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OCR als Lösung zur Vermeidung der manuellen Erfassung von Dokumenten

Wie oft waren Sie in der Buchhaltung Ihres Unternehmens schon gezwungen, Daten aus einer Spesenabrechnung manuell in Ihren Computer einzugeben? Mit einer gültigen Erkennungsquote von 99 % laut der 2017 veröffentlichten Researchgate-Studie kann die optische Zeichenerkennung Ihren Alltag verändern: Hier erfahren Sie, wie dieser revolutionäre Geschäftsprozess funktioniert.

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Was Sie bei der Formulierung einer Reise- und Ausgaben-Richtlinie beachten müssen

Nach den Lockdowns wächst die Anzahl der Geschäftsreisen wieder stetig. Selbstverständlich halten sich die allermeisten Unternehmen an die weiter unten beschriebenen gesetzlichen Bestimmungen zu Dienstreisen, fahren jedoch keine klare Linie was das interne Ausgabenmanagement angeht. Falls Sie Ihr Unternehmen wiedererkennen: Die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen und damit verbundene Tipps zur Formulierung eindeutiger Richtlinien erhalten Sie hier.

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Was muss ich aufheben? Aufbewahrungsfristen und -pflichten für Belege und Dokumente

Geschäftsreisen bedeuten für die Mitarbeiter:innen eines Unternehmens immer auch, dass sie im Nachhinein eine Reisekostenabrechnung samt Fahrtkosten und Spesen bei ihrem Arbeitgeber einreichen müssen. Alle Buchungsbestätigungen, Belege und Quittungen müssen sachgerecht beim Arbeitgeber eingereicht und von diesem aufbewahrt werden. Je nach Dokumententyp schreibt das deutsche Steuerrecht eine Aufbewahrungsfrist von 6 bis 10 Jahren vor. Die Aufbewahrungsfrist meint den Zeitraum, in dem aufbewahrungspflichtige Schriftstücke archiviert werden müssen. Die Dokumente müssen in einer Art und Weise archiviert werden, dass sowohl die Unternehmen selbst als auch das Finanzamt bei Steuerprüfung problemlos darauf zugreifen können.

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