Car depuis 2016, dans le cadre de l’amélioration des politiques RSE, les trajets en vélo, y compris les déplacements domicile - travail, donnent droit à des indemnités kilométriques. Elles s’élèvent à 25 centimes par kilomètre parcouru et à raison de 400 € par an et par salarié dans le cadre, s’il est mis en place par l’entreprise d’un forfait mobilité durable.
Le covoiturage n’est pris en charge que pour le propriétaire du véhicule.
Le montant des indemnités kilométriques est déterminé par l’administration fiscale et il prend en compte:
Selon l’administration fiscale, en l’absence de justificatif pour les frais de restauration, la valeur d’un repas représente 4,85 € comme celle d’un repas pris à domicile.
Pour ce qui est des frais de transport les barèmes kilométriques et de carburant sont établis par le fisc. Ils prennent en compte les dépenses inhérentes aux moyens de locomotion, à savoir les primes d’assurance, l’usure entre autres.
Voici un barème et un indicateur qui permettent de calculer les frais kilométriques et la déduction possible sur les repas dans le cadre des frais réels.
Calculer les indemnités kilométriques pour voitures
Puissance administrative (en CV) |
Distance (d) jusqu'à 5000 Km |
Distance (d) de 5001 à 20000 km |
Distance (d) au-dessus de 20000 Km |
Jusqu’à 3 CV |
d x 0,456 |
(d x 0,273) + 915 |
d x 0,318 |
4 CV |
d x 0,523 |
(d x 0,294) +1147 |
d x 0,352 |
5 CV |
d x 0,548 |
(d x 0,308) +1200 |
d x 0,368 |
6 CV |
d x 0,574 |
(d x 0,323) +1256 |
d x 0,386 |
7 CV et plus |
d x 0,601 |
(d x 0,340) +1301 |
d x 0,405 |
Calculer les indemnités kilométriques pour deux roues
Puissance administrative (en CV) |
Distance (d) jusqu'à 5000 Km |
Distance (d) de 5001 à 20000 km |
Distance (d) au-dessus de 20000 Km |
1 à 2 CV |
d x 0,341 |
(d x 0,085) + 768 |
d x 0,213 |
3 à 5 CV |
d x 0,404 |
(d x 0,071) + 999 |
d x 0,237 |
Plus de 5 CV |
d x 0,523 |
(d x 0,067) + 1365 |
d x 0,295 |
Puissance administrative (en CV) |
Distance (d) jusqu'à 5000 Km |
Distance (d) de 5001 à 20000 km |
Distance (d) au-dessus de 20000 Km |
1 ou 2 CV |
d x 0.341 |
(d x 0.085) + 768 |
d x 0.213 |
3, 4 ou 5 CV |
d x 0.404 |
(d x 0.071) + 999 |
d x 0.237 |
Plus de 5 CV |
d x 0.523 |
(d x 0.068) + 1365 |
d x 0.295 |
Source : Service public
Concernant les bénévoles qui œuvrent dans les associations, il faut utiliser un barème kilométrique spécifique. Retrouvez le calcul des indemnités kilométriques ici.
Plus d’info : pour les salariés, les frais kilométriques calculés à l’aide des barèmes de l’administration fiscale peuvent être déduits sur la déclaration de revenus déclarés lorsque le choix de la déduction des frais réels a été fait au préalable. De fait il faut renoncer à l’abattement de 10% effectué par les impôts pour les dépenses professionnelles. Le calcul des indemnités kilométriques est un avantage pour les entreprises comme pour les salariés. D’une part, car à l’issue de ce calcul, l’entreprise peut intégrer ces frais à ses charges et profiter d’une économie d’impôt. D’autre part, le salarié peut percevoir une compensation financière. Pour ce faire, chacune des deux parties doit être vigilante en gardant les justificatifs durant trois afin de satisfaire à l’administration fiscale.
Pour ne pas faire d’erreur, le plus simple est d’utiliser un logiciel de gestion des notes de frais qui répond aussi au calcul des indemnités kilométriques. Vous pourrez y entrer tous vos déplacements au fur et à mesure et ainsi toujours savoir où vous en êtes. C’est un véritable gain de temps et l’assurance d’éviter des erreurs qui pourraient occasionner un remboursement moindre ou des problèmes plus complexes.