Les voyages d’affaires sont incontournables en entreprise et constituent un pôle important de dépenses. Avec la crise économique, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à chercher des solutions pour rationaliser ce budget.
Vous vous demandez comment mieux gérer ces dépenses professionnelles au sein de votre entreprise ? Jenji vous propose de faire le point pour optimiser la gestion du voyage d’affaires.
En premier lieu, on peut se demander si faire des voyages d’affaires est nécessaire pour les entreprises : après tout, les périodes de confinement ont permis de démontrer que certains usages comme les réunions pouvaient bien souvent se faire à distance. À l’heure de la visioconférence, les déplacements des collaborateurs sont-ils encore vraiment nécessaires ?
Bien que dans certaines entreprises, il y a sans doute des abus pour les déplacements des collaborateurs (ce qui peut générer du stress et de la fatigue pour les salariés), le voyage d’affaires est tout de même souvent indispensable pour permettre à la société de rester attractive et de tisser des liens avec ses clients et ses prospects.
Pour régler certaines problématiques, le contact direct humain est à privilégier : tout ne peut pas être géré à distance. Envoyer un collaborateur en voyage d’affaires, c’est prendre les choses en main pour permettre à la société de rester performante.
Venir à la rencontre de ses clients est indispensable pour les mettre en confiance : même si la négociation d’un contrat peut se faire par téléphone, par mail ou par visioconférence, l’usage est de se déplacer pour signer le contrat commercial.
Le voyage d’affaires, c’est l’occasion de rencontrer de nouvelles personnes. Ce n’est pas en restant derrière son bureau qu’il est possible de développer son réseau. Par exemple, se rendre à un salon professionnel peut permettre de rencontrer de potentiels partenaires, mais également de tomber sur des profils qui pourront s’avérer précieux pour la croissance de l’entreprise.
Il est nécessaire de trouver des solutions pour mieux gérer les dépenses de ses collaborateurs pendant les voyages d’affaires : les entreprises peuvent éviter les dépenses professionnelles inutiles qui peuvent mettre à mal leur trésorerie en évitant les abus et facilitent par la même occasion le processus de contrôle.
Le plus simple est de mettre en place un véritable encadrement des dépenses professionnelles en voyage d’affaires.
Au sein de l’entreprise, les collaborateurs qui partent ponctuellement ou régulièrement en voyage d’affaires doivent savoir ce qui peut passer en note de frais ainsi que les montants maximum remboursés par l’entreprise.
Les notes de frais dans le cadre d’un voyage d’affaires correspondent :
La digitalisation des frais de déplacements professionnels possède de nombreux avantages :
Votre entreprise hésite quant au moyen de paiement à mettre à la disposition de ses collaborateurs en voyage d’affaires ? Plusieurs solutions existent :
Sachez également qu’il existe plusieurs types de carte professionnelle :
Vous êtes à la recherche d’un outil pour gérer au mieux les notes de frais de vos collaborateurs en voyage d’affaires. Il existe un grand nombre de logiciels sur le marché, mais nous vous conseillons de faire confiance en Jenji pour gérer les dépenses professionnelles.
Personnalisable, flexible, facile d’utilisation, Jenji est un outil vraiment très complet qui a spécialement été conçu pour la gestion des dépenses en voyage d’affaires. Si vous voulez en savoir plus sur la façon dont notre outil peut être utilisé dans votre entreprise qui cherche à optimiser ses frais pendant les déplacements professionnels de ses collaborateurs, nous vous invitons à nous contacter dès maintenant.