Votre société possède plusieurs agences ou magasins et vous êtes à la recherche d’une solution pour optimiser la gestion des dépenses de ces différents sites ? Jusqu’à présent, la gestion des dépenses de votre entreprise était décentralisée. Ce qui signifie que chaque entité a un fonctionnement qui lui est propre : par exemple, les procédures et les outils utilisés ne sont pas les mêmes. Pour le directeur administratif et financier, c’est un vrai casse-tête quand il s’agit de rassembler et de traiter toutes ces informations. Sans compter que cette organisation peut provoquer des surcoûts qui peuvent mettre en péril les finances d’une société.
Et si la solution était d’opter pour une gestion centralisée des dépenses ?
La gestion centralisée est un mode d’organisation qui permet d’harmoniser les pratiques d’une entreprise et de ses plus ou moins nombreuses entités. La gestion centralisée peut concerner les achats, la trésorerie, mais également les dépenses. Ce mode d’organisation s’oppose à la gestion décentralisée des dépenses.
Pour bien comprendre quelle est l’utilité de la gestion centralisée des dépenses, le plus simple est d’utiliser un exemple :
Comme n’importe quel mode d’organisation en entreprise, la gestion centralisée des dépenses possède des avantages comme des inconvénients. Faisons le point sur ce système :
Pour une entreprise multisite, il y a de nombreux avantages à utiliser ce système :
En réalité, il n’existe pas vraiment d’inconvénients à la mise en place d’une gestion centralisée des dépenses. Bien évidemment, on peut rencontrer une résistance au changement au sein des différentes entités. Pour éviter cette situation, il est nécessaire d’avoir une communication claire et transparente avec l’ensemble des salariés, mais également de prévoir des formations aux outils si nécessaire.
Pour mettre en place une gestion centralisée au sein de votre société et de ses filiales, agences ou magasins, voici la marche à suivre :
Parmi les différents outils que vous allez devoir mettre à la disposition de vos collaborateurs pour faciliter la mise en place d’un système centralisé pour la gestion des dépenses, le logiciel de gestion de note de frais est incontournable.
Si chaque site appartenant à votre entreprise utilise son propre outil pour enregistrer, traiter et analyser les notes de frais, les données ne seront pas harmonieuses, ce qui peut générer une perte de temps pour le DAF ainsi que de nombreuses erreurs. L’utilisation d’un seul et même logiciel de note de frais permet d’harmoniser toutes les pratiques relatives à la gestion des note de frais.
Grâce à Jenji, la gestion des notes de frais des entreprises multisites peut enfin être optimisée :
Votre société envisage de mettre en place une gestion centralisée des dépenses, notamment en utilisant un outil comme Jenji ? Contactez-nous pour en savoir plus sur ce que notre logiciel de note de frais peut faire pour votre entreprise !