En comptabilité, les erreurs de saisie peuvent avoir de lourdes conséquences, notamment en ce qu’elles viennent entacher la fiabilité des comptes d’une entreprise. C’est pour éviter cette situation qu’il est recommandé aux entreprises d’effectuer un rapprochement bancaire.
Il s’agit d’un procédé de contrôle consistant à comparer les opérations qui figurent sur les relevés bancaires avec celles qui sont enregistrées dans la comptabilité de l’entreprise. Utilité, objectifs, mode de fonctionnement… Voici ce qu’il faut savoir sur cette opération.
Le rapprochement bancaire (aussi appelé réconciliation bancaire, ou encore état de rapprochement bancaire) est un procédé qui permet d’analyser et de valider les informations comptables d’une entreprise, en comparant les opérations bancaires et les écritures comptables. Il permet d’éviter certaines erreurs courantes, comme l’envoi d’une facture en double, la mauvaise anticipation des entrées et sorties de trésorerie, la relance d’un client qui a déjà réglé sa facture…
Ses objectifs sont en réalité pluriels :
L’appréhension de l’ensemble des opérations qui figurent sur le compte bancaire de l’entreprise et doivent être correctement reportées en comptabilité dans le compte 512. C’est ce qui permet d’établir et d’analyser ensuite le bilan comptable et le compte de résultat.
Le rapprochement bancaire doit être effectué à une même date, de préférence à chaque fin de mois. Comme on l’a vu, il s’agit de comparer le solde du relevé bancaire de l’entreprise avec celui du compte 512 utilisé pour enregistrer l’ensemble des paiements de l’entreprise. L’objectif de cette opération est de pointer d’éventuelles erreurs, puis d’en rechercher la cause.
Pour cela, il convient de suivre différentes étapes :
Il s’agit donc d’un procédé relativement fastidieux. A cet égard, le rapprochement bancaire peut être fait manuellement (par exemple à l’aide d’un tableur Excel) ou de manière automatisée grâce à un outil dédié. Il est également possible de confier cette tâche à un expert comptable. Le choix de la méthode dépend avant tout de la taille de l’entreprise (l’analyse des comptes d’une TPE ne nécessite pas la même minutie que celle d’une grande entreprise), de son appétence pour la comptabilité, de ses moyens financiers, etc.
Le rapprochement bancaire est un outil de vérification et de légitimation de la comptabilité d’entreprise. C’est un contrôle qui permet d’identifier d’éventuelles anomalies comptables, et d’y remédier.
Il est particulièrement utile si votre entreprise dispose de plusieurs comptes bancaires, possède une organisation multi sites ou gère des transactions en devises étrangères. Autrement dit, plus votre entreprise est basée sur une structure complexe, plus cette opération de contrôle se trouve justifiée.
Cependant, le rapprochement bancaire n’est pas obligatoire mais simplement recommandé pour connaître la situation réelle de sa trésorerie.
Lors d'un rapprochement bancaire, l'écart entre le solde du compte bancaire et le solde comptable doit être nul. Il arrive néanmoins qu’après avoir pointé les opérations une à une, un écart se fasse jour. Cela est relativement courant. Pas de panique, donc : il convient simplement d’en rechercher la cause et de corriger ensuite les mouvements qui sont à l’origine de cet écart.
Voici les éléments sur lesquels porter votre attention :
A noter : les écarts constatés dans le rapprochement bancaire ne sont pas toujours du fait de la comptabilité de l’entreprise. Même si c’est plus rare, il arrive que certaines erreurs proviennent de la banque.
Si une ou plusieurs erreurs sont constatées, il s’agit de reprendre tous les montants non pointés et de les reporter dans un tableau à deux colonnes. Les sommes qui apparaissent dans le compte 512 mais sont absentes du relevé bancaire devront ainsi être consignées, et vice-versa. Il faut ensuite calculer la différence entre le débit et le crédit du compte 512, et appliquer la même méthode pour le relevé bancaire de l’entreprise.
Une fois que la nature des écarts a été décelée et la régularisation effectuée, le compte 512 et le relevé bancaire doivent présenter le même solde.
A ce titre, l’automatisation du rapprochement bancaire permet d’effectuer les vérifications nécessaires, d’éviter les erreurs humaines et ainsi de gagner un temps précieux.