Les frais réels représentent l’ensemble des dépenses engagées par un salarié pour son activité professionnelle. Ils comprennent entre autres les repas, les trajets quotidiens et bien d’autres postes de dépense liés à l’activité.
Tous les salariés bénéficient d'un abattement fiscal automatique de 10% sur leurs revenus soumis à l’impôt pour compenser les coûts liés à leur activité. La déduction au titre de l’année 2020 est au minimum de 441 € pour chaque membre du foyer fiscal et ne doit pas excéder 12 627 € (plafond établi par l’administration fiscale).
Or, il est parfois judicieux d’effectuer une simulation avec et sans déduction des frais réels. L’outil de calcul de l’impôt 2020, anonyme et gratuit, mis à disposition sur le site impots.gouv.fr permet à chacun de vérifier quelle sera la déclaration la plus avantageuse.
Si les dépenses engagées au titre de l’activité professionnelle sont supérieures à l’abattement des 10% opérés par le fisc parfois, il est plus avantageux d’effectuer un calcul des frais réels. Pour en bénéficier pleinement les personnes concernées devront avoir en leur possession toutes les factures qui serviront de justificatifs en cas de contrôle par l’administration fiscale.
Afin de pouvoir déduire les frais réels des impôts sur le revenu, il faut que les personnes concernées déclarent les dépenses engagées par des justificatifs et que ces mêmes dépenses résultent de l’activité professionnelle. Elles doivent être payées la même année que la perception des revenus et détaillées dans une lettre jointe à la déclaration de revenus.
Les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail dans la limite de 80 km aller-retour par jour. Les frais d’utilisation du véhicule dont le salarié ou son conjoint est propriétaire ou copropriétaire. Pour déterminer la valeur de ces frais réels il convient d’utiliser le barème kilométrique publié tous les ans par l’administration fiscale.
Plus d’info : Les justificatifs ne sont pas à joindre à la déclaration d’impôts, mais ils doivent être conservés durant 3 ans afin de pouvoir être produits en cas de contrôle de l’administration fiscale. Déclarer les frais au réel implique que l’ensemble des allocations et des remboursements pour frais d'emploi devra apparaître lors la déclaration d'impôt.
Afin de calculer le montant des frais réels, il est obligatoire de conserver les factures des dépenses effectuées dans le cadre de son activité professionnelle. À savoir les repas, les déplacements et tous les frais supportés pour exercer son travail.
Pour ce qui est du calcul des frais réels ; l’administration fiscale n’a pas mis en place d’outil spécifique permettant de calculer l’intégralité des dépenses professionnelles au réel. Voici un exemple de déclaration avec la déduction des frais réels :
Plus d’info : en cas d’allocation pour frais d’emploi, qui totalisent l’ensemble des indemnités forfaitaires et les remboursements sur justificatifs sont à intégrer dans la déclaration de revenus dès lors que c’est le choix du calcul des frais au réel qui est choisi.
Selon l’administration fiscale, en l’absence de justificatif pour les frais de restauration, la valeur d’un repas représente 4,85 € comme celle d’un repas pris à domicile.
Pour ce qui est des frais de transport les barèmes kilométriques et de carburant sont établis par le fisc. Ils prennent en compte les dépenses inhérentes aux moyens de locomotion, à savoir les primes d’assurance, l’usure entre autres.
Voici un barème et un indicateur qui permettent de calculer les frais kilométriques et la déduction possible sur les repas dans le cadre des frais réels.
Pour les voitures |
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Puissance administrative (en CV |
Distance (d) jusqu'à 5000 Km |
Distance (d) de 5001 à 20000 km |
Distance (d) au-dessus de 20000 Km |
Jusqu’à 3 CV |
d x 0,456 |
(d x 0,273) + 915 |
d x 0,318 |
4 CV |
d x 0,523 |
(d x 0,294) +1147 |
d x 0,352 |
5 CV |
d x 0,548 |
(d x 0,308) +1200 |
d x 0,368 |
6 CV |
d x 0,574 |
(d x 0,323) +1256 |
d x 0,386 |
7 CV et plus |
d x 0,601 |
(d x 0,340) +1301 |
d x 0,405 |
Pour les deux roues |
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1 à 2 CV |
d x 0,341 |
(d x 0,085) + 768 |
d x 0,213 |
3 à 5 CV |
d x 0,404 |
(d x 0,071) + 999 |
d x 0,237 |
Plus de 5 CV |
d x 0,523 |
(d x 0,067) + 1365 |
d x 0,295 |
Plus de 50cm3 |
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1 ou 2 CV |
d x 0.341 |
(d x 0.085) + 768 |
d x 0.213 |
3, 4 ou 5 CV |
d x 0.404 |
(d x 0.071) + 999 |
d x 0.237 |
Plus de 5 CV |
d x 0.523 |
(d x 0.068) + 1365 |
d x 0.295 |
Sources : Service public
Textes de loi et références
En plus des frais de repas hors foyer et des frais d’usage du véhicule personnel à des fins professionnelles, il existe nombre de dépenses déductibles au titre des frais réels (liste non exhaustive) :
Pour déclarer ses frais réels en ligne, il faut utiliser un module spécifique de déclaration (démonstration effectuée sur la base de l’outil 2021).
Étape 1
Étape 2
Étape 3
Étape 4
Lorsque les frais correspondent uniquement à l’usage de transport en commun, il faut inscrire directement la somme correspondante dans la case prévue pour les frais réels (1AK, 1BK, 1CK, 1DK, 1EK, 1FK).