Afin de lutter contre le gaspillage et les substances nocives pour la santé et l’environnement, à partir du 1er avril 2023, les tickets de caisse ne seront plus imprimés automatiquement. Face à cette évolution, votre entreprise doit adapter ses modalités de gestion des notes de frais et informer ses collaborateurs des différents changements à venir. Voici tout ce qu’il faut savoir.
À compter du 1er avril 2023, la réglementation applicable aux tickets de caisse change.
Le ticket de caisse est un document, sous forme papier, qui sert de preuve pour les achats réalisés par les clients. Il comprend notamment les informations du commerçant, le détail et le prix des produits ou services achetés, la date et l’heure de l’achat, la TVA et le mode de paiement.
Dans une entreprise, le ticket de caisse est utilisé pour procéder au remboursement des frais professionnels. Il sert de justificatif pour réaliser les notes de frais que les collaborateurs transmettent à un service dédié.
L’arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983 relatif à la publicité des prix de tous les services rendait obligatoire la délivrance d’une note pour tout achat de prestations de services dont le prix était supérieur ou égal à 25 € TTC. En pratique, un reçu était presque toujours émis, même pour des sommes moindres et quel que soit le type d’achat (bien ou service).
La loi du 10 février 2020 relative à la lutte contre le gaspillage et à l’économie circulaire et le décret n° 2022-1565 du 14 décembre 2022 relatif aux conditions et modalités d'application du IV de l'article L. 541-15-10 du Code de l'environnement mettent fin au reçu papier.
Dès le 1er avril 2023, les justificatifs suivants ne seront plus imprimés automatiquement :
Pour obtenir ces tickets imprimés, le consommateur devra le demander expressément au commerçant. Ce sera par exemple le cas pour vos collaborateurs qui souhaitent une note de frais.
À défaut de ticket de caisse papier, le consommateur recevra un ticket dématérialisé ou e-ticket par SMS, par mail, dans l'application bancaire ou par QR code. Ces solutions de dématérialisation du ticket de caisse se substitueront ainsi au ticket de caisse papier.
Bon à savoir : Certains tickets vont continuer à être imprimés malgré cette réforme. C’est le cas des :
En tant qu’employeur, le développement des justificatifs dématérialisés vous impose de vérifier la valeur probante des e-tickets et de respecter certaines obligations.
Pour que des justificatifs de frais professionnels dématérialisés aient une valeur probante et soient recevables en cas de contrôle des services fiscaux et de l’URSSAF, ils doivent respecter les conditions fixées par le décret n° 2016-1673 du 5 décembre 2016 relatif à la fiabilité des copies pour l’URSSAF et par l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales pour l’administration fiscale, parmi lesquelles :
L’absence d’une copie dématérialisée répondant à ces conditions ou d’un original papier est considérée par les services fiscaux et l’URSSAF comme une absence de justificatifs des frais professionnels.
Il vous est donc conseillé de conserver les justificatifs pendant 10 ans (article L. 123-22 du Code du commerce).
Les obligations qui vous incombent suite à cette réforme vont dépendre de la façon dont vous gérez les notes de frais de votre entreprise.
Rappel : Quelle que soit la gestion des tickets de caisse choisie (papier ou dématérialisée), pour que vos collaborateurs puissent se faire rembourser et que votre entreprise soit dans la légalité en cas de contrôle, une note de frais doit obligatoirement être accompagnée d’un justificatif – papier ou dématérialisé – qui prouve la dépense.
Si le passage à des solutions dématérialisées facilite la gestion et la conservation des notes de frais pour les sociétés, cette dématérialisation des justificatifs nécessite d’adapter certains process dans votre entreprise.
Afin de recevoir un justificatif numérique d’achat, vos collaborateurs devront laisser leurs coordonnées (email et téléphone notamment). En tant qu’employeur, vous devez éclaircir votre politique de gestion des données sur ce point :
Que vous utilisiez ou pas un logiciel de notes de frais, vous devrez toujours vous assurer que les justificatifs correspondent aux dépenses, et les stocker durant 10 ans (article L. 123-22 du Code du commerce).
Afin de conserver vos copies numérisées pendant toute la durée prévue par la loi, une solution de coffre-fort numérique est adaptée. Le coffre-fort numérique de Silae vous permet par exemple de stocker tous vos documents importants avec une valeur probante. Il offre une solution de conservation sécurisée respectant les normes en vigueur (RGPD, NF 203 CCFN, etc.) avec des données chiffrées de bout en bout et hébergées en France.
Pour optimiser la saisie, le suivi et le stockage des frais de votre entreprise, associez ce coffre-fort numérique à une solution de gestion de notes de frais comme Jenji x Silae. Équipé de la reconnaissance optique de caractères (logiciel OCR), il permet d’accélérer la gestion des notes de frais de vos collaborateurs, de traiter en temps réel un grand nombre de documents et de les convertir dans un format adapté (PDF).