Dans le cadre de son travail, un salarié peut être amené à effectuer des dépenses professionnelles. Les frais de déplacement représentent la plus grande part des dépenses professionnelles.
Bien qu’il soit très courant pour les collaborateurs d’une entreprise de demander le remboursement de frais de déplacement à leur l’employeur, il peut être difficile de bien comprendre les tenants et les aboutissants d’une telle procédure.
Faisons le point sur les frais de déplacement :
Les frais de déplacement font référence à toutes les dépenses qu’un salarié peut effectuer pendant un voyage d’affaires. On considère que l’entreprise doit rembourser les frais avancés par le collaborateur durant son déplacement, car ce dernier est dans l’obligation d’assurer sa mission pour le compte de la société.
Il peut s’agir d’une simple réunion avec un client à 10 km du lieu de travail du salarié, d’un déplacement de 2 jours à 200 km de chez lui ou même d’un voyage à l’étranger d’une durée de plusieurs semaines.
Il existe 2 types de frais de déplacement :
Focus sur les indemnités kilométriques Les indemnités kilométriques concernent l’ensemble du personnel d’une entreprise : les salariés, cadre ou non-cadre, ainsi que le dirigeant de la société peuvent y prétendre. D’un côté, le salarié qui a utilisé son véhicule personnel dans le cadre de son travail reçoit une compensation financière pour les dépenses occasionnées et de l’autre, l’entreprise bénéficie d’une exonération des cotisations sociales. Le calcul des indemnités se base sur un barème kilométrique mis à jour chaque année par l’État. La distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule (CV) sont prises en compte. |
Selon le type de déplacement, le remboursement ne sera pas le même :
Est-ce qu’il existe des frais qui ne sont pas remboursables ? Attention, certains frais de déplacement peuvent être considérés comme abusifs et ne donnent pas lieu à un remboursement. Par exemple, si un salarié peut se faire rembourser une nuitée dans un hôtel, son employeur peut lui refuser le remboursement des consommations du mini-bar. |
Dans les entreprises, c’est le directeur administratif et financier (DAF) qui est en charge du calcul des frais de déplacement professionnel des salariés de son entreprise. Pour réaliser cette tâche, il se base sur un barème défini par l’administration fiscale.
Le montant des indemnités remboursées au collaborateur de l’entreprise diffère selon le lieu du déplacement :
En ce qui concerne le remboursement, c’est au choix de l’employeur : frais réels ou allocation forfaitaire.
Et pour les indemnités kilométriques ? Si l’entreprise opte pour un remboursement en frais réels, il faut utiliser le barème de l’administration fiscale. Prenons un exemple:
Référez-vous au barème de l’administration fiscale pour trouver le calcul des frais de déplacement qui vous concerne. |
Déclarer les frais de déplacement aux impôts
Quand un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, il est intéressant de déclarer ses frais de déplacement aux impôts. Il faut soustraire la part remboursée par l’employeur du montant à déclarer.
Plusieurs possibilités s’offrent au collaborateur souhaitant déclarer ses frais de déplacement aux impôts :
Notre conseil ? Pour la déclaration aux impôts, choisissez tout simplement la solution la plus avantageuse financièrement.
En savoir plus
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