ERFAHREN SIE DIE BESTEN MÖGLICHKEITEN, IHRE AUSGABEN ZU VERWALTEN! | Spesenmanagement

Dienstreisen durch die kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) Deutschlands nehmen wieder zu. Gerade in mittelständischen Unternehmen sollen die Geschäftsreisen bis Ende des Jahres wieder bis zu 50 Prozent des Vorkrisenniveaus erreichen.  Doch mit den Dienstreisen kommen auch die Reisekostenabrechnungen und in vielen Unternehmen fällt damit auch ein viel zu aufwändiges Ausgabenmanagement an. Dabei ist die Lösung so einfach.

Nach den Lockdowns wächst die Anzahl der Geschäftsreisen wieder stetig. Selbstverständlich halten sich die allermeisten Unternehmen an die weiter unten beschriebenen gesetzlichen Bestimmungen zu Dienstreisen, fahren jedoch keine klare Linie was das interne Ausgabenmanagement angeht. Falls Sie Ihr Unternehmen wiedererkennen: Die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen und damit verbundene Tipps zur Formulierung eindeutiger Richtlinien erhalten Sie hier.

Sind Sie länger als drei Monate für Ihr Unternehmen unterwegs, kann Ihr Anspruch auf eine Rückerstattung der Reisekosten für die Dienstreise entfallen. Sind Sie weniger als drei Monate für Ihr Unternehmen unterwegs, haben Sie  für den gesamten Zeitraum Anspruch auf eine Reisekostenrückerstattung. Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands, der Ihnen in der Zwischenzeit zusteht, setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, die Sie hier nachlesen kannst. Worauf Sie genauer achten müssen , damit Sie nach drei Monaten Geschäftsreise nicht ohne Reisekostenpauschale ausgehen, erklären wir Ihnen in diesem Artikel.

Geschäftsreisen bedeuten für die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens immer auch, dass sie im Nachhinein eine Reisekostenabrechnung samt Fahrtkosten und Spesen bei ihrem Arbeitgeber einreichen müssen. Alle Buchungsbestätigungen, Belege und Quittungen müssen sachgerecht beim Arbeitgeber eingereicht und von diesem aufbewahrt werden. Je nach Dokumententyp schreibt das deutsche Steuerrecht eine Aufbewahrungsfrist von 6 bis 10 Jahren vor. Die Aufbewahrungsfrist meint den Zeitraum, in dem aufbewahrungspflichtige Schriftstücke archiviert werden müssen. Die Dokumente müssen in einer Art und Weise archiviert werden, dass sowohl die Unternehmen selbst als auch das Finanzamt bei Steuerprüfung problemlos darauf zugreifen können.

Ihre Angestellten reisen oft im Auftrag des Unternehmens? Natürlich haben Ihre Mitarbeiter:innen dadurch auch einen Anspruch auf eine Reisekostenrückerstattung. Doch genau dieser Anspruch kann schnell überstrapaziert werden. Worauf Sie bei der nächsten Reisekostenabrechnung achten sollten, erklären wir Ihnen im Folgenden.

Für die korrekte Berechnung der Verpflegungspauschalen müssen Sie verschiedene Posten berücksichtigen. Damit Sie ihre Reisekostenabrechnung korrekt einreichen können, haben wir hier für Sie die grundlegenden Charakteristika einer Dienstreise zusammengefasst und verschaffen Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Pauschalbeträge.

Die Spesenabrechnung ist das Herzstück des betrieblichen Spesenmanagements. Die Spesenabrechnung ist der Nachweis von Ausgaben, die Mitarbeiter und Führungskräfte für ihr Unternehmen getätigt haben. Die Erstattung dieser Spesenabrechnungen ist in das Buchhaltungssystem integriert, das begründete und regelmäßige Bewegungen auf den Konten nachweisen muss. 

Die Herkunft von Ausgaben in Spesenabrechnungen nachzuweisen ist eine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen. Doch bevor es zur Überprüfung durch das Unternehmen kommt, muss der Mitarbeitende seine Ausgaben durch Quittungen belegen.

Mit der allgegenwärtigen Digitalisierung und dem digitalen Wandel in Unternehmen ist es jetzt höchste Zeit, sich für eine intelligente und effiziente Lösung zur Spesenverwaltung zu entscheiden. Allerdings gibt es einige Kriterien zu beachten, bevor Sie sich für eine Spesenmanagement-Software entscheiden...

Die Abrechnung von Geschäftsreisen scheint heutzutage für viele Unternehmen ein großes Thema zu sein, deswegen gibt es auch  viele staatliche einheitliche Regeln für die Klarheit. In diesem Fall ist es wichtig über Bundesreisekostengesetz zu berichten, weil BRKG Umfang der Reisekosten für für Mitarbeiter, die dienstlich im In- und Ausland unterwegs sind, bestimmt.  Darüber hinaus gilt sie auch für Bundesbeamte und Richter sowie für Wehrdienstleistende. Im Folgenden haben wir für Sie die wichtigsten Inhalte des Bundesreisekostengesetzes zusammengestellt und die wichtigsten Punkte für Dienstreisende erläutert.

Was ist ein Controller?

Was versteht man unter digitaler Archivierung? Unter digitaler Archivierung versteht man die Speicherung von Dokumenten auf einem computerlesbaren digitalen Datenträger. Dabei kann es sich um digitale Dokumente handeln, wie E-Mails, aber auch Dokumente, die ursprünglich auf Papier vorlagen, können archiviert werden. Dies wird auch als elektronische oder digitale Archivierung bezeichnet.