En France, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à intégrer une solution d’archivage numérique au sein de leur système d’information.
Votre société envisage de faire installer un système d’archivage électronique (SAE) et vous vous demandez si cet outil est véritablement pertinent pour préserver la valeur probante des documents archivés au format numérique ? On vous propose de faire le point sur les outils d’archivage électronique.
Savez-vous qu’il existe une durée de conservation légale pour un certain nombre de documents en entreprise ? En effet, il faut être en mesure de les ressortir sur demande de l’URSSAF et de l’administration fiscale. Selon leur nature, le délai de conservation diffère. Voici plusieurs exemples pour mieux comprendre :
Type de documents |
Délai de conservation légal |
Texte de référence |
Bulletin de paie (papier ou numérique) |
5 ans |
Article L3243-4 du code du travail |
Impôt sur le revenu et sur les sociétés |
6 à 10 ans selon l’activité |
Article L102 B du livre des procédures fiscales |
Contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale |
5 ans à partir de la fin du contrat |
Article L110-4 du code du commerce |
Note de frais (et justificatifs associés à ce document comptable |
10 ans |
Article L123-22 du code du commerce |
Pendant longtemps, il était obligatoire de conserver ces différents documents sur papier. Mais ce n’était pas une solution efficiente :
Heureusement, ces dernières années, la législation est devenue plus souple. Depuis 2017, il est ainsi possible de conserver numériquement ses notes de frais, à condition d’utiliser un système d’archivage électronique certifié. Le SAE est un outil qui permet de conserver les documents d’une entreprise au format numérique. Cette solution d’archivage électronique possède plusieurs avantages :
Les 4 objectifs d’un SAE
Le logiciel d’archivage électronique possède 4 principaux objectifs :
Le système d’archivage électronique permet de conserver, de consulter et de restituer des fichiers, qu’il s’agisse de données numériques ou de documents scannés. Mais ce n’est pas le seul outil pouvant être utilisé pour les archives en entreprise :
Au final, ces différentes solutions se complètent et il est bien souvent indispensable de les combiner, surtout au sein des grandes entreprises qui gèrent chaque jour un certain nombre de documents et de données au profil sensible.
Pour résumer :
Pour réaliser l’archivage numérique des notes de frais, il existe plusieurs solutions :
Les supports d'archivage
En fonction du volume, de la durée d’archivage légale et de la fréquence d’utilisation des documents archivés, il ne faut pas forcément se diriger vers le même support. Ce qui est certain, c’est que les supports physiques sont de moins en moins utilisés, car ils deviennent rapidement obsolètes.
Si votre entreprise utilise un système d’archivage électronique, les archives sont conservées sur un serveur qui peut être interne ou externe à la société. N’hésitez pas à vous faire accompagner pour trouver le support le plus adéquat pour le stockage de vos archives.
En général, les outils d’archivage électronique privilégient les formats standards qui répondent à la norme ISO 19005 afin d’assurer la pérennité des documents. On conseille de conserver les fichiers sous un format de type PDF ou XML afin de faciliter l’exploitabilité des données.
Si votre entreprise souhaite dématérialiser ses notes de frais en toute légalité, découvrez sans plus tarder notre solution Jenji Vault. N'hésitez pas également à visiter notre homepage pour plus d'informations sur nos offres