Au sein de votre entreprise, les déplacements professionnels se font de plus en plus fréquents. Quand il s’agissait de gérer un ou deux voyages d’affaires par an, le remboursement des notes de frais des collaborateurs n’était pas problématique. Mais la multiplication des déplacements des salariés pour des missions à l’extérieur a complexifié cette tâche.
Aujourd’hui, vous avez besoin de contrôler les dépenses de vos collaborateurs pour ne pas mettre en danger la trésorerie de votre entreprise. Et dans le même temps, vos employés attendent un remboursement rapide des frais engagés.
Vous cherchez donc à optimiser le processus de remboursement des notes de frais au sein de votre entreprise. Pour mener à bien cette mission, vous allez devoir vous appuyer sur un document de la plus haute importance : l’ordre de mission.
Quand le salarié d’une entreprise part en voyage d’affaires et qu’il utilise sa carte bancaire personnelle pour payer sa chambre d’hôtel ou encore inviter un client au restaurant, celui-ci doit obligatoirement avoir à sa disposition un ordre de mission.
L’ordre de mission est un document obligatoire, fourni par l’employeur, qui prouve que le collaborateur est bien en déplacement professionnel et non pas en voyage privé. Il possède une double utilité :
Même si toutes les entreprises n’en ont pas conscience, l’ordre de mission est bel et bien un document obligatoire qui possède un statut légal. En fournissant un tel document aux collaborateurs en déplacement professionnel, les salariés pourront faire valoir leurs droits, mais l’ordre de mission possède également un avantage de taille pour l’employeur.
En effet, l’ordre de mission permet d’optimiser la gestion des frais engagés par ses salariés en voyage d’affaires :
Par exemple, les collaborateurs savent qu’ils peuvent se faire rembourser un déjeuner avec un client jusqu’à un certain montant.
Autre exemple : les salariés ont une meilleure connaissance des frais qui sont pris en charge et de ceux qui ne le sont pas… par exemple, l’entreprise n’est pas dans l’obligation de rembourser les frais de minibar dans la chambre d’hôtel, car l’ordre de mission spécifie que cette dépense est hors cadre.
Les collaborateurs du service comptable gagnent du temps et font moins d’erreurs en ayant un ordre de mission sur lequel s’appuyer. C’est encore plus vrai lorsqu’ils ont à leur disposition un outil de gestion des notes de frais comme Jenji, mais nous en reparlerons un peu plus tard…
Il est parfois difficile pour les salariés d’attendre plusieurs semaines pour obtenir le remboursement des frais réalisés sur leurs deniers personnels pendant un voyage d’affaires. Pour limiter cette frustration, certaines entreprises choisissent de fonctionner avec des avances sur frais : l’employeur avance une somme d’argent à son employé en se basant sur des dépenses prévisionnelles anticipées.
Une fois revenu de son déplacement professionnel, le collaborateur doit tout de même produire une note de frais accompagnée de ses justificatifs :
Pour le salarié, l’avance sur frais est rassurante. Mais pour les entreprises, ce n’est pas forcément un fonctionnement idéal, car il s’agit ici de prévoir un budget prévisionnel pour chaque voyage d’affaires et de ponctionner cette somme directement dans la trésorerie de la société.
Chez Jenji, nous savons que les entreprises peuvent avoir des difficultés à gérer les ordres de mission qu’elles fournissent à leurs collaborateurs en voyage d’affaires. Il est en effet nécessaire de vérifier si chaque dépense effectuée par le salarié en déplacement professionnel entre bien dans le cadre de l’ordre de mission :
Une solution de gestion des dépenses comme Jenji va faciliter cette procédure.
Le module développé par Jenji permet d’automatiser toutes les étapes de la gestion des notes de frais :
Contactez votre conseiller Jenji pour en savoir plus sur le module relatif à l’ordre de mission et pour bénéficier d’une démonstration personnalisée !